22 Деловые переговоры

Деловые переговоры проводятся между сотрудниками разных организаций (фирм). При проведении деловых переговоров главным является учет интересов сторон.

Искусство ведения деловых переговоров формируется с опытом. Основной задачей подготовки деловых переговоров является разработка концепций.

К числу критериев актуальности деловых переговоров относятся: профессиональные нормы; моральные принципы; известные аналоги.

В число ошибок, допускаемых при проведении деловых переговоров, входит: отказ от детального планирования; отказ от делового этикета; отказ от учета интересов сторон.

К числу функций деловых переговоров относятся: информационная, коммуникативная, контрольная, рекламная, отвлекающая.

Последовательность элементов структуры деловых переговоров: введение в проблематику – характеристика проблемы – изложение позиции – ведение диалога – решение проблемы – завершение.

В цели деловых переговоров входит координация совместной деятельности; заключение договоров; установление деловых связей

Одним из эффективных методов является метод принципиальных переговоров, разработанный в рамках Гарвардского проекта по переговорам. Метод состоит в создании социально-психологических условий для поиска решения, обоснованного объективными нормами: инструкциями, юридическими законами или принятыми договоренностями. Применение данного метода требует жесткого подхода к рассмотрению существа дела и мягкого подхода к отношениям между участниками переговоров. Принципиальные переговоры создают возможность достичь необходимой цели и остаться при этом в рамках приличий, сохранив позитивные взаимоотношения с партнерами.

Необходимо разделить предмет обсуждения (проблему переговоров) и анализ человеческих отношений. Если появилось непонимание, следует сделать «коммуникативную паузу» и некоторое время посвятить прояснению отношений.

Необходимо помнить, что люди проявляют предубежденность и склонны видеть то, что хотят увидеть. Из обширного объема информации они выделяют то, что подтверждает их предварительные представления, и, наоборот, не обращают внимания на то, что ставит под сомнение их мысли.

В случае если деловые переговоры зашли в тупик, рекомендуется использовать переломные вопросы.

23 Презентация

Презентация – это представление фирмы, какой-либо персоны, продукта или услуги аудитории с целью последующей продажи. Презентацию обычно устраивают для того, чтобы убедить аудиторию создать или пересмотреть позицию или мнение по поводу чего-либо или же предпринять или воздержаться от каких-либо действий или решений.

Типы презентаций: доклад на совете директоров, выступление на совещании, изложение позиции на переговорах, изложение проекта и задач подчинённым, интервью, вступительное слово и приветствие.

Структура выступления: 1.Основная мысль, 2. Альтернативы и аргументация в пользу предлагаемого решения, 3. Завершение, выводы, повторение главной идеи.

В зависимости от целей существует несколько типов презентаций.

1. Презентация с целью создания имиджа фирмы или конкретного лица и их рекламы. Это может быть презентация новой фирмы или фирмы или ее представительства на новом рынке, ежегодная презентация достижений какой-либо организации, презентация нового лица той или иной организации.

2. Презентация товара или услуги. Проводится, как правило, с целью ознакомления потребителей с их принципиально новыми качествами или усовершенствованиями.

3. Презентация проекта. Имеет целью представить и продать идею, с помощью которой можно создать нечто новое и получить прибыль. Например, покупка банком контрольного пакета акций.

4. Презентация выполненных работ или презентация предстоящей работы (отчет о выполненной работе или доклад о перспективах на будущее).

К правилам грамотной презентации относятся следующие положения.

1. Одновременно следует представлять только одну идею (проект, товар). Нужно добиться, чтобы ее купили, и только затем переходить к следующей.

2. Быть предельно конкретным.

3. Помнить о своей основной цели.

4. Говорить на одном языке с аудиторией. Использовать обратную связь.

5. Реагировать на эмоции аудитории, вовлекать слушателей в процесс презентации.

Психологический рецепт успешной презентации состоит из двух этапов - привлечение внимания слушателей и удержание внимания.

Для привлечения внимания крайне важны первые 1 - 2 минуты выступления. Так как за это короткое время невозможно подробно рассказать о сути коммерческого положения, то рекомендуется, для того чтобы заинтересовать а торию, рассказать о себе (персонализация) простые факты, интересные для всех слушателей (создание общности), либо выдержать паузу (эффект неожиданности).

Важно также использовать психологические приемы:

- апелляция к личному опыту (идентификация слушавшего докладчиком);

• усиление, гиперболизация (допускается небольшое преувеличение) значимости информации;

• наглядность и применение визуальных материалов (слайдов, графиков, таблиц), использование презентируемого товара в качестве реквизита и раздаточных материалов - «узелки на память» для слушателей;

• исключительно важно поддерживать непрерывный глазной контакт с аудиторией.

Слушатели не должны терять зрительный контакт с докладчиком больше чем на 10 секунд. Удобно выделить среди слушателей несколько наиболее заинтересованных лиц, с которыми и поддерживать постоянное непосредственное общение (зрительный контакт с отдельными слушателями по 3 - 5 секунд). Еще лучше, если это будут знакомые лица (группа поддержки, или прием «наличие друзей среди публики»).

К этому добавим такие приемы, как:

• личная заинтересованность - как выступающего (вовлеченность), так и аудитории;

• образность словесного представления информации (апелляция к правополушарному восприятию);

• вера в сказанное - убежденность и искренность (интимность, по Э.Берну).

• отсутствие сомнений и колебаний при выступлении, уверенность в себе, ассертивность (для достижения последнего коммуникатор должен владеть навыками саморегуляции, уметь справиться с волнением, преодолеть естественный страх публичного выступления, а значит, научиться не бояться самого себя, не бояться потерять контроль над собой и ситуацией, быть открытым и свободным для импровизации).

Актуальны нестареющие рекомендации Д.Карнеги: начинать речь с сильным и настойчивым стремлением достичь своей цели, твердо знать то, о чем собираетесь говорить, проявлять уверенность, практиковаться.

Шесть правил Цицерона (в изложении Р.Хоффа) можно представить как отдельные, закономерно сменяющие друг друга составные части структуры публичной речи презентации:

• введение служит для того, чтобы добиться внимания;

• факты - материал для обсуждения;

• разделение - это согласие или несогласие: аргументы «за» и «против»:

-доказательства (аргументы «за»);

• опровержение (аргументы «против»);

• вывод (окончательное убеждение аудитории).

Использование подобной структуры презентации обосновано самой внутренней логикой передачи информации слушателям вначале - привлечение внимания. Затем - изложение фактов, оставляющих за собой фон для последующей работы или «информацию для размышления». Последующие аргументы «за» и «против» - способствуют разделению аудитории соответственно на согласных и несогласных. Дальнейшее открытое обсуждение аргументов «против» уменьшает количество противников. На поведение слушателей во время презентации в. следующие факторы:

• численность аудитории;

• взаимоотношения слушателей друг с другом (случайно выбранная группа или хорошо знакомые люди) и с ведущим ли он известен аудитории раньше);

- интерьер и пространственная организация аудитории (степень комфортности для слушателей, пространственное расположение мест, характер взаимного расположения аудитории и ведущего).

Существуют разные подходы к классификации численности аудитории. С точки зрения психотерапевтического подхода можно выделить следующие типы аудитории: малая, или психотерапевтическая (до 30 человек); средняя, или «лекционная» (до 100 человек); большая, или «зрелищная» (более 100 человек).

Для больших аудиторий оптимален официальный стиль коммуникации. Характеристики коммуникации: максимум ораторского искусства и использования визуальных средств, и минимум вопросов.

Для малой аудитории удобно общение непосредственное, как бы неформальное, активный диалог со слушателями (интерактивный подход).

Лучшее время проведения презентаций вторая половина дня.

Строгая регламентация процедуры проведения характерна для презентации публичной. Диалогический, разговорный характер носит презентация приватная.

Критическая оценка объекта презентации в большей степени свойственна аудитории небольшого размера.

На острые, «неудобные» вопросы, заданные во время презентации, отвечать следует после встречи, в индивидуальном порядке.

При камерной презентации решающим фактором является возникающая социальная связь.

К числу существенных параметров публичных презентаций относятся коммерческая эффективность, качество продукта, новизна решения.

Последовательность элементов структуры приватной презентации: выбор и оценка клиента – характеристика представляемой фирмы – анализ качества предлагаемого товара – нейтрализация сомнений клиента – приглашение к сотрудничеству.