Питання 5.

Обліково-довідкова робота — це організація систематизованого обліку і зберігання чинних нормативних актів.

Незважаючи на те що в юридичних журналах та офіційних виданнях містяться нормативні акти вищих та місцевих органів влади, зміст багатьох актів доводиться наказами міністрів, керівників інших центральних органів державної виконавчої влади, в інструкціях, положеннях та інших документах, що спричинює потребу в систематизації цих актів.

Систематизація закріплює результати вивчення законодавства, допомагає юридичне обґрунтовувати вирішення правових питань, що виникають у практиці роботи підприємства, забезпечує підготовку і видавання точних довідок щодо законодавства. 

Існує кілька форм обліку і систематизації нормативних актів: журнальна, карткова або контрольно-текстова, кожна з яких обирається юридичною службою залежно від умов, обсягу роботи, кількості співробітників тощо.

Хоча зараз облік і систематизація законодавчих актів повинні здійснюватись з використанням новітньої техніки, на жаль, ще непоодиноким є ведення обліку і систематизації "від руки" шляхом занесення нормативних актів до журналу або  картотеки.

Організація юридичного обліку та зберігання нормативних актів, що надходять в структурні підрозділи суб’єкта господарювання, установи, організації, органу виконавчої влади тощо визначається з врахуванням Рекомендацій з питань підготовки, подання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю N10-90-449 від 18.06.93 року, схвалених постановою колегії Міністерства юстиції України від 17 червня 1993 року N13.

Відповідно до названих Рекомендацій у такому ж порядку, як у міністерствах, повинен бути організований облік локальних актів на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності та господарювання.

В апаратах органів, які видають акти, встановлюється чіткий порядок ведення їх юридичного обліку та зберігання.

Порядок юридичного обліку та зберігання відомчих нормативних актів повинен бути закріплений у відповідному локальному акті.

Розробку такого акта доцільно доручити заінтересованим структурним підрозділам (юридичній службі, управлінню справами, канцелярії тощо).

У зазначеному акті перш за все слід визначити конкретний підрозділ, який буде здійснювати такий облік та зберігання. При цьому повинно бути враховано, що обов'язки по веденню юридичного обліку можуть бути покладені безпосередньо на юридичну службу.

Якщо виконання цієї функції покладається на інший підрозділ, то необхідно зазначити, що юридична служба надає йому методичну допомогу з цих питань.

Слід визначити форму ведення обліку нормативних актів (за допомогою картотеки, електронно-обчислювальної техніки тощо).

Необхідно також передбачити правила ведення контрольних екземплярів відомчих нормативних актів та їх збірників.

Структурним підрозділам міністерств, інших органів рекомендується здійснювати юридичний облік та зберігання нормативних актів, що до них надходять та відносяться до їх діяльності. Ведення цієї роботи доцільно покласти на одного з працівників відповідного структурного підрозділу.

Порядок обліку та зберігання актів, що надходять в структурні підрозділи, визначається у вищезгаданому акті з врахуванням Рекомендацій з питань підготовки, подання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, а також Методичних вказівок, схвалених постановою колегії Мінюсту України від 25.12.87 №112.

Відповідно до цих Рекомендацій у такому ж порядку повинно бути організовано облік нормативних актів і на підприємствах та в організаціях системи.