Ввод данных

В Excel существует три типа данных:

• текст (набор любых символов),

• константа, или постоянное значение (непосредственно вводимые в ячейку числовые значения, даты, время дня, денежные значения, проценты и др.),

• формула (последовательность постоянных значений, ссылок на ячейки, имен, функций или операторов, которая выводит новое значение из уже имеющихся значений).

Для ввода данных остаточно выделить ячейку и набрать с клавиатуры то, что нужно. Excel определяет тип данных по первому символу. Если первый символ буква или символ апострофа ('), то Excel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак =, + или –, то Excel считает, что вводится число или формула. Вводимые данные отображаются и в текущей ячейке, и в строке формул; помещаются в ячейку при нажатии клавиши Enter, клавиши перемещения курсора или при щелчке мышью на другой ячейке.

Ввод текста. Текст – это заголовки таблицы, названия граф и другие комментарии, которые делают понятным содержание документов и облегчают их использование. Если текст начинается с числа или знака =, + или –, то начать ввод необходимо с символа апострофа (после ввода текста апостроф не будет отображаться в ячейке рабочего листа, а также при печати). При вводе длинный текст будет показан на соседних справа ячейках (если они пусты) или обрезан по ширине ячейки (в памяти будет сохранен полностью).

Ввод констант. Числа в ячейку можно вводить со знаками =, +, – или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо чисел ставит символы ### (при этом число в памяти будет сохранено полностью).

Ввод формул. Формула должна начинаться со знака равенства =. Значение, которое выводится как результат вычисления формулы, изменяется, если меняются значения в ячейках, адреса которых указаны в формуле.

Составление формул. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг. В следующем примере складывается значение ячейки B4 с числом 25. Полученный результат делится на сумму ячеек D5, E5 и F5.

Рис. 39. Синтаксис формулы Microsoft Excel

Синтаксис формулы определяет структуру или порядок элементов формулы. Формулы в Microsoft Excel подчиняются определенному синтаксису, в который входит знак равенства, вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции.

По умолчанию, Microsoft Excel вычисляет формулу слева направо, начиная вычисление со знака равенства. Используя синтаксис написания формулы, можно управлять процессом вычисления. Например, следующая формула возвращает значение 11, так как умножение имеет больший приоритет над сложением и, поэтому, выполняется в первую очередь: =5+2*3.

Для изменения порядка обработки операторов используются круглые скобки. Например, следующая формула возвращает значение 21, так как сначала произойдет сложение 5 и 2, а затем умножение полученного результата на 3: =(5+2)*3.

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Excel включено четыре вида операторов: арифметические, текстовые, а также операторы сравнения и адресные операторы.

Арифметические операторы используются для выполнения основных математических операций над числами (например сложение, вычитание или умножение, другие действия над числами и получение численных результатов):

+ (плюс) – сложение,

– (минус) – вычитание,

* (звездочка) – умножение,

/ (косая черта) – деление,

% (знак процента) – процент,

^ (крышка) – возведение в степень (3^2 аналогично 3*3).

Результатом выполнения арифметической операции является число.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел:

= (знак равенства) – равно (A1=B1),

> (знак больше) – больше (A1>B1),

< (знак меньше) – меньше (A1<B1),

>= (знак больше и знак равенства) – больше или равно (A1>=B1),

<= (знак меньше и знак равенства) – меньше или равно (A1<=B1),

<> (знак больше и знак меньше) – не равно (A1<>B1).

Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Текстовый оператор «&» (амперсант) используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность. Например, результатом выполнения выражения

="Итого "&СУММ(D4:D7)

будет помещение в ячейку последовательностей символов "Итого " и суммы значений ячеек D4, D5, D6 и D7.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений:

: (двоеточие) – оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно (B5:B8 – ячейки B5, B6, B7 и B8);

; (точка с запятой) – оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазонов (B5:B7;D5:D7 – ячейки B5, B6, B7 и D5, D6, D7);

(пробел) – оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов (B5:B15 A7:D7– ячейка B7).

Результатом выполнения операции является диапазон ячеек.

Указание адреса ячеек возможно как набором с клавиатуры, так и с помощью мыши.

Элементарные формулы могут состоять только из арифметических операторов и адресов ячеек. Но иногда в вычислениях приходится использовать формулы, содержащие функции.

А втоматически просуммировать данные в любом диапазоне ячеек легче всего с помощью кнопки Автосумма . Для этого нужно выделить ячейку, в которую требуется записать результат сложения, щелкнуть на кнопке  , затем проверить, что требуемый диапазон выделен правильно (выделение можно изменить с помощью мыши).

Microsoft Excel имеет сотни встроенных функций. Функция представляет собой отдельную формулу, выполняющую заданную операцию над указанными данными (например, СУММ(B5:B8) – суммирование значений ячеек B5, B6, B7 и B8). Функции могут применяться отдельно или совместно, т. е. обращение к одной функции может оказаться вложенным в обращение к другой функции. Названия функций можно набирать с клавиатуры или вводить автоматически с помощью кнопки Мастер функций f_x . В большинстве формул необходимо ввести не только имена функций, но и указать их аргументы. Если аргументов несколько, то Мастер функций запрашивает их поочередно, что облегчает работу и уменьшает вероятность ошибок.

С сылки на ячейку. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги (например, Лист3!D25) или в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками. В зависимости от поставленной задачи можно использовать либо относительные ссылки, которые ссылаются на ячейки относительно позиции формулы, либо абсолютные ссылки, которые ссылаются всегда на одну и ту же ячейку. Рассмотрим различия между относительными и абсолютными ссылками.

При создании формулы ссылки обычно изменяются относительно расположения ячейки, содержащей формулу. В следующем примере ячейка B6 содержит формулу =A5; искомое значение равно 5 и находится на одну ячейку выше и левее ячейки B6. Такая ссылка называется относительной.

	A	B	C	D	E	F
1	1	2	3	4
2					=В4*$С$1
3				=A5*$С$1
4		4
5	5		=В4
6		=A5

Рис. 40. Относительные и абсолютные ссылки

При копировании формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место ссылки будут указывать на другие ячейки. Например, формула из ячейки B6 копируется в ячейку С5. В ячейке С5 будет содержаться формула =В4, которая ссылается на одну ячейку выше и левее ячейки С5; значение равно 4.

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используются абсолютные ссылки. Например, если имеется формула, умножающая содержимое ячейки A5 на ячейку C1 =A5*C1 (значение равно 15), то при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки. Для создания абсолютной ссылки на ячейку C1, следует поставить знак доллара ($) перед той частью (именем столбца и/или номером строки), которая не должна изменяться: =A5*$C$1. При копировании этой формулы из ячейки D3 в ячейку Е2 получим формулу =В4*$C$1 (и значение 12), т. е. изменяется только относительная ссылка.

Во многих случаях упростить ввод повторяющихся или однотипных данных можно при использовании команды меню Правка – Заполнить... или Маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу текущей ячейки). Когда указатель находится на Маркере заполнения, он принимает вид перекрестья. Перетаскивая мышью Маркер заполнения, можно заполнить ячейки данными, основанными на текущем выделении (в простейшем случае их содержимое будет совпадать с содержимым текущей ячейки). Например, нужно ввести последовательность, или прогрессию данных. Для этого можно ввести начальные элементы прогрессии в соседние ячейки (например, число 1 в первую ячейку и число 2 во вторую), выделить их и, перетаскивая Маркер заполнения, ввести прогрессию (получить числа 3, 4, 5 и так далее в последующих ячейках).