7.2.2. Просмотр и редактирование записей с помощью формы данных

1. Откройте форму данных (команда Данные/Форма).

2. Для просмотра следующей записи щелкните по кнопке Далее или по стрелке Вверх на линейке прокрутки. Если при нажатии кнопки Далее Excel выдает звуковой сигнал, это значит, что достигнута последняя запись списка.

3. Для просмотра предыдущей записи: щелкните по кнопке Назад или по стрелке Вниз на линейке прокрутки.

4. Кроме того, «перепрыгивать» через несколько записей можно с помощью бегунка линейки прокрутки.

5. Найдя запись, которую необходимо скорректировать, щелкните по нужному полю и внесите изменения.

Задание: внесите изменение в 16-ую запись и вместо АСУ введите КИК.

7.2.3. Удаление записей с помощью формы данных

С помощью формы можно удалять записи БД. При этом каждая запись удаляется отдельно.

Для удаления записи с помощью формы данных:

1. По известной технологии откройте форму данных.

2. С помощью кнопок Далее или Назад, или линейки прокрутки переместитесь на запись, которую нужно удалить.

3. Нажмите кнопку Удалить.

4. На экране появится окно с запросом на подтверждение удаления (рис.7.5):

Рис.7.5. Окно с запросом на подтверждение удаления записи

5. Щелкните по кнопке ОК или нажмите клавишу [Enter].

6. Для завершения работы с формой данных щелкните по кнопке Закрыть.

Задание: удалите 16-ую запись базы данных.

7.2.4. Поиск записей с помощью формы данных

Форму данных можно использовать для поиска записей. При этом найденные записи появляются на экране по одной.

Чтобы найти запись с помощью формы данных:

1. Откройте форму данных.

2. Щелкните по кнопке Критерии. На экране появится пустая форма данных с надписью Критерии.

3. Поместите курсор ввода в соответствующее поле и введите шаблон или условие поиска. Например, если вы хотите найти запись, относящуюся к Морозову П.Н., то в поле Ф.И.О. нужно ввести: Морозов П.Н. и нажать кнопку Далее.

Если теперь вы хотите просмотреть всех преподавателей кафедры АСУ, щелкните по кнопке Критерии и в поле Кафедра введите АСУ, и затем с помощью кнопки Далее пролистайте весь список.

Если вы хотите просмотреть всех доцентов кафедры АСУ, то в окне Критерии в поле Кафедра необходимо ввести АСУ, а в поле Должность Доцент.

На рис.7.6 представлен пример критерия поиска сотрудников, работающих на кафедре АСУ, оклад которых не ниже 1200 руб:

Рис.7.6. Ввод критериев для поиска записей БД

4. Для завершения работы с формой данных щелкните по кнопке Закрыть.

Задание для самостоятельной работы: с помощью маски задайте критерий поиска всех преподавателей, фамилии которых начинаются на букву М.

7.3. Сортировка списков

Excel наряду со списками предоставляет различные способы сортировки фрагментов таблиц, даже если эти фрагменты не являются списками. Мы можем сортировать данные по возрастанию или убыванию, можем сортировать строки или столбцы, можем задать свой собственный порядок сортировки, чтобы названия, например, кафедр появлялись в строго определенном порядке: КИК, АСУ и т.д.

7.3.1. Быстрая сортировка списка

Для того чтобы быстро отсортировать список⁷, необходимо:

1. выделить любую ячейку списка в поле, по которому будет производиться сортировка (например, при сортировке по кафедре, щелкните по любой ячейке с названием кафедры);

2. на стандартной панели инструментов щелкните по инструменту Сортировать по возрастанию (или по инструменту Сортировать по убыванию).