9.2. Консолидация по категории
Консолидация по категории предоставляет большую свободу для организации данных в исходных таблицах. В этом случае выбор данных осуществляется по названиям полей и/или строк (категориям). При этом их имена обязательно включаются в области-источники.
Внесите изменения в правую таблицу «Зарплата за апрель» (см. рис.9.4.). В результате получим табл. 9.1.
Таблица 9.1
-
Зарплата за апрель
Ф.И.О.
Оклад
Подоход. налог
Премия
Сумма к выд.
Комлев В.С.
4 400р.
528р.
1 000р.
4 872р.
Абрамов П.Л.
4 300р.
516р.
1 000р.
4 784р.
Александров В.Н.
3 800р.
456р.
1 000р.
4 344р.
Маликов Е.А.
4 200р.
504р.
1 000р.
4 696р.
Чернов М.П.
4 500р.
540р.
1 000р.
4 960р.
Кузин Р.А.
5 000р.
600р.
1 000р.
5 400р.
Иванов П.В.
3 300р.
396р.
1 000р.
3 904р.
Теперь по той же схеме выполните операцию консолидации. Отличие будет заключаться в том, что вам надо установить флажки в поля подписи верхней строки и значение левого столбца (и не забудьте правильно задать диапазоны!). В результате у вас должна получиться таблица, показанная на рис.9.5:
Рис.9.5. Консолидация по категориям: безразлично, где расположены поля и как упорядочены записи. Важно, чтобы во всех источниках данных они имели одинаковые названия
9.3. Создание связей с исходными листами
Создание связей возможно лишь тогда, когда консолидированная таблица располагается на отдельном листе (или в другой книге).
Чтобы познакомиться с этой операцией, удалите консолидированную таблицу с листа Консолидация, а затем сделайте 2 копии этого листа. Один назовите Март, а другой Апрель. На листе Март удалите таблицу «Зарплата за апрель», а на листе Апрель соответственно удалите таблицу «Зарплата за март». На листе Консолидация удалите все таблицы. В ячейке А1 введите текст Зарплата за март и апрель.
Теперь создадим таблицу со связями. Для этого:
Укажите размещение консолидированной таблицы: на листе Консолидация установите курсор в ячейку А2.
Выполните команду Данные/Консолидация. На экране появится знакомое нам диалоговое окно (см. рис.9.2).
Щелкните по кнопке свертывания диалогового окна, перейдите на лист Март и выделите диапазон ячеек А2:D8. Разверните окно и щелкните по кнопке Добавить. Аналогично на листе Апрель выделите второй диапазон А2:Е9.
Установите флажки в поля подписи верхней строки и значение левого столбца.
Установите флажок в поле Создавать связи с исходными данными.
Щелкните по кнопке ОК.
Расширьте столбец А - таблица будет иметь вид, как на рис.9.5.
Рис.9.5. Консолидированная таблица со связями
Обратите внимание на то, как она построена: в таблице появился лишний столбец, а некоторые строки скрыты. Посмотрим, что в них находится: щелкните по символу структуры рядом с фамилией Абрамов П.Л.: в столбце В отражено имя текущей книги, а в ячейках С5 и С6 находятся ссылки на соответствующие ячейки листов Март и Апрель. Щелкните по ячейке С7. В ней находится функция обработки исходных данных (=СУММ(C5:C6)). Таким образом, при наличии связей между таблицами, в скрытых строках хранятся ссылки консолидируемых данных. И это удобно, так как всегда можно узнать об источниках данных.
Теперь посмотрим, работает ли наши связи. Для этого введите новое значение зарплаты для Комлева В.С., например, 6 000 р. Откройте консолидированную таблицу и убедитесь, что в ней появилось новое значение.
Задание:
Перенесите лист Март в новую книгу Зарплата за март.xls, а лист Апрель – в книгу Зарплата за апрель.xls. Посмотрите, как изменились ссылки в консолидированной таблице.
На новом листе СредняяЗП (в книге Институт.xls) постройте консолидированную таблицу со средней зарплатой.