7.4.4. Нахождение первых десяти значений списка

Автофильтр можно использовать для нахождения заданного числа (или заданного процента) наибольших или наименьших значений. Например, нам надо узнать, люди какого возраста составляют половину сотрудников института.

Для этого:

1. Щелкните по кнопке автофильтра столбца Возраст.

2. В появившемся списке выберите (Первые 10…). На экране появится диалоговое окно Наложение условия по списку.

3. В этом окне задайте условия отбора, показанные на рис.7.16:

Рис.7.16. Отбор самой молодой половины сотрудников института

4. Щелкните по кнопке ОК. На экране останется половина записей, относящихся к самым молодым сотрудникам института.

5. Выделите столбец Н.

6. Откройте список значений поля автовычислений и щелкните Максимум. В нем появится надпись Максимум=46.

Таким образом, возраст, который делит сотрудников института пополам, составляет 46 лет.

7.4.5. Более сложные условия отбора. Пользовательский автофильтр

До сих пор мы выбирали записи с условием сравнения по равенству. С помощью пользовательского автофильтра можно задать более сложные условия отбора с применением операторов сравнения. Например, нам надо сформировать список пенсионеров, которыми будем считать лиц старше 60 лет.

Для этого:

1. Щелкните по кнопке автофильтра поля Возраст.

2. Выберите в нем (Условие…). На экране появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис.7.17), в котором и задаются условия отбора:

Рис.7.17. В этом окне можно задать достаточно сложные условия отбора

3. Теперь в верхнем левом списке выберите больше или равно, а в соседнем поле напечатайте 60 (если бы в списке было такое значение, его можно было бы выбрать прямо оттуда). Щелкните по кнопке ОК.

Если вы все сделали правильно, на экране должны остаться следующие записи (рис. 7.18):

Рис.7.18. Список работающих пенсионеров

Теперь составим список лиц предпенсионного возраста (тех, кто в ближайшие пять лет выйдет на пенсию). Для этого в диалоговом окне Пользовательский автофильтр задайте следующие условия отбора (рис.7.19):

Рис.7.19. Условия отбора лиц предпенсионного возраста

На экране останутся две записи (рис.7.20):

Рис.7.20. Список лиц предпенсионного возраста

ВНИМАНИЕ! Для лучшей наглядности и читабельности списков отфильтрованные записи можно сортировать!

7.4.6. Копирование отфильтрованных данных в другое место

Очень часто бывает необходимым скопировать отфильтрованные записи в другое место. Для этого используется стандартная операция копирования:

1. Выделите отфильтрованный фрагмент списка.

2. Выполните команду Копировать (либо с помощью команды Правка/Копировать, либо инструментом Копировать, либо командой Копировать из контекстного меню).

3. Укажите место вставки копируемого фрагмента (на этом или другом листе текущей книги, или в другой книге, или в документе редактора WORD⁹).

4. Выполните команду Вставить (либо с помощью команды Правка/ Вставить, либо инструментом Вставить, либо командой Вставить из контекстного меню).

Задание для самостоятельной работы:

1. Определите верхний возраст сотрудников, составляющих 70 % списочного состава.

2. Сделайте копию листа Кадры и назовите его Возрастн.структура кадров. Удалите все данные кроме шапки с названиями полей. В ячейку А1 введите текст Возрастная структура кадров. Скопируйте в эту таблицу данные, полученные с помощью автофильтра из исходной таблицы, – список сотрудников в возрасте до 30 лет, от 31 до 40 лет, от 41 до 50 лет, от 51 до 60 лет, от 61 до 70 лет, старше 71 года. Данные отсортируйте по полям Кафедра и Ф.И.О. Таблица должна иметь вид как на рис.7.21.

Рис.7.21. Фрагмент таблицы со списком сотрудников до 30 лет

Графы по остальным возрастным группам придется заполнять вам.