Діловодство Структура ділового листа

Ділові листи включають в себе усі види комерційних листів, запити, відповіді на запити, акредитиви, рахунки-фактури, консаменти, векселі або робочі документи, акредитиви страхування, пояснювальні листи, замовлення, листи пакування, листи відправки, листи доставки, пропозиції, письмові скарги, відповіді на вищезазначені види, і т.д.

Діловий лист має бути якомога коротшим, зрозумілим, ввічливим, доброзичливим і його мова має бути простою.

Правила і традиції діловодства змінюються з часом, але деякі основні принципи написання комерційного листа залишаються без змін.

Приватний діловий лист пишеться від руки, кожен абзац починається з нового рядка. Але якщо лист відправляється з організації, то друкується на бланку цієї організації. У цьому випадку немає необхідності використовувати відступ лінії. Лист складається з наступних елементів: заголовок, дата, адреса, текст звернення, підпис.

Лист може бути надрукований на бланку організації. Будь-яка форма має бланки друковані топографічно.

Бланк носить назву організації або фірми, якій відправляється цей лист, його адреса, адреса для телеграм, телефон, телекс, факс. Якщо ви не використовуєте форму, пишете свою адресу (в якості відправника) у правому верхньому куті листа. Тут не вказуєте ваше ім'я, воно буде вказане під вашим підписом. Українські імена зовнішньоторговельних організацій, не перекладаються іноземними мовами. Вони пишуться латинськими літерами англійської транскрипції. Ваш номер телефону може бути написаний нижче. Дата ставиться справа зверху (під вашою адресою, якщо лист написано друкованому фірмовому бланку). У Великобританії дата може бути вказана наступним чином: 7-го квітня 19 ... або 23 березня, 19 ... У США це зазвичай записується так: Квітень 7, 19 ... Як правило, перед адресою одержувача вказується посилання, яке відправник просить вказати у відповіді на лист. Загальне посилання являє собою ініціали особи, яка писала листа і тих, хто друкував його.

У зразках листів під посиланням наводиться наступне: Наше посиланя: MRE/JNK - (у першому листі)

Ваше посилання: BAT/SN - (у другому після того, як відповідь була отримана)

MRE - ініціали автора листа (М.Р.Ериксон)

JNK - ініціали друкаря.

Адреса одержувача (внутрішня адреса) пишеться зліва вгорі, під посиланням. Нижче пишеться назва фірми, під якою вказується номер будинку, вулиця, місто чи поселення, штат або країна, останнім елементом є країна. Звертання пишеться у лівій частині (не в центрі). Звертання "Шановний пане" доречно, коли ви пишете з реальній людині, яку ви не знаєте, якщо ж ви знаєте цю людину, ви повинні написати "Дорогий містер Джонс", наприклад. Якщо лист адресовано фірмі, звернення повинне бути "Шановні панове". У сучасному діловому листуванні є зайвим використання будь-яких інших форм ввічливості.

Як було сказано вище, текст листа повинен бути максимально коротким, простим і ясним. У підписці вираз "З повагою" зазвичай використовується, якщо ви не знайомі з особою (особами) або "З щирістю", якщо ви пишете людині (жінці), яку ви знаєте, щонайменше, по переписці. В американській англійській вищевказані вирази використовуються рідко. Більш поширеними є вирази "Щиро ваш" або просто "Щиро", а іноді "Вельми щиро ваш". Підпис проставляється від руки над іменем автора. Не обов'язково, вказувати вашу позицію, якщо поряд з підписом є дві букви "p.p". (за про) це означає, що лист є "гарантією". Заголовок може бути написаний над основним текстом листа. Заголовок зазначає стислий зміст листа або його предмет. Якщо якийсь матеріал додається у листі, слова "Додаток" ("Додатки") пишуться в лівому нижньому куті листа. Ви можете також використовувати вираз "Ми докладаємо".

Active Vocabulary

inquiry – запит

invoice – рахунок-фактура

reference – посилання

draft – перевідний вексель

insurance – страхування

order – замовлення

letter of complaint – письмова скарга

offer – пропозиція

by warrant – за довіреністю

Banking service

The various services provided by banks are summarized below. - The provision of safe deposit facilities for money and valuables. - The lending of money: this is the most profitable activity of the banks and the one which provides most of their income. - The provision of efficient money transmission services e.g. cheques, credit cards. - A credit card enables the holder to buy goods and repay the credit card issuer at a later date.

- A loan is an amount money borrowed from the bank which must be repaid at a fixed rate of interest. - A mortgage is a loan to buy property - An overdraft is a loan made by a bank to a customer with a purpose taking out

more money than is actually in a bank account.

- A foreign exchange service is the facility to change money from one currency to another.

In addition to these basic functions, modern banks provide a wide range of other financial services.

Opening a bank account

Nearly 100 Ukrainian Banks are authorized to deal in foreign currency. The process for opening a bank account in Ukraine is regulated by the May 1996 National Bank of Ukraines NBU instruction On the Procedure of Opening Accounts in the National or Foreign Currency of Ukraine. Holders of hard currency accounts must also have another account denominated in hryvnia, the Ukrainian currency.

Types of Accounts

Several types of bank accounts are authorized under the NBU instruction. There are several accounts categories for individuals and commercial entities and one for those that are not fully resident in Ukraine. Resident entities are entitled to maintain settlement, current, loan, deposit, and budget accounts. The settlement account is used to make payments that are allowed in the account holders charter. It can also be used to transfer funds to and from foreign entities. Companies usually open at least two settlement accounts, one in a hard currency, and another in domestic currency. Current accounts are essentially the same as settlement accounts but are intended for use by non-commercial entities. Loan accounts are for administering borrowed or loaned funds. The deposit account is used as a savings account. The budget account is for receiving funds from Ukrainian government authorities.

Opening an account is relatively inexpensive, the cost depending on the bank and the type of account. Hard currency accounts can cost up to $150. Fees for opening hryvnia accounts are lower.

Active Vocabulary

capital good - засоби виробництва, товари виробничого призначення

portfolio - портфель цінних паперів

fixed rate of interest – фіксована процентна ставка

derivate instrument - похідний інструмент

future – фючерс

option - угода з премією

swa - своп, обмін активами чи зобовязання