7.3.2. Сортировка списка или фрагмента таблицы по нескольким полям
Выделите любую ячейку списка, который нужно отсортировать, или несколько записей (если нужно отсортировать часть списка) или фрагмент таблицы.
Выполните команду Данные/Сортировка. На экране появится диалоговое окно с простым интерфейсом Сортировка диапазона (рис.7.7).
Рис.7.7. В этом окне задается последовательность и способы сортировки
В блоке Сортировать по выберите первый столбец сортировки (в нашем случае Кафедра).
В поле Затем по установите второй столбец сортировки (Ф.И.О.).
Для каждого из них задайте способ сортировки (по возрастанию).
При необходимости в блоке В последнюю очередь по задайте третий столбец и способ сортировки.
Нажмите кнопку ОК.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: поскольку переключатель Идентифицировать поля по был установлен в положение Подписям (первая строка диапазона), то заголовки столбцов не были включены в сортировку.
Теперь проверим результат сортировки. Наш список переупорядочился и стал таким, как показано на рис.7.8.
Рис.7.8. Список после сортировки по возрастанию по столбцам Кафедра и Ф.И.О.
СОВЕТ. Всегда проверяйте результат сортировки. Если что-то получилось не так, для восстановления списка в прежнем виде щелкните по инструменту Отменить (или выполните команду Правка/Отменить).
Надежным приемом для восстановления списка можно считать следующий: перед сортировкой создайте дополнительный столбец (который потом можно спрятать) с номерами записей. Тогда, для восстановления исходного состояния, список придется отсортировать по этому столбцу. Сам столбец можно не отображать!
7.3.3. Пользовательский порядок сортировки
В случае если нам нужно отсортировать список по какому-то столбцу не в алфавитном порядке, надо задать пользовательский порядок сортировки. Например, нам необходимо отсортировать кафедры в следующем порядке: КИК, АСУ, МАМП.
Для создания пользовательского порядка сортировки:
Выполните команду Сервис/Параметры/Списки.
В списке Списки: выберите НОВЫЙ СПИСОК.
В поле Элементы списка: введите элементы8 списка в том порядке, который будет использоваться при сортировке (КИК, АСУ, МАМП). После каждого введенного элемента нажимайте клавишу [Enter] или отделяйте один элемент от другого запятыми.
Щелкните по кнопке ОК.
Если в какой-то таблице у вас уже введены значения списка, то с помощью кнопки Импорт можно задать ячейки, из которых его следует сформировать. Если список находится в другом файле, не забудьте предварительно открыть этот файл.
Теперь отсортируем наш список по тем же столбцам, но с новыми правилами сортировки поля Кафедра.
Для этого:
Выделите любую ячейку списка и выполните команду Данные/Сортировка.
В блоке Сортировать по выберите первый столбец сортировки - Кафедра.
Щелкните по кнопке Параметры. На экране появится окно Параметры сортировки (рис.7.9):
Рис.7.9. С помощью этого диалогового окна можно «не согласиться» с предлагаемой Excel сортировкой по алфавиту
В поле Сортировка по первому ключу выберите наш список. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: в этом же окне можно «сказать» Excel, что при сортировке данных следует учитывать регистр, а также указать в качестве объекта сортировки столбцы.
Щелкните по кнопке ОК и вернитесь в предыдущее диалоговое окно.
В поле Затем по установите второй столбец сортировки (Ф.И.О.) и щелкните по кнопке ОК.
Теперь наша БД имеет вид (рис.7.10):
Рис.7.10. Список после пользовательского порядка сортировки.