8.1.8. Форматирование сводных таблиц
Как мы видели, в форматировании сводных таблиц есть своя специфика. И заключается она в том, что каждый объект сводной таблицы форматируется отдельно (еще можно отформатировать всю таблицу целиком).
Мы можем вообще запретить выделение каких-либо объектов (команда Сводная таблица/Выделить/Разрешить выделение18 в панели инструментов Сводные таблицы – рис.8.19).
Тогда при попытке её форматирования на экране появится информационное окно, представленное на рис.8.20:
Рис.8.20. Информационное окно с извещением о том, что выделение объектов (а, следовательно, и форматирование сводной таблицы) запрещено
Такое же сообщение появится, если вы, указывая форматируемый объект, выделите столбцы или строки. Щелкнув по кнопке ОК, вы отформатируете таблицу, но только до первого обновления или изменения ее структуры.
Включив режим Разрешить выделение, в подменю Сводная таблица/Выделить вы увидите, что здесь можно разрешить выделение различных элементов таблицы: заголовков, данных как по отдельности, так вместе. Таблицу целиком можно выделить независимо от того, разрешено или запрещено выделение.
При форматировании сводных таблиц очень удобно, что при выделении какой-то ячейки Excel по нашему желанию может выделить сразу все записи, которые содержат указанный нами элемент. Например, если щелкнуть по ячейке с элементом Доцент, выделяются все записи с этим элементом. Поэтому, выбрав какие-то форматы, мы сразу одним махом «отформатируем» всех доцентов. Это делается для большей наглядности сводных таблиц: не только надписи, но и цвет шрифта, заливки, другие элементы форматирования выделяют одинаковые записи.
Для того чтобы убедиться, что правильно отформатированная таблица сохраняет свои форматы, верните на ось строк поля Кафедра и Должность.
А теперь отформатируем нашу таблицу следующим образом:
Щелкните мышкой по КИК и залейте диапазон бледно-голубым цветом.
АСУ залейте светло-бирюзовым цветом.
МАМП залейте светло-коричневым цветом.
Щелкните мышкой по Доцент и залейте диапазон светло-желтым цветом.
Профессор залейте бледно-зеленым цветом.
Ст.преп. залейте розовым цветом.
Промежуточные итоги залейте сиреневым цветом.
Общие итоги залейте ярко-зеленым цветом.
Можете оформить таблицу на свой вкус.
Переместите поля Кафедра на ось страниц и посмотрите, как отформатированы все наши таблицы.
8.2. Отображение и скрытие данных
О том, как скрыть записи, в которых значение какого-то поля (например, Должность) принимает определенные значения (например, Доцент и Ст.преп.), мы говорили в 3.1.4. Кроме этого, в сводных таблицах существуют другие приемы отображения и скрытия информации.
8.2.1. Отображение и скрытие элементов внутренних полей
В нашей сводной таблице (рис.8.17) поле Должность является внешним по отношению к полю Ф.И.О. и внутренним по отношению к полю Кафедра. Поле Ф.И.О. является внутренним полем.
Мы можем скрыть значения внутреннего поля, дважды щелкнув по соответствующему значению внешнего поля. Например, чтобы скрыть доцентов кафедры КИК дважды щелкните по заголовку Доцент. Для того чтобы оставить на экране только фонд заработной платы КИК дважды щелкните по заголовку КИК. Для отображения скрытой информации на экране щелкните по заголовку еще раз.