7.4. Фильтрация данных

Если мы хотим оставить на экране (или вывести на печать) только те строки, которые удовлетворяют определенным критериям отбора, нам надо отфильтровать список. Для этого используются две команды: Автофильтр и Расширенный фильтр.

7.4.1. Фильтрация данных по одному полю

Итак, для того чтобы отфильтровать записи (например, относящиеся к кафедре АСУ), необходимо:

1. выделить любую ячейку списка (указав тем самым список);

2. выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Excel строит список значений, который используется затем для задания критерия отбора записей (список автоотбора, список критериев). При этом в заголовках столбцов появятся стрелки списков (их еще называют кнопками автофильтра) (рис.7.11);

Рис.7.11. При появлении в полях кнопок автофильтра можно задать критерий отбора и отфильтровать записи

3. щелкнуть по кнопке автофильтра поля Кафедра и выбрать из списка критериев АСУ (рис.7.12):

Рис.7.12. Фильтрация записей, относящихся к кафедре АСУ

На экране останутся записи, относящиеся только к кафедре АСУ (рис.7.13):

Рис.7.13. Записи, отфильтрованные по критерию отбора Кафедра АСУ

Щелкните по инструменту Предварительный просмотр (или выполните команду Файл/Предварительный просмотр) – на печать выводятся только отфильтрованные записи. Таким образом, при работе с большими объемами данных с помощью фильтра легко и просто можно выбрать необходимую нам информацию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: стрелка списка поля Кафедра, по значению которого осуществляется отбор данных, изменила свой цвет и стала синей.

Для того чтобы вернуть все записи на экран, щелкните по кнопке автофильтра поля Кафедра и выберите Все.

Очень часто бывает так, что в списке нас интересует сумма значений какого-то поля. Например, в списке Кадры таким полем является Оклад. Щелкните по заголовку столбца F (поле Оклад) и в строке состояния вы увидите значение фонда заработной платы по кафедре АСУ (рис.7.14):

Для того чтобы подсчитать сумму, не обязательно вставлять формулы: выделите любой фрагмент таблицы с числами и в строке состояния (в поле автовычислений) вы увидите сумму.

Рис.7.14. Фонд заработной платы кафедры АСУ

В случае, если в поле автовычислений не появится ничего или появится какое-то другое значение, щелкните по строке состояния правой кнопкой мышки и включите Сумма (рис.7.15). ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: наряду с суммой, вы можете найти среднее значение выделенного фрагмента, количество значений в нем, количество чисел, максимум или минимум.

Рис.7.15. Выбор функции в поле автовычислений

7.4.2. Фильтрация данных по нескольким полям

При работе с фильтром можно отбирать записи по нескольким полям. Например, нам нужен список доцентов кафедры АСУ. Для этого, после того как вы отфильтровали записи по кафедре АСУ, щелкните по стрелке списка поля Должность и выберите Доцент.

Если вам нужны данные о доцентах 15-ого разряда, откройте список поля Разряд и выберите 15 (на экране останется только одна запись с Перцовым В.А.).

7.4.3. Удаление автофильтров

1. Для того чтобы удалить все примененные автофильтры, выполните команду Данные/Фильтр/Отобразить все.

2. Для того чтобы удалить все фильтры и кнопки, выполните команду Данные/Фильтр/Автофильтр.

Задание для самостоятельной работы:

1. Отфильтруйте записи, относящиеся к кафедре КИК.

2. Определите фонд заработной платы для этой кафедры.

3. Отфильтруйте старших преподавателей кафедры КИК.

4. Выключите автофильтр.