Порядок юридичного обліку нормативних актів

Юридичному обліку підлягають нормативні акти, зареєстровані у відповідному структурному підрозділі (управлінні справами, канцелярії, секретаріаті тощо), в т. ч. ті, що пройшли також і державну реєстрацію. Порядок реєстрації актів в міністерстві, іншому органі визначається інструкцією по діловодству.

Юридичний облік рекомендується вести на підставі копій відомчих нормативних актів. Ці копії з усіма додатками у встановлений строк (бажано після реєстрації актів у відповідному структурному підрозділі (слід направляти у підрозділ, який здійснює їх облік. Цей підрозділ проводить добір актів нормативного характеру. Акти, які не мають нормативного характеру, повертаються ним у підрозділ, від якого вони надійшли.

Добрані нормативні акти систематизуються по класифікатору, який складається із розділів, підрозділів, пунктів, розташованих у відповідності з системою права. Кожний розділ, підрозділ, пункт має свій цифровий індекс та найменування.

До класифікатора слід включити питання, актуальні перш за все для даного органу. Для системи органу рекомендується розробити єдиний класифікатор. Його розробку доцільно доручити юридичній службі.

Нормативному акту надається індекс того розділу, підрозділу, пункту класифікатора, найменування яких відповідає основній темі акта, що індексується.

Індекс, за яким акт взято на облік в цілому, слід ставити на нижньому полі першої сторінки акта. Якщо на облік береться окрема частина акта, індекс ставиться проти цієї частини відомчого нормативного акта.

На кожний нормативний акт, а також на окрему його частину, якщо вона має свій індекс, заповнюється облікова картка.

В ній слід зазначити найменування акта (основну тему акта, якщо акт не має найменування), дату та номер акта, орган, який видав акт, наявність грифу обмеження доступу до документа. У правому верхньому кутку картки необхідно зазначити індекс акта. При записах можуть бути використані загальноприйняті, а також встановлені у даному органі скорочення.

Заповнені належним чином облікові картки поміщаються у картотеку. Місце картки у картотеці визначається індексом акта.

Облікові картки розміщуються у хронологічному порядку. Розділи, підрозділи та пункти класифікатора у картотеці виділяються спеціальними розділовими картками (вони робляться вище облікових).

На розділових картках зазначається індекс та найменування відповідного розділу, підрозділу, пункту. Індекси необхідно зазначити також і на картотечних шухлядах.

Порядок обліку змін, внесених у нормативні акти

Структурний підрозділ, що здійснює юридичний облік, стежить за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховує їх та робить необхідні у кожному випадку відмітки: поширено, доповнено втрачена чинність та інш. При цьому відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акту, яким вносяться зміни.

В акті, який містить вказівку про зміну іншого акта, доцільно підкреслювати номер та дату акта, щодо якого ця вказівка подається.

Відмітки слід робити на тому примірнику акта, на якому поставлений індекс, присвоєний цьому акту при юридичному обліку.

Цей примірник є контрольним. Відмітки рекомендується робити на верхньому полі першої сторінки акта. Якщо відмітка стосується окремої частини акта, її слід робити проти цієї частини нормативного акта. В разі відсутності на полях вільного місця для відміток може бути використано вкладку.

Зміни, внесені до нормативного акта, повинні бути відображені в облікових картках. У них слід робити відмітки, аналогічні тим, що провадяться на актах у випадках їх змін.

Облікову картку на акт, що втратив чинність, не рекомендується вилучати з картотеки, оскільки вона може бути використана у нормотворчій діяльності (наприклад, при вивченні історії конкретного питання). Таку картку доцільно ставити у кінець відповідного розділу картотеки або у спеціальній картотеці (на акти, що втратили чинність). При цьому текст картки слід перекреслювати (по діагоналі).