Контрольные вопросы
Каковы отличительные особенности сводных таблиц.
Как создать сводную таблицу?
Как изменить ориентацию полей в сводной таблице?
Как изменить структуру сводной таблицы?
Как изменить функцию промежуточных итогов?
Как скрыть поле в сводной таблице?
Как скрыть те или иные элементы?
Для чего нужна группировка элементов?
Как сгруппировать и разгруппировать данные?
Как Excel хранит сводные таблицы?
IX. Лабораторная работа № 9. Консолидация данных
Цель работы: приобрести навыки консолидирования данных.
Консолидация данных – это выбор и перенос данных из областей-источников в область-назначение, возможно, с обработкой исходных значений.
Таблицы – источники данных
Обработка
исходных
значений
Рис.9.1. Консолидация данных
Примером примитивной консолидации (без обработки данных) может служить перенос данных из таблицы Сессия в таблицу Ведомость. Другим примером консолидации являются объемные формулы (см. 5.5).
Области источников могут находиться на других листах и в других книгах, при этом в консолидации может участвовать до 255 областей. При необходимости между областями-источниками и областями-назначениями можно установить связи.
Существуют следующие варианты консолидации:
по ссылке (т.е. с использованием формул),
по расположению,
по категории,
с помощью сводной таблицы.
С первым вариантом консолидации мы уже встречались. Рассмотрим консолидацию по расположению, по категориям и с помощью сводных таблиц.
9.1. Консолидация по расположению
При консолидации по расположению Excel собирает информацию из одинаково расположенных ячеек консолидируемых диапазонов.
Рассмотрим этот вид консолидации на следующем примере. Предварительно в книге Институт.xls переименуйте лист Мин.Оклад в Нормативы. На этом листе в ячейку А2 введите текст Подоходный налог, а в ячейку В2 – ставку подоходного налога 12%. Создайте лист Консолидация, на который поместите две верхние таблицы (ведомости по зарплате, рис.9.1). В них Подоходный налог – это величина оклада, умноженная на ставку налога (которая находится у вас на листе Нормативы). Сумма к выдаче = Оклад – Подоходный налог.
Рис.9.1. Консолидация по расположению
Объединим эти данные и построим консолидированную суммарную таблицу. Для этого:
Установите курсор в начало консолидированной таблицы (ее левый верхний угол), в нашем случае - в ячейку А11.
Выполните команду Данные/Консолидация. Excel выведет на экран окно, показанное на рис.9.2.
Рис.9.2. Диалоговое окно Консолидация
В списке Функция назначается способ обработки исходных данных (оставим пока функцию Сумма).
С поле Ссылка необходимо указать консолидируемые диапазоны. Для этого щелкните по кнопке свертывания диалогового окна и выделите диапазон ячеек А2:D8. Разверните окно и щелкните по кнопке Добавить. Теперь точно так же выделите второй диапазон: опять в поле Ссылка щелкните по кнопке свертывания диалогового окна, выделите второй диапазон ячеек F2:I8, вернитесь обратно и щелкните по кнопке Добавить. В результате поля должны быть заполнены так, как показано на рис.9.3.
Рис.9.3. Окно Консолидации с указанием объединяемых диапазонов
Если вы ошиблись и задали не тот диапазон, выделите его и щелкните по кнопке Удалить.
После того как диапазоны заданы, щелкните по кнопке ОК. В результате у вас должна получиться консолидированная таблица, показанная на рис.9.1 (внизу).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: строка заголовков и строка столбцов, которые определяют уникальность данных, отсутствуют. Для того чтобы понять особенности использования консолидации по расположению сделайте следующее:
удалите полученную таблицу, а во второй таблице вместо Абрамов П.Л. напечатайте Комлев В.С.
выполните консолидацию затемненных диапазонов: А2:D5 и F2:I8. После выполнения команды Данные/Консолидация в диалоговом окне вы увидите прежние диапазоны. Второй оставьте, первый удалите, а затем задайте А2:D5. В результате у вас должна получиться таблица, как на рис.9.4.
Рис.9.4. Консолидация по расположению с разными диапазонами. Сумма находится по их пересечению. Excel безразлично, для каких данных находятся суммы: хотя первые фамилии отличаются, сумма все равно подсчитана
Excel как бы совместил эти диапазоны по левому верхнему краю и там, где были данные, нашел их сумму.
Из этого примера можно сделать вывод: консолидацию по расположению имеет смысл использовать при обработке таблиц с одинаковой структурой. Эти таблицы могут иметь различные заголовки20 (например, в одних заголовком может быть Сумма к выдаче, в других просто Сумма и т.д.). Главное, чтобы поля и записи располагались в одних и тех же местах, были упорядочены. В нашем случае Абрамов П.Л. всегда должен находиться в первой строке, Александров В.Н. – во второй и т.д. Поле с фамилиями должно быть первым, с окладом – вторым, вслед за ними должен следовать подоходный налог и т.д.