7. Создание таблицы.

Таблицы широко используются для более наглядного представления данных в деловой корреспонденции, для упорядочения расположения сведений, содержащихся в документе. Таблица позволяет красиво разместить абзацы друг относительно друга или относительно иллюстраций. Табличные данные вводятся в ячейки, которые образуются при пересечении строк и столбцов. В ячейку можно поместить любой объект документа: текст, графику и т.п. Чтобы вставить таблицу в документ, курсор устанавливается в то место, куда необходимо вставить таблицу. А затем можно воспользоваться одним из трёх способов:

1. Выбрать команду Таблица - Добавить таблицу. В окне «Вставка таблицы» в соответствующих полях задать число столбцов таблицы, число строк и ширину столбца, запись «Авто» означает, что будут созданы столбцы одинаковой ширины между левым и правым полем страницы. Незаполненная таблица будет вставлена в документ после нажатия кнопки ОК.

2. Нажать кнопку «Добавить таблицу» на Стандартной панели инструментов. Появится окно, в котором, удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо выделить квадраты, определяющие количество строк и столбцов в создаваемой таблице (максимальный размер таблицы 4×5).

3. Выбрать команду Таблица - Нарисовать таблицу. Мастер рисования таблиц позволяет путем перемещения мыши с нажатой кнопкой создавать таблицы самой замысловатой формы, в том числе таблицы с расщепленными и объединенными ячейками.

Для изменения ширины столбца или таблицы указатель мыши устанавливается на линии границы столбца и перемещает ее на требуемое расстояние, удерживая нажатой кнопку мыши.

С помощью меню Таблица и контекстного меню с таблицей можно осуществить следующие преобразования:

1. удалить (добавить) ячейки (столбцы, строки);

2. объединить (разбить) ячейки;

3. выровнять (или задать) высоту строк (ширину столбцов);

4. осуществить сортировку по алфавиту;

5. задать формулу для ячейки;

6. изменить границы и заливку таблицы;

7. осуществить автоформат таблицы.

При оформлении таблицы можно использовать один из стандартных стилей или можно самому задать, какие следует провести границы при печати, какого они должны быть цвета и толщины, как закрасить ячейки. Команда Таблица - Автоформат позволяет использовать стандартные стили, цвет и заливку для профессионального оформления таблицы.

8. Вставка рисунков.

Вставку рисунка можно осуществить выполнив:

1. Вставка – Рисунок - Картинки. В этом случае будет предложена библиотека картинок пакета Microsoft Office;

2. Вставка – Рисунок - Из файла. Диалоговое окно предлагает Вам выбрать файл с рисунком;

3. Можно проделать операции с буфером обмена;

4. Если нужно ввести рисунок со сканера, необходимо выполнить Вставка – Рисунок - Со сканера.

5. Если необходим элементарный рисунок его можно создать, выполнив Вставка – Рисунок - Автофигуры.

Вставленный объект можно изменять, щелкнув дважды левой клавишей мыши, либо выполнив команду «Изменить».

9. Использование диаграмм для оформления документов.

Для построения диаграмм в документах Office предназначено приложение MS Graph.

При построении диаграммы необходимы данные, которые предполагается представить в графическом виде. Фактически MS Graph строит диаграммы из собственной таблицы данных. В эту таблицу данных для могут быть введены одним из следующих способов:

1. Выбраны из таблицы, содержащейся в документе MS Word.

2. Введены в таблицу данных MS Graph непосредственно.

3. Импортированы из MS Excel, Lotus 1-2-3 или из текстового файла.

4. Считаны из существующей диаграммы MS Excel.

MS Graph позволяет создавать нижеописанные типы диаграмм:

1. Линейчатая (двух- и трехмерная)

2. Гистограмма (двух- и трехмерная)

3. С областями (двух- и трехмерная)

4. График (двух- и трехмерная)

5. Круговая (двух- и трехмерная)

6. Кольцевая

7. Радар

8. XY-точечная

9. Трехмерная поверхность

У каждого типа диаграммы, как у плоской, так и у объемной существуют несколько форматов. Всего в MS Graph насчитывается более восьмидесяти встроенных форматов диаграмм.

Все диаграммы строятся на основании следующего набора основных элементов:

1. Серии (ряды данных)

2. Оси координат

3. Деления

4. Подписи делении

5. Цена деления

6. Легенда

7. Заголовки

Ряд данных.

Набор связанных между собой элементов данных, соответствующий одному столбцу или одной строке таблицы данных. Каждому из рядов на диаграмме соответствует отдельный цвет и/или способ обозначения. Диаграммы всех видов, кроме круговой, могут содержать несколько рядов данных.

Ось

Линия, проходящая вдоль одной из сторон области построения и обеспечивающая возможность привязки точек диаграммы к числовым значениям, а также позволяющая сравнивать величины между собой. На большинстве диаграмм данные откладываются вдоль вертикальной оси (y), а категории — вдоль горизонтальной (x).

Деления и подписи делении.

Деления выглядят как небольшие засечки на осях, аналогично делениям на обычной линейке. Их подписи определяют категории данных, значения или ряды. Подписи делении содержатся в специально предназначенных для них ячейках таблицы данных.

Цена деления.

Расстояние между делениями на координатной оси. Цена деления определяет масштаб диаграммы. Под масштабом диаграммы понимается диапазон изменения величин по одной из осей, а также цена деления.

Легенда.

Область, позволяющая сопоставить каждому из рядов данных на диаграмме цвет и стиль оформления.

Заголовки в диаграммах.

Описательный текст, располагающийся вдоль осей или по центру в верхней части диаграммы.

Подпись данных.

Подпись данных содержит дополнительные сведения об элементе данных. Подпись может быть сопоставлена отдельной точке, ряду данных или всем элементам диаграммы.

Маркер данных.

Полоса, область, точка, сегмент или другой объект на диаграмме, соответствующий одному значению или величине из одной ячейки таблицы данных. Набор связанных элементов данных составляет ряд диаграммы.

Область диаграммы.

Вся диаграмма целиком вместе со всеми элементами.

Область построения

Для двухмерных диаграмм область построения ограничена осями и содержит ряды данных. Для трехмерных диаграмм это область, ограниченная осями и содержащая ряды данных, названия категорий, подписи делений и осей.

Сетка

Линии сетки проводятся через деления на осях диаграммы и облегчают работу с данными.

Планки погрешностей

Графические полосы, размер которых отражает возможные ошибки (или степень неопределенности) для каждой точки в ряду данных. Вертикальные планки погрешностей могут быть добавлены на двумерные заполненные диаграммы, гистограммы, линейчатые диаграммы, графики и пузырьковые диаграммы. Графики и пузырьковые диаграммы также могут быть снабжены горизонтальными планками погрешностей. Планки погрешностей могут быть выделены и отформатированы как группа объектов.

Стенки и основание

Области, ограничивающие диаграмму и создающие для нее объемный эффект. И стенки, и основание размещаются в области построения.