8.1.5. Исключение промежуточных итогов из сводных таблиц
Если мы хотим, чтобы элементы какого-то поля БД (например, Должность) были включены в сводную таблицу, но по ним не рассчитывались промежуточные итоги, необходимо сделать следующее:
Дважды щелкнуть по кнопке заголовков поля, по которому следует исключить промежуточные итоги (в нашем случае – по кнопке Должность).
В появившемся диалоговом окне (рис.8.13), в блоке Промежуточные итоги включить кнопку нет.
Это же можно было сделать при создании сводной таблице или при изменении ее макета. Для этого на третьем шаге Мастера сводных таблиц, после того как мы задали макет сводной таблицы (поместили соответствующие поля в область строк или столбцов), дважды щелкните по нужному полю. На экране появится знакомое вам окно, показанное на рис.8.13, в котором точно так же надо включить кнопку нет.
Задание для самостоятельной работы: на новом листе создайте еще одну сводную таблицу как на рис.8.17.
Рис.8.17. Результат выполнения задания
Обратите внимание на следующий момент: при создании сводной таблицы на другом листе Excel в своем информационном окне предложит создать её на основе существующей. Щелкните по кнопке Да. В следующем окне (Мастер сводных таблиц – шаг 3 из 4) щелкните по кнопке Далее. Затем, как обычно, создайте макет сводной таблицы.
8.1.6. Размещение полей на оси страниц
До сих пор поля нашей БД Кадры размещались на осях строк и столбцов. Ось страниц обеспечивает отбор записей на высшем уровне иерархии. Для того чтобы понять, что это такое, находясь в таблице, представленной на рис.8.17, выполните команду Данные/Сводная таблица или щелкните по инструменту Мастер сводных таблиц. Затем перетащите поле Кафедра с оси строк на ось страниц. Щелкните по кнопке Готово.
Наша таблица теперь имеет вид, как на рис.8.18.
Щелкните по стрелке
и выберите кафедру.
Рис.8.18. После перемещения поля Кафедра вверх, на ось страниц, в нем задаются условия отображения данных на экране
Щелкните по стрелке списка и выберите кафедру АСУ. На экране останутся записи, относящиеся к этой кафедре.
Эту же операцию (перенесение поля на ось страниц) можно было выполнить проще: взять и переместить поле Кафедра на ось страниц (указатель ориентации должен превратиться в три смещенных брусочка).
В завершение добавим следующее. Как вы, наверное, заметили, ось строк заполнять необязательно. Необязательно также заполнять ось строк или ось столбцов, если заполнена хотя бы одна из оставшихся осей. Область данных следует определять обязательно.
Задание для самостоятельной работы:
С помощью мышиного курсора верните поле Кафедра на ось строк.
Переместите поля Кафедра и Должность на ось страниц и посмотрите, как видоизменилась ваша таблица.
Верните поля обратно.
8.1.7. Обновление сводных таблиц
Если в исходную БД вносятся изменение, то, для того чтобы отразить их в сводных таблицах, их необходимо обновить. Для этого:
Откройте сводную таблицу.
Выполните команду Данные/Обновить данные или щелкните по одноименному инструменту в панели инструментов Сводные таблицы (рис.8.19):
Обновить данные
Рис.8.19. Панель инструментов Сводные таблицы
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Если в БД добавлены новые записи, и их надо включить в сводную таблицу, то необходимо переопределить диапазон.
Для этого:
Щелкните по инструменту Мастер сводных таблиц или выполните команду Данные/Сводная таблица. Вы попадете в окно Мастер сводных таблиц – шаг 3 из 4. Щелкните по кнопке Назад.
В окне Мастер сводных таблиц – шаг 2 из 4 выделите новый диапазон и щелкните по кнопке Готово.