14 Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, указание, инструкция, постановление и др. Распорядительные документы относятся к текстам-аналогам. Заголовок, имеющий структуру предлог О + название управленческого действия+ указание на объекте этого действии, является реквизитом организационно-распорядительных документов.

Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.

Приказ является самым распространенным жанром распорядительных документов. Он издается по основным вопросам, а именно по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации и т.д. Текст должен иметь заголовок. В текстах приказов не допускаются сокращения. В приказе находит отражение указание на исполнителя, срок исполнения, контроль за исполнением, предписываемое действие.

Последовательность элементов содержания приказа может быть представлена следующим образом: исполнитель – срок исполнения – предписываемое действие – контроль за исполнением.

Текст состоит из двух взаимосвязанных частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Пересказ акта вышестоящего органа, во исполнении которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть в тексте приказа факультативна.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, приказываю, которое печатается прописными буквами. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме (подготовить, организовать..)

По оперативным вопросам издаются распоряжения, указания. Распорядительные документы относятся к текстам-аналогам.

Правовой акт, принимаемый некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами – постановление. Акт управления государственного органа, изданный в рамках присвоенной данному органу компетенции, имеющий обязательную силу для тех, к кому он адресован, - распоряжение.

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение фактов и событий. Справки делятся на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удоставеряющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной платы и т.д.

15 Административно-организационные документы

Деятельность любой организации сопровождается составлением разных видов документов: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего распорядка или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция, договор, планы, правила, отчеты и др.

Договор (контракт) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных трактовок, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов организаций-контрагентов.

Составными частями договора являются:

• название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

• дата, место составления, номер;

• наименование сторон (полные и сокращенные названия организаций);

• предмет договора (контракта);

• общая сумма договора, цена за единицу товара;

• условия и сроки поставки, перевода, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета;

• определение согласованных и заранее оцененных убытков, санкции за невыполнение принятых обязательств, форс-мажорные обстоятельства;

• качества, вес поставленного товара, чертежи и техническая документация;

• порядок сдачи/приема выполненных работ;

• гарантии инспектирования, порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон;

• подписи должностных лиц;

• печати фирм-контрагентов.

Нормы и требования, обязательные для выполнения, устанавливаются в правилах. Такой вид административно-организационного документа, как положение, определяет структуру, функции, компетенцию органа или системы органов.

Инструкция определяет нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Последовательность элементов содержания положений, правил, инструкций можно представить в следующем виде: наименование учреждения, выпустившего данный документ – гриф утверждения – заголовок – констатирующая часть – основной текст – подпись лица, подготовившего проект документа – дата.