Тема 3 Документирование.

Вопросы:

1. Понятие документа и документации. Реквизиты и порядок составления документов.

2. Классификация, унификация и стандартизация документов. Организация документооборота.

1.Документ – письменное св-во с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Основа информационной системы предприятия. В бух. учете все прошедшие операции оформляются документами, т.к. бух. документ свидетельствует о совершении операционного хоз. факта. Оформление хоз. операций документом называется документацией. Бух. документация представляет собой первичные бух. документы, учетные регистры, бух. отчетность. Одним из приемов бух. учета является документирование – элемент метода бух. учета, заключающийся в оформлении хоз. операций документами или ведением документации.

Документы, это основа бух. учета, т.к. без них не производиться ни одна запись в учете. Документы имеют экономическое и юридическое значение которое заключается в следующем:

1) документы обеспечивают необходимой информацией систему управления, на их основе даются задания, осуществляется фиксация и контроль за соблюдением таковых.

2) выполняют контрольную функцию в сохранности имущества и контроль их движения.

3) большое значение документы имеют в обеспечении законности и целесообразности в совершении хоз. операций, выполняя контрольную и воспитательную функции.

4) документы являются доказательством о совершении операций, имеют юридическое значение. являясь доказательством при рассмотрении спорных вопросов.

5) документы обеспечивают полноту, точность и объективность учета.

Как правило бух. документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанной в типографии, в отдельных случаях для внутреннего пользования составляют произвольную форму, но все они содержат определенные реквизиты.

Реквизит – нужное, требуемое. В бух. документе это необходимый элемент без которого документ теряет юридическую силу.

Основным обязательным реквизитом в соответствии с Положениями о бух. учете и отчетности в РФ являются:

1) название документа.

2) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хоз. операции и правильность ее оформления.

3) код формы.

4) дата составления

5) содержание и условие выполнения хоз. операции и основание для ее совершения.

6) измерители в натуральном и денежном выражении.

7) подписи лиц ответственных за выполнение хоз. операции.

В зависимости от специфики операций могут быть и другие реквизиты. Порядок оформления документов:

- документы составляют на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, а свободные места прочеркивают.

- записи делают чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, но не карандашом.

- в денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

- руководитель и гл. бухгалтер утверждают список лиц имеющих право подписи документов.

- помарки и подчистки недопустимы. Если сделана ошибка, то ее необходимо тонко зачеркнуть, сверху написать новый текст и сделать оговорку исправленного с подписью и датой.

2.Классификация, унификация и стандартизация документов. Организация документооборота.

В настоящее время документы классифицируются по признакам:

1) по назначению

а) распорядительные (распоряжения, чеки, доверенности).

б) накопительные – содержат сведения о совершаемой операции, составляются в момент или после ее совершения (акты)

в) учетного бухгалтерского оформления – составляется в бухгалтерии для проверки учетных записей (ведомости, бух. справки).

г) комбинированные – одновременно сочетают несколько назначений.

2) По месту составления:

а) внутренние – внутри предприятия

б) внешние – за его пределами (с/х).

3) По объему содержания.

а) первичные – отражают операции в момент их совершения (накладные. акт приема передачи основных средств).

б) сводные – составляются после совершения операции на основе первичных (кассовая книга, группировочные ведомости).

4) По способу использования.

а) Разовые – оформляют одну или несколько однородных операций одновременно Р.К.О. / П.К.О.

б) Накопительная – для накопления однородных операций за определенный период времени. Журнал учета надоя молока, учетный лист тракториста машины.

4. По содержанию учитываемых операций: