7.6. Промежуточные итоги
7.6.1. Создание промежуточных итогов
Вернемся к БД Кадры (см. рис.7.8). Предположим, нам надо подсчитать фонд заработной платы для каждой кафедры (т.е. подвести промежуточные итоги для каждой кафедры по столбцу Оклад).
Для этого:
Отсортируйте список по столбцу Кафедра.13
Выполните команду Данные/Итоги.
В появившемся диалоговом окне (рис.7.31) в поле При каждом изменении в укажите столбец (Кафедра), содержащий группы (группы кафедр), по которым необходимо подвести итоги.
Рис.7.31. Теперь все готово для вычисления кафедральных фондов заработной платы
В списке Операция выберите функцию Сумма, необходимую для подсчета итогов.
В списке Добавить итоги по укажите поля, по которым следует подводить итоги (в нашем случае Оклад).
Если вы подводите итоги не в первый раз и хотите заменить их, оставьте флажок в поле Заменить текущие итоги.
Если вы хотите, чтобы новая группа записей появлялась на новой странице, установите флажок в поле Конец страницы между группами. Для размещения итогов над данными нам пришлось бы убрать флажок из поля Итоги под данными.
Щелкните по кнопке ОК.
Теперь в нашем списке появились итоговые суммы, и он выглядит следующим образом (рис.7.32)
Рис.7.32. Структура рабочего листа после генерации итогов
7.6.2. Скрытие и отображение структурированных данных
После генерации итогов Excel создает
структуру документа, с помощью которой
можно задавать различную степень
детализации списка. Эта операция
осуществляется символами
структуры (кнопками уровней
14,
кнопкой Скрыть детали
и кнопкой Показать детали
.
Вспомните, где еще вы видели такие
кнопки).
Начнем с кнопок уровней. Щелкните мышкой по кнопке 1-ого уровня, и на экране останется только итоговая строка.
Щелкните по кнопке 2-ого уровня. На экране появятся итоговые данные по всем кафедрам (рис.7.33). Вот и готова сводка по институту, которую можно вывести на печать.
Рис.7.33. На экране остались только итоговые суммы. Вот мы и получили фонды заработной платы по каждой кафедре. Просто и наглядно
Щелкните по кнопке (Показать детали) рядом с кафедрой АСУ. На экране останутся итоговые суммы по кафедрам КИК и МАМП и появятся все записи по кафедре АСУ (рис.7.34):
Рис.7.34. Управление отображаемой информацией с помощью символов (кнопок) структуры
Пощелкайте по остальным кнопкам и посмотрите, как будет изменяться вид нашего списка.
7.6.3. Удаление структуры и промежуточных итогов
Для удаления структуры выполните команду Данные/Группа и структура/Удалить структуру.
Чтобы удалить промежуточные итоги (а заодно и структуру):
Выполните команду Данные/Итоги.
В знакомом вам диалоговом окне щелкните по кнопке Убрать все.
7.6.4. Вложенные промежуточные итоги
Предположим, что нам надо создать промежуточные итоги внутри уже существующих15 (например, мы хотим знать распределение фонда заработной платы по должностям).
Для этого:
Уберите все промежуточные итоги. (Если их нет, начинайте со следующего шага).
Отсортируйте список по возрастанию – сначала по столбцу Кафедра, потом по столбцу Должность и в последнюю очередь по Ф.И.О.
Выполните команду Данные/Итоги и найдите итоговые суммы по столбцу Кафедра (как мы уже делали с вами при изучении 7.6.1).
Повторите предыдущий шаг, только на этот раз в списке При каждом изменении в выберите Должность и, внимание!, снимите флажок в поле Заменить текущие итоги.
Щелкните по кнопке ОК.
Наш список теперь имеет новую структуру и новые промежуточные итоги (рис.7.34):
Рис.7.34. Пример списка с вложенными итогами
Задание для самостоятельной работы:
Выведите на экран промежуточные итоги с численностью сотрудников по каждой кафедре.
Выведите на экран распределение сотрудников кафедр по должностям.
Создайте свою базу данных. Чувство юмора и эрудиция приветствуются и поощряются.