3.1.Теоретическое введение

3.1 ОРГАНИЗАЦИЯ МОДЕЛИ ДАННЫХ В ВИДЕ СПИСКОВ

Для организации данных на рабочем листе Excel часто применяются модели, называемые списками. Список - это таблица, состоящая из именованных столбцов. Строку рабочего листа, содержащую названия столбцов списка, называют строкой заголовков. Ячейки таблицы одного столбца содержат данные только одного типа. Список можно интерпретировать как простую однотабличную базу данных (БД), где строки - это записи, а столбцы - поля. При выполнении большинства операций с БД (например, поиск и сортировка, подведение итогов и т.п.) Excel воспринимает список как базу данных.

Эффективная работа со списками возможна при выполнении некоторых правил:

• одна или две верхние строки должны содержать заголовки, раскрывающие смысл расположенного ниже столбца;

• каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

• в списках не должно быть пустых строк и столбцов;

• если нет возможности расположить список на отдельном листе, то нужно отделить его как минимум одним пустым столбцом и одной пустой строкой;

• для длинных списков рекомендуется закрепить заголовки, чтобы они не исчезали при перемещений таблицы по экрану.

На рисунке 3.1 в качестве примера приведен фрагмент списка, в котором учитываются операции банка по счетам клиентов.

3.2 Применение формы при работе со списками

При работе с небольшими списками добавление в список нескольких строк или редактирование можно сделать непосредственно на рабочем листе. В больших списках это проще выполнить с помощью специального диалогового окна, называемого Форма. С помощью этого диалогового окна можно быстро найти нужную строку в таблице, отредактировать данные или удалить их, сделать добавления.

Рис.3.1 Пример списка в Excel

Для того чтобы включить Форму, нужно выполнить операции:

• установить курсор в любую ячейку таблицы (списка);

• выполнить команду меню Данные/Форма, которая включает форму для вывода или редактирования (рис. 3.2).

Рис. 3.2 Диалоговое окно Форма

В полях формы отображаются данные той строки списка, в ячейке которой находился курсор при включении формы.

Для добавления новой строки в список нужно щелкнуть на кнопке Добавить - поля формы будут очищены и в них можно вводить новые данные. После ввода данных новой строки списка можно продолжить ввод новой строки, для этого следует щелкнуть на кнопке Добавить. Чтобы окончить ввод данных в список нужно щелкнуть на кнопке Закрыть.

Чтобы, применяя форму, выполнить переход от одной строки списка к другой, можно щелкнуть на кнопке Далее (Назад) или использовать вертикальную линейку прокрутки, расположенную в форме.

Для удаления строки из списка нужно перейти к ней и щелкнуть на кнопке Удалить.

Применяя форму, можно быстро найти нужную строку в списке. Для этого нужно выполнить операции:

• щелкнуть на кнопке формы Критерии;

• в поля формы, значения которых являются условиями для поиска, ввести соответствующие данные (рис. 3.3);

• щелкать на кнопке Далее (Назад) - в полях формы будут отображаться данные списка, удовлетворяющие условиям поиска.

Рис. 3.3 Поиск строки в списке по заданному критерию