8.2.2. Вывод детальной информации для значения поля данных
Мы можем увидеть детальную информацию, которая используется для вычисления поля данных. Для этого дважды щелкните по соответствующему промежуточному итогу (например, по итоговой сумме кафедры АСУ). В результате записи, которые «участвуют» в вычислениях, будут выведены на отдельный лист текущей книги (и даже отформатированы!19).
8.3. Группировка элементов
Мастер сводных таблиц автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого значения внешнего поля, и, если необходимо, создает промежуточные итоги. Но иногда возникает необходимость группировать элементы по-своему. Например, нам надо разбить кафедры по факультетам, а этой информации в БД нет. Работник отдела кадров, в роли которого мы сейчас выступаем, знает это разбиение и легко может создать новые группы.
8.3.1. Создание групп
Итак, найдем факультетские фонды заработной платы (работаем со сводной таблицей, показанной на рис.8.17). Для этого создадим новые группы:
Выделите ячейки с заголовками кафедры КИК и АСУ (у вас выделятся все записи, относящиеся к этим кафедрам).
Щелкните по инструменту Группировать
или выполните команду Данные/Группа
и структура/Группировать.После появления поля заголовков Кафедра3 щелкните по этой ячейке и введите новое название поля – Факультет.
Выделите любую ячейку с элементом Группа1 и введите для него имя ИиЭ.
Второй группе, в которой один элемент, присваивается то же имя, что было раньше – МАМП. Введите вместо него ТФ.
Наша таблица слишком мала, но суть ясна: выделяем группируемые элементы и с помощью команды Группировать «говорим» Excel, что эти записи образуют группу. Вводим для групп новые названия и переименовываем само поле. В результате новое поле Факультет содержит 2 элемента: ИиЭ и ТФ.
Теперь самостоятельно выведите на экран промежуточные итоговые суммы –фонды заработной платы по факультетам.
8.3.2. Удаление групп
Для того чтобы вернуть поле в первоначальное
(не сгруппированное) состояние, выделите
сгруппированный элемент и щелкните по
инструменту Разгруппировать
или выполните команду Данные/Группа
и структура/Разгруппировать.
8.4. О том, как Excel организует хранение сводных таблиц
По умолчанию Excel сохраняет скрытую копию исходных данных вместе со сводной таблицей. Эти скрытые данные позволяют Excel быстро и без лишних запросов пересчитывать таблицу при изменении ее макета, промежуточных итогов и добавлении новых полей (или удалении старых). Но скрытые данные занимают память компьютера. Если источник данных большой или ресурсы памяти невелики, то можно создать таблицу и без сохранения скрытых исходных данных. Для этого на последнем шаге Мастера сводных таблиц надо щелкнуть по кнопке Параметры и снять флажок в поле сохранить данные вместе с таблицей (рис.8.21):
Рис.8.21. В этом окне можно «сказать» Excel, следует ли ему делать скрытую копию исходных данных
Задание для самостоятельной работы:
Исходя из условия, что доценты и профессора – преподаватели со степенью, а старшие преподаватели – нет, создайте две группы: со степенью и без степени.
В БД Заказы фирмы-оптовика ведется учет заказов. Структура БД представлена на рис.8.22 (файл с БД прилагается):
Рис.8.22. Структура БД Заказы
В столбец J введите формулу: = Цена * Количество – Цена * Количество * Скидка.
Для этого необходимо:
сформировать сводную таблицу, представленную на рис.8.23;
Рис.8.23. Результат выполнения задания 2
вывести клиентов конкретной страны;
сформировать еще одну сводную таблицу, с помощью которой можно было бы легко и просто построить круговую диаграмму с распределением заказов между клиентами оптовой фирмы. Постройте эту диаграмму рядом со сводной таблицей. Тип диаграмму: нестандартная с вырезанными секторами. Подписи данных: доли и категории.
Создайте свою БД и продемонстрируйте на ней возможности сводных таблиц, с которыми мы с вами познакомились.