Порядок ведення контрольних примірників збірників нормативних актів

Для забезпечення правильного та ефективного застосування нормативних актів рекомендується готувати та видавати збірники чинних нормативних актів, якими повинні бути забезпечені всі підприємства та організації галузі. Ці збірники слід систематично оновлювати (не рідше одного разу у 5 років). До видання збірників доцільно також систематично видавати окремими брошурами та надсилати на місця переліки чинних нормативних актів, бюлетені нормативних актів за певний період часу.

Підрозділу, який здійснює юридичний облік актів, іншим структурним підрозділам слід мати зазначені збірники (бюлетені) для контрольних відміток у випадках внесення змін у чинні нормативні акти.

Кожний отриманий структурним підрозділом збірник (бюлетень) необхідно звіряти з контрольними примірниками актів. До них переносяться всі відмітки про зміни, внесені у акти після їх видання. При цьому слід враховувати дату, за станом на яку акти включені у збірник (бюлетень). Після перевірки на внутрішній стороні обкладинки слід зазначити, що збірник перевірено, поставити дату та підпис відповідальної особи. Засвідчений таким чином збірник (бюлетень) є контрольним. Наступні (після перевірки) відмітки провадяться тільки у цьому примірнику.

Відмітки у збірниках (бюлетенях) рекомендується провадити одночасно з відмітками у актах та облікових картках.

Структурному підрозділу, який здійснює юридичний облік, рекомендується на підставі аналізу облікових даних вносити керівництву міністерства, іншого органу пропозиції про видання доповнень до збірників (бюлетенів), а також до їх перевидання.

Порядок зберігання відомчих нормативних актів

Відомчі нормативні акти зберігаються у приміщенні та в порядку, встановленому у даному органі.

Копії нормативних актів, на підставі яких ведеться їх юридичний облік, слід зберігати у підрозділі, який здійснює такий облік. При цьому рекомендується примірники актів, що надходять у цей підрозділ, групувати залежно від року їх видання (у хронологічному порядку).

Згруповані за календарний рік акти рекомендується брошурувати. У зробленому таким чином комплекті аркуші слід пронумерувати. Комплект повинен містити повні тексти актів з усіма додатками, які мають нормативні приписи.

Доцільно складати описи актів, які містяться у комплекті. У них необхідно зазначати найменування актів, дати їх прийняття та номери, а також номери сторінок, на яких ці акти розміщені. Описи слід розміщати на початку комплекту.

Аналогічно рекомендується оформляти обкладинки комплектів. На них необхідно зазначати найменування підрозділу, відповідального за зберігання комплектів, а також органів, які видали акти, вид актів, рік їх видання. Слід також зазначати, що у комплекті на постійному зберіганні знаходяться копії облікованих нормативних актів.

Для зберігання копій відомчих нормативних актів, на підставі яких провадиться їх юридичний облік (їх комплектів), повинні бути створені необхідні умови (виділені спеціальні приміщення, надані шафи, сейфи, що зачиняються, та інш.).