6.2.2. Система «1с-Рарус» на платформе «1с: Предприятие 8.0»

Работа современного отеля невозможна без системы, позволяющей: заниматься оперативным, финансовым и управленческим учетом; планированием; получать своевременную аналитику о состоянии всех подразделений. Сегодняшние заказчики программных продуктов хотят иметь возможность контролировать и планировать работу персонала, интегрировать в единую систему все сферы деятельности гостиницы: бухгалтерию, рестораны, бары, а также сектора, оказывающие дополнительные услуги гостям. Вести учет телефонных разговоров, использовать системы электронных замков. Важным требованием стала возможность проводить аудит и получать достоверную отчетность для менеджеров и собственников гостиницы. Большинство программных продуктов автоматизации гостиниц имеет стандартный набор функций:

• автоматизация работы портье, администраторов;

• службы бронирования;

• подключение фискальных регистраторов;

• работа с драйверами ККМ и системами электронных замков;

• телефонными тарификаторами и т.д.

Универсальный ключ гостя. На время проживания в отеле карта-ключ для гостя становится больше чем просто устройство, отпирающее дверь его номера. Карта представляет собой:

• личный идентификатор;

• универсальное средство платежа;

• дисконтную карту в едином лице.

При поселении в отель каждому гостю выдают персональный электронный ключ для входа в номер. После регистрации гостя, в системе на специальное устройство для кодирования карточек автоматически отправляется команда с параметрами проживания данного гостя. Администратору гостиницы достаточно вставить карточку и получить готовый ключ. Такой ключ имеет индивидуальный код и позволяет входить в номера только авторизованным пользователям и не дает доступ тем, кому это запрещено. Это гарантирует безопасность гостей, сохранность личных вещей и ценностей. Предъявление карты не служит свидетельством законного нахождения в гостинице, так как на ней не указываются никакие данные гостя, и нет фотографии. Она не подтверждает, что человек предъявляющий карту гостя является ее истинным владельцем. Но если у сотрудников гостиницы возникли сомнения относительно гостя, то с помощью карты можно его авторизовать в системе и убедиться, что карта выписана на номер, в котором проживает в данное время этот гость. На электронных ключах нет данных о госте. Нет фамилии и имени, номера проживания. Только закодированные даты заезда и выезда из гостиницы. Не очень красиво выдавать гостям просто чистую белую карточку, многие гостиницы используют ее как средство рекламы. На ней может содержаться информация о расположении гостиницы и транспорте, с помощью которого можно добраться, номера телефонов и адрес электронной почты, а также информация о вспомогательных службах и дополнительных услугах. Некоторые производители систем электронных замков печатают на картах свои логотипы и рекламу. Карты многоразовые, и после того как при выезде гость сдал карту, ее можно тут же назначить новому гостю. Циклов перезаписи, как правило, несколько сот тысяч. В памяти замка хранятся последние 100 открываний, позволяя узнать, кто и когда открывал этим ключом дверь. Если в системе предусмотрена дополнительная опция контроля доступа, то администрация может получать информацию о том, кто и когда входил в номер, кто и какие изменения вносил в систему, кто кому какой ключ регистрировал.

Система «1С-Рарус» на платформе «1С: Предприятие 8». Позволяют в кратчайшие сроки и с минимальными затратами обеспечить взаимодействие с более чем 50 программными продуктами на этой же платформе, предназначенными для различных отраслей экономики. В программах реализован обмен данными с «1С: Бухгалтерией версии 8.0» и ресторанным фронт-офисом. Можно максимально быстро обеспечить взаимодействие с другими программными продуктами фирмы «1С». Благодаря единой платформе осуществляется корректный обмен информацией между несколькими гостиницами, принадлежащими одной сети, что значительно облегчает работу менеджеров по составлению сводной и консолидированной отчетности, помогает более эффективно управлять денежными средствами, контролировать и планировать работу персонала и оперативно реагировать на проблемы. Процедура регистрации гостей значительно упрощена: портье в программе формирует документ «Размещение», в котором указывает период проживания гостя, его фамилию, имя, отчество, паспортные и другие необходимые данные. На основании одного этого документа можно сформировать и распечатать все необходимые бланки. Гость только проверит и подпишет все нужные бумаги.

Регистрация иностранных туристов. Регистрация иностранцев строго регламентирована Федеральным законом «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», и в программных продуктах, ориентированных на строгое исполнение данного закона, предусмотрено заполнение всех надлежащих документов. В соответствии с требованиями закона, при размещении в гостинице иностранного гражданина необходимо, кроме оформления стандартных форм для регистрации, сделать запись в «Журнал регистрации иностранных граждан» и распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания». Если при заполнении данных гостя в строке «Гражданство» указана страна, отличная от России, то программа автоматически предложит сделать запись в «Журнале регистрации иностранных граждан». А после его заполнения предложит распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина». Впоследствии «Уведомление о прибытии иностранного гражданина» администрация гостиницы обязана передать в органы Федеральной миграционной службы, а записи в «Журнале регистрации иностранных граждан» при проверках служат подтверждением достоверности переданных в ФМС сведений.

Что заносится в карточку гостя? Карточка гостя выдается клиенту после регистрации, и в ней обычно указаны наименование гостиницы, фамилия, имя, отчество гостя, паспортные данные, дата заезда, дата и время выезда, номер и его стоимость. По сути, карточка служит пропуском, который гость предъявляет портье и служащим на этажах, чтобы подтвердить свое законное пребывание в гостинице.

Многие гостиницы используют карту гостя как средство рекламы. В ней может содержаться информация о расположении гостиницы и транспорте, с помощью которого можно до нее добраться, номера телефонов и адрес электронной почты, а также информация о вспомогательных службах и дополнительных услугах. Для иностранных гостей это еще и возможность быстро и без проблем оформить нужные документы, получить на руки отрывной талон «Уведомления о прибытии иностранного гражданина» с отметкой миграционной службы и спокойно заняться своими делами или отправиться на экскурсию по городу. При использовании в гостинице систем автоматизации, предлагаемых компанией «1С-Рарус», после регистрации в программе формируется «Лицевой счет», на котором отражаются все начисленные гостю услуги. Клиенту вручается электронная карта, с помощью которой он может пользоваться всеми услугами гостиницы в кредит, не заботясь об оплате наличными, и рассчитаться за все услуги отеля при выезде или в любой другой удобный для него момент. Кроме того, в программах существуют специальные, очень выгодные для постояльцев системы скидок (например, для длительно проживающих гостей - по количеству ночей) и бонусные системы («Частый гость», «Любимый номер»), которые сложны для вычисления, и применение их без автоматизации в гостинице практически невозможно.

В автоматизированных системах для гостиниц все данные о гостях накапливаются в специальных журналах, в которых хранится история проживания постояльцев: когда гость проживал ранее, в каком номере, сколько дней и т. д. Сохраняются все сведения о госте: паспортные данные, домашний адрес, телефон и прочее. Такая система хранения позволяет при повторных заездах гостя не тратить время на заполнение его персональных данных. Достаточно ввести фамилию, и программа осуществит идентификационный поиск. В случае если гость с такой фамилией проживал в отеле ранее, то откроется список подходящих гостей, с указанием фамилии и паспортных данных и в отдельной таблице будут видны история проживания и активные бронирования гостя.