8.1.2. Изменение расположения полей

В верхней части таблицы на оси строк и столбцов Excel выводит кнопки заголовков полей. В нашей таблице на оси строк появилась кнопка заголовков поля Кафедра. Очень медленно перетащите ее вверх. Когда рядом со стрелкой мышиного курсора появится указатель ориентации полей (два окошечка), отпустите ее. Строки стали столбцами, и таблица приняла вид, показанный на рис.8.7.

Рис.8.7. Транспонирование сводной таблицы

Верните кнопку заголовков поля Кафедра на прежнее место. Для этого тащите её влево и чуть вниз (окошечки повернутся на 90^о).

8.1.3. Изменение макета сводной таблицы

Усложним нашу таблицу и сделаем макет, представленный на рис.8.8.

Чтобы задать денежный формат, дважды щелкните по этому полю

Рис.8.8. Новый макет сводной таблицы с нахождением промежуточных итогов по должностям

Для этого, находясь в сводной таблице, выполните команду Данные/Сводная таблица (или щелкните по инструменту Мастер сводных таблиц). Вы сразу же окажетесь на 3-ем шаге Мастера сводных таблиц. Добавьте в макет поле Должность, как показано на рис.8.8.

Вы, наверное, заметили, что в исходной БД Кадры поле Оклад имеет денежный формат, однако при создании сводной таблицы он исчезает. Поэтому при формировании макета таблицы хорошо было бы в самом начале задать формат промежуточных итогов. Для этого дважды щелкните по кнопке Сумма по полю Оклад (рис.8.8), которая находится в области данных. На экране появится диалоговое окно, представленное на рис.8.9, в котором щелкните по кнопке Формат. Excel выведет знакомое нам окно Формат ячеек с одной лишь вкладкой Число, в котором выберите денежный формат. Щелкните по кнопке ОК и вернитесь в предыдущее окно. Еще раз щелкните по кнопке ОК и вернитесь в окно Мастера сводных таблиц. Щелкните по кнопке Готово.

Рис.8.9. В этом окне щелкните по кнопке Формат

В результате у нас получится следующая таблица¹⁷, представленная на рис.8.10.

Рис.8.10. Формирование сводной таблицы с сохранением денежного формата

Задание для самостоятельной работы:

1. Переместив кнопку заголовков Должность на ось столбцов, приведите таблицу к следующему виду (рис.8.11):

Рис.8.11. Результат выполнения задания 1

2. Измените макет сводной таблицы, чтобы она приняла вид как на рис.8.12.

Рис.8.12. Результат выполнения задания 2

8.1.4. Использование функций в сводных таблицах

До сих пор мы находили промежуточные итоговые суммы. Функция СУММ используется по умолчанию для нахождения промежуточных итогов для числовых полей баз данных (для текстовых полей по умолчанию используется функция СЧЕТ). Изменим итоговую функцию и найдем, например, среднюю заработную плату по кафедрам и должностям.

Для этого:

1. Дважды щелкните по кнопке поля Должность.

2. В появившемся окне диалога (рис.8.13) в блоке Промежуточные итоги задайте Среднее. В сводной таблице можно выводить сразу несколько итоговых функций. Для этого щелчками выберите то, что вам нужно. Для того чтобы отменить выделение, щелкните по функции промежуточного итога еще раз.

Рис.8.13. Изменение функций промежуточных итогов

3. Щелкните по кнопке ОК.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: в этом же окне можно поменять ориентацию строк и столбцов, удалить текущее поле из сводной таблицы, скрыть не интересующие нас в настоящий момент элементы (например, оставить в таблице только профессоров института).

Существует еще один способ изменения функций промежуточных итогов. Пусть теперь нас интересует долевое распределение общеинститутского фонда заработной платы между кафедрами.

Для этого:

1. Указав сводную таблицу, выполните команду Данные/Сводная таблица или щелкните по инструменту Мастер сводных таблиц.

2. Дважды щелкните по полю данных (рис.8.15):

Дважды щелкните по полю данных

Рис.8.15. Выбор функции промежуточных итогов

3. В появившемся диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы щелкните по кнопке Дополнительно и установите значение промежуточных итогов: Доля от суммы по столбцу (рис.8.16):

Рис.8.16. В этом окне можно установить другие промежуточные итоги и сказать, как они должны выглядеть

4. Щелкните по кнопке ОК (вернемся в предыдущее окно).

5. Щелкните по кнопке Готово.

Задание для самостоятельной работы:

1. На основе данных, полученных в 1-ой сводной таблице (см. рис.8.6,б) постройте круговую диаграмму с распределением институтского фонда заработной платы между кафедрами.

2. В сводной таблице, представленной на рис.8.12, добавьте к итоговым суммам по полю Кафедра средние значения зарплаты.

3. Скройте в сводной таблице доцентов и старших преподавателей.

4. Отобразите их снова.