7.5.1.2. Отбор записей по альтернативным критериям в одном столбце

Предположим, что нам нужен список сотрудников, фамилии которых начинаются на буквы А, К и М. Для этого:

1. Задайте критерий отбора, как показано на рис.7.25. Обратите внимание на то, что для отделения критерия от списка, нам пришлось добавить пустую строку. Попробуйте вначале этого не делать и посмотрите, что получится при выполнении команды Расширенный фильтр. Затем вставьте пустую строку, и перейдите к следующему шагу.

Рис.7.25. Критерий отбора сотрудников, фамилии которых начинаются с А, К или М и сам список, полученный по этому критерию

2. Выполните команду Расширенный фильтр. На экране останутся записи, показанные на рис.7.25.

3. Для лучшего восприятия данных отсортируйте их по столбцу Ф.И.О.

7.5.1.3. Пример одновременного использования или и и

Предположим, что нам нужно отобрать сотрудников, фамилии которых начинаются на А, К или М, старше 45 лет. В данном случае мы должны создать диапазон условий, показанный на рис.7.26:

Рис.7.26. Формирование списка сотрудников, фамилии которых начинаются на А, К или М и чей возраст больше 45 лет

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: условие >45 должно быть повторено в каждой строке диапазона, поскольку мы хотим отобрать только тех сотрудников, в отношении которых выполняются оба условия (соответствие алфавиту И возрасту).

7.5.1.4. Вычисляемые условия

При использовании вычисляемых условий сравнение осуществляется со значением, возвращаемым формулой. Так, при поиске сотрудников с окладом выше среднего, сначала надо найти средний оклад, а затем отобрать записи по критерию «Оклад выше среднего».

Для этого:

1. В ячейку F2, находящуюся вне списка, вставьте формулу, с помощью которой находится средний оклад: =СРЗНАЧ(F8:F27).

2. В ячейку Е2 введите текст Средний оклад: и выровняйте его по правому краю.

3. В ячейке А1 напечатайте произвольный текст, отличный от названия полей¹², например, Зарплата выше средней.

4. В ячейку А2 введите формулу: =F8>$F$2. Таким образом, диапазоном условий является А1:А2, а вычисляемым условием в ячейке А2 является формула: =F8>$F$2. Если формула принимает значения ИСТИНА, записи отбираются, в противном случае они пропускаются.

5. Выполните команду Расширенный фильтр. На экране останутся записи, показанные на рис.7.27:

Рис.7.27. Список сотрудников с окладом выше среднего

При формировании вычисляемых условий необходимо руководствоваться следующими ПРАВИЛАМИ:

• заголовок над вычисляемым условием (в нашем случае Зарплата выше средней) должен отличаться от заголовков столбцов в списке. Кроме того, он может быть пустым. Обратите внимание: эти требования прямо противоположны требованиям для задания обычных условий!

• ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными;

• ссылки на ячейки в списке должны быть относительными (см. формулу в ячейке А2: ячейка F8 принадлежит списку, поэтому для ее обозначения используется относительная ссылка; ячейка F2 находится вне списка, поэтому для ее обозначения используется абсолютная ссылка).

Последние два правила легко объяснимы: формула условия сравнивает ячейку F8 (первую ячейку в столбце Оклад) с ячейкой F2. В процессе фильтрации Excel по порядку подставляет каждый элемент столбца Оклад и сравнивает его с ячейкой F2, т.е. после ячейки F8 сравнивается ячейка F9, затем F10 и т.д. Использование относительной ссылки и обеспечивает такой перебор ячеек.

Ссылка на ячейку F2 является абсолютной. Если бы мы в формуле указали относительную ссылку на эту ячейку, то при фильтрации записей, двигаясь по списку, Excel в начале сравнивал бы F8 с F2, , затем F9 с F3 и т.д. И все сравнения, кроме первого, были бы неправильными.

ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗ ПРАВИЛА. Вычисляемое условие в ячейке А2 можно было бы записать и таким образом: =F8>СРЗНАЧ($F$8:$F$27) и не ссылаться на ячейку F2. Согласно вышеизложенным правилам, ссылки на ячейки в списке должны быть относительными. Почему же здесь мы задаем абсолютные ссылки? Это сделано для того, чтобы на каждом шаге фильтрации Excel находил среднее значение для одного и того же диапазона и сравнивал его с очередным значением оклада. Если бы мы использовали относительную ссылку на диапазон F8:F27, то только первое сравнение оказалось бы корректным. При переборе остальных записей наш диапазон «поехал» бы вниз.