Контрольные вопросы

1. Что называется списком (базой данных Excel)? Приведите примеры списков.

2. Какие требования предъявляются к списку?

3. Как способы создания и редактирования списка вы знаете?

4. Как найти данные в списке, используя форму данных?

5. Как отсортировать список по нескольким полям?

6. Как задать пользовательский порядок сортировки?

7. Что такое автофильтр? Как с его помощью отобрать нужные записи по одному полю или по нескольким полям?

8. Как задать пользовательский автофильтр?

9. Каковы особенности расширенного фильтра?

10. Как отобрать записи по альтернативным критериям в разных столбцах?

11. Как отобрать записи по альтернативным критериям в одном столбце?

12. Каковы особенности одновременного использования условий ИЛИ и И?

13. Что такое вычисляемые условия и как они задаются?

14. Как рассчитать промежуточные итоги?

15. Для чего нужна структура списка?

16. Что такое вложенные итоги?

VIII. Лабораторная работа № 8. Сводные таблицы.

Цель работы: приобрести навыки создания и работы со сводными таблицами.

Эффективным средством представления информации, хранящейся в базах данных Excel, является сводная таблица. При создании сводной таблицы с помощью мастера мы можем «сказать» Excel, какие поля должны быть отражены в таблице, задать макет таблицы и тип выполняемых вычислений. Мы можем «крутить» таблицу так и эдак, просматривая данные под разными углами зрения. Именно возможность изменения ориентации таблицы, например транспонирования столбцов в строки и наоборот, дала сводной таблице её название Pivot Table (pivot означает вращаться, поворачиваться).

С помощью сводных таблиц можно получать данные, которые легко вывести на печать или скопировать в другое место. Когда в предыдущей лабораторной работе мы с помощью структуры оставили на экране итоговые данные по кафедрам (см. рис.7.33), то скопировать полученный результат в другое место мы бы не смогли (попробуйте и посмотрите, что получится). На печати эти данные выглядят тоже не лучшим образом. В сводных таблицах таких проблем нет.

8.1. Основы сводных таблиц

8.1.1. Создание сводной таблицы.

Рассмотрим создание сводной таблицы на примере нашей БД Кадры. Откройте файл Институт.xls, выберите лист Кадры.

Предположим, что мы хотим получить значения фондов заработной платы по кафедрам. Для этого:

1. Щелкните по любой ячейке БД (тем самым, указав её).

2. Выполните команду Данные/Сводная таблица или щелкните по инструменту Мастер сводных таблиц (в панели инструментов Сводные таблицы).

Мастер сводных таблиц

Рис.8.1. Панель инструментов Сводные таблицы

3. На экране появится Мастер сводных таблиц (рис.8.2), который попросит вас указать источник данных. Вид выбранного источника определяет дальнейшую последовательность операций при создании сводной таблицы. Рассмотрим наиболее распространенный случай построения сводных таблиц, когда исходные данные находятся в текущей книге. Поэтому, ничего не меняя, щелкните по кнопке Далее.

Рис.8.2. Мастер сводных таблиц начинает свою работу

4. В появившемся окне (рис.8.3) необходимо указать список. Так как на предыдущем шаге список был указан, щелкните по кнопке Далее. В противном случае (с помощью кнопки свертывания экрана) в поле Диапазон указываете БД, расположенную в текущей книге, или с помощью кнопки Обзор – полное имя закрытой книги, а затем вручную дописываете имя листа и диапазон ячеек (или имя диапазона, если таковое имеется).

Рис.8.3. На этом шаге необходимо указать список, из которого Excel будет брать данные

5. В третьем окне диалога формируется макет новой сводной таблицы. Перетащите кнопку поля Кафедра в область макета Строка¹⁶, и кнопку поля Оклад в область макета Данные. У вас должен получиться макет, показанный на рис.8.4.

Рис.8.4. Макет таблицы с итоговыми суммами по полю Кафедра

Щелкните по кнопке Далее.

6. Поместите таблицу на новый лист. Для этого в 4-ом, последнем окне Мастера сводных таблиц (рис.8.5.)щелкните по кнопке Готово.

Рис.8.5. Поместим новую таблицу на новый лист

В результате мы получим таблицу, показанную на рис. 8.6,а, которую нужно отформатировать (подробнее о форматировании сводных таблиц – в 8.1.8) и привести к виду, показанному на рис.8.6,б.

а	б
Рис.8.6. Сводная таблица: а – новая; б – после форматирования

Так как форматирование сводных таблиц имеет некоторые особенности, проделаем эту операцию вместе. Выделите ячейку А1 и обычным способом установите полужирный шрифт.

Для сохранения наших форматов при обновлении и изменении макета таблицы сделайте следующее:

1. Щелкните по кнопке с надписью Кафедра (о ней узнаем чуть позже), – выделятся ячейки с названием кафедр. Установите в них полужирный шрифт. Еще раз щелкните по этой же кнопке, – теперь выделена только ячейка А2. Проделайте с ее шрифтом те же манипуляции.

2. Щелкните по ячейке В2, – выделились ячейки с итоговыми суммами. Присвойте им денежный формат, полужирный шрифт и выровняйте по центру.

3. Щелкните по ячейке А6 (у вас выделится вся строка) и сделайте шрифт полужирным.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: мы форматировали таблицу как бы поэлементно (с точки зрения сводной таблицы). Можно было делать это и как обычно (например, выделив оба столбца полужирным и т.д.). Но в этом случае на экране появилось бы информационное окно с сообщением о том, что форматы не будут сохранены.