Структура персонала организации

 

Понятие структуры персонала и ее виды

     Персонал предприятия представляет собой совокупность ра­ботников определенных категорий и профессий, занятых единой производственной деятельностью, которая направлена на полу­чение прибыли или дохода и удовлетворение своих материаль­ных потребностей.

     Основными характеристиками персонала организации явля­ются:численность и структура.

      Численность персонала организации зависит от характера, масштаба, сложности, трудоемкости производственных (или иных) и управленческих процессов, степени их механизации, ав­томатизации, компьютеризации. Эти факторы определяют ее нор­мативную (плановую) величину. Более объективно персонал ха­рактеризуется списочной (фактической) численностью, т.е. числом сотрудников, которые официально работают в организа­ции в данный момент.

     Структура персонала организации — это совокупность отдель­ных групп работников, объединенных по какому-либо признаку, и может бытьстатисти-ческой и аналитической.

     Статистическая структура отражает распределение персонала и его движение в разрезе занятости по видам деятельности, а также категорий и групп должностей. Так, выделяется персонал основных видов деятельности (лица, работающие в основных и вспомогательных, научно-исследовательских и опытно-конструк­торских подразделениях, аппарате управления, занятые создани­ем продукции, услуг или осуществляющих обслуживание этих процессов) и неосновных видов деятельности(работники жилищно-коммунального хозяйства, социальной сферы). В свою очередь, все они подразделяются на категории: руководителей, специалистов, других служащих (технических исполнителей), рабочих.

     Аналитическая структура подразделяется на общую и частную. В разрезе общей структуры персонал рассматривается по профессии, квалификации, образованию, полу, возрасту, стажу работы. Частнаяструктура отражает соотношение отдельных групп работников, например «занятые тяжелым тру­дом с помощью простейших приспособлений и без них», «заня­тые на обрабатывающих центрах» и т.д.

 Классификация персонала

     По признаку участия в производственном или управленческом процессе, т.е. по характеру трудовых функций, занимаемой должности, персонал подразделяется на следующие категории:

   • руководители, осуществляющие функции общего управле­ния. Их условно подразделяют на три уровня: высший (организа­ции в целом — директор, генеральный директор, управляющий и их заместители),средний (руководители основных структурных подразделений — отделов, управлений, цехов, а также главные специалисты), низовой (работающие с исполнителями — руково­дители бюро, секторов; мастера).

        по своим полномочиям руководителей можно под­разделить налинейных и функциональных.

     Линейные выполняют все обязанности по руководству производством и людьми.

     Фун­кциональные выполняют только одну из функций управления (контроль  качества, планирование и т.п.). На промышленных предприятиях называют обычно главными спе­циалистами (главный инженер, главный экономист, главный конструктор, главный технолог, главный контролер, главный механик и др.).

     К числу руководителей относят­ся лица, занимающие должности менеджеров, в том числе менед­жера по персоналу;

      • специалисты — лица, осуществляющие экономические, ин­женерно-технические, юридические и другие функции. К ним относятся экономисты, юристы, инженеры-технологи, инжене­ры-механики, бухгалтеры, диспетчеры, аудиторы, инженеры по подготовке кадров, инспектора по кадрам и др.;

      • исполнители (технический персонал и рабочие), которые непосредственно создают материальные ценности или оказывают услуги производственного характера. Технические исполнители (обслуживающий персонал) осуществляют подготовку и оформление документов, учет, контроль, хо­зяйственное обслуживание: агент по закупкам, кассир, секре­тарь-стенографистка, табельщик и др. Различают основных и вспомогательных рабочих.

     в зависимости от выполняемой роли в процессе управления и возлагаемых на персонал должностных обязанностей в соста­веуправленческих кадров, когда выделяют администра­тивный, специальный и вспомогательный персонал.

     Админист­ративный персонал осуществляет важнейшие управленческие функции, решает основные вопросы развития производства, раз­работки стратегических планов и текущей деятельности аппарата управления.

     Специальный персонал участвует в подготовке ре­шений, проведении экономических расчетов, а затем — в реа­лизации принятой стратегии и тактики развития предприятия с учетом рыночных требований.

     Вспомогательный персонал вы­полняет различные технические функции по информационно­му обслуживанию управленческих органов: сбор, обработка, хра­нение и передача информации.

     В отдельную категорию входят работники социальной инфра­структуры, т.е. лица, занятые неосновной деятельностью (куль­турно-бытовым, жилищно-коммунальным обслуживанием персо­нала организации). К ним относятся работники ЖКО; лица, обслуживающие детские сады, базы отдыха и т.п., находящиеся на балансе организации.

     Существует классификация работников предприятия на такие категории, как административно-управленческий и про­изводственный персонал.

     В промышленности руководители, специалисты, другие слу­жащие (технические исполнители), рабочие образуют промышленно-производственный персонал, а работники социальной ин­фраструктуры —непромышленный персонал.

     Деление персонала организации на категории осуществляется в соответствии с нормативным документом — Квалификацион­ным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

     Профессиональная структура персонала организации — это со­отношение представителей различных профессий или специаль­ностей (экономистов, бухгалтеров, инженеров, юристов и т.д.), обладающих комплексом теоретических знаний и практических навыков, приобретенных в результате обучения и опыта работы в конкретной области.

     Квалификационная структура персонала — это соотношение работников различного уровня квалификации (т.е. степени про­фессиональной подготовки), необходимого для выполнения оп­ределенных трудовых функций. В нашей стране уровень квалификации рабочих характеризуется разрядом или классом (например, для водителей), а для специалистов — категорией, разрядом или классом. Например, по уровню квалификации инженеры-конст­рукторы могут занимать должности «главного», «ведущего», «старшего» конструктора I, II и III категории.

     Половозрастная структура персонала организации — это соот­ношение групп персонала по полу (мужчины, женщины) и воз­расту.

     Возрастная структура характеризуется долей лиц соответ­ствующих возрастов в общей численности персонала. При изучении возрастного состава рекомендуются следующие группи­ровки: 16, 17, 18, 19, 20-24, 25-29, 30-34, 35-39, 40-44, 45—49, 50—54, 55—59, 60—64, 65 лет и старше.

    Структура персонала по стажу может рассматриваться двояко: по общему стажу и стажу работы в данной организации. Общий стаж группируется по следующим периодам: до 16 лет, 16—20, 21-25, 26-30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40 лет и более. Стаж работы в данной организации характеризует стабильность трудового коллектива. Статистика выделяет следующие периоды: до 1 года, 1-4, 5-9, 10-14, 15-19, 20-24, 25-29, 30 лет и более.

    Структура персонала по уровню образования (общего и специ­ального) характеризует выделение лиц, имеющих высшее обра­зование, в том числе по уровню подготовки — бакалавр, специа­лист, магистр; незаконченное высшее; среднее специальное; среднее общее; неполное среднее; начальное.

Структурное местоположение кадровой службы в общей системе управления  

Структурное местоположение кадровой службы зависит от сте­пени развития и особенностей организации. Выделяются несколько таких вариан­тов.

Вариант 1: кадровая служба структурно подчинена руководи­телю по администрированию. Основная посылка этого варианта состоит в сосредоточении всех центральных координиру­ющих служб в одной функциональной подсистеме. Выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения.

Вариант 2: служба управления персоналом в качестве штабно­го отдела структурно подчинена общему руководству организации. Преимуществом является близость ко всем сферам руководства организации. Наиболее целесообразна такая структура для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство еще четко не определило статус кад­ровой службы. Однако следует исключить при таком варианте опасность множественной подчиненности противоречивым ука­заниям.

Вариант 3: кадровая служба в качестве штабного органа структурно подчинена высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем на начальных этапах развития орга­низации, когда первый руководитель пытается таким образом поднять статус и роль кадровой службы, хотя иерархический уровень заместителей руководителя еще не готов к восприятию отдела персонала как подразделения, равнозначного второму уровню управления.

Вариант 4: служба управления персоналом организационно включена в руководство организацией (рис.). Этот вариант можно рассматривать как наиболее типичный для достаточно раз­витых фирм с выделением сферы управления персоналом в каче­стве равнозначной подсистемы управления в ряду остальных под­систем управления.

В практике западных фирм выделяется фун­кциональная сфера управления, получившая название «Контрол­линг». Данная сфера управления концентрирует в себе органы, выполняющие функцию координации развития организации, а также общие функции управления. На некоторых фирмах кадровая служба попадает в сферу деятельности «Контроллинга».

 

3. Профессиональный состав службы управления персоналом

 

Требования к составу службы управления персоналом 

В Квалификационном справочнике должностей руководите­лей, специалистов и других служащих эта специальность разделя­йся на должности: «инспектор по кадрам» и «специалист по кадрам». Если первой должности согласно этому справочнику отведена в основном работа с кадровыми документами, то долж­ности «специалиста по кадрам» вменены в обязанность следую­щие виды работ: подбор и расстановка персонала; изучение и анализ штатной структуры предприятия; аттестация сотрудников; создание кадрового резерва предприятия; изучение рынка труда; планирование карьеры сотрудников предприятия; обучение и адаптация персонала; поддержание трудовой дисциплины предприятия; оформление документов о приеме-увольнении сотрудников; составление  методических  рекомендаций  по  деятельности должностных лиц предприятия; оформление документов по периодической отчетности.

Согласно этому же справочни­ку специалист по кадрам должен знать: законодательные и нормативные правовые акты; трудовое законодательство; методические рекомендации по выполняемой работе; структуру и штат предприятия; порядок проведения аттестаций и методы анализа структуры кадров, формирования банка данных работников предприятия;  порядок и источники пополнения кадров; порядок составления отчетности по выполняемой работе; основы психологии и социологии труда, экономики, менеджмента; информационные технологии (средства ПК), средства коммуникации (факс, электронная почта, Интернет); правила и нормы охраны труда; порядок оформления, ведения и хранения кадровой документации.

Базовое образование, согласно тому же справочнику, для этой должности указывается как высшее профессиональное, причем без предъявления требований к стажу. На этом информация oб этой должности в справочнике исчерпывается.

Среди множества личных и профессиональных качеств, которыми должны обладать сотруд­ники службы по управлению персоналом, можно выделить следующие четыре.

1. Знание сферы производства. Сотрудники службы по управ­лению персоналом должны иметь четкое представление о видах выпускаемой продукции и выполняемых услугах, технологии и организации их производства, потребностях основных клиен­тов предприятия, составе и структуре рабочей силы, экономике и финансах предприятия, стратегии и тактике развитии фирмы и отрасли, управлении трудом, производством и персоналам, ме­тодах экономической оценки затрат и результатов, организации заработной платы и т.д.

2. Профессиональные знания в управлении персоналом. Со­трудники службы по управлению персоналом должны иметь глу­бокие теоретические знания и практические умения по таким научным проблемам, как взаимодействие наук о труде и персо­нале, потребности и потенциал человека, эффективность труда и уровень жизни людей, организация и нормирование труда, мо­тивация и стимулирование персонала, планирование карьеры, оценка работников, психология и физиология труда и т.п.

3. Лидерство и управление переменами. Сотрудники службы по управлению персоналом должны уметь определять основные направления развития организации, формулировать стратегиче­ские цели, вырабатывать методы реализации целей, совершен­ствовать работу по управлению персоналом, выбирать оптималь­ные решения в сфере управления человеческим фактором и др.

4. Способность к обучению и развитию. В современном про­изводстве происходит непрерывное совершенствование техники и технологии, форм и методов управления, обновляется выпус­каемая продукция. Способность к повышению профессиональных знаний и развитию творческого потенциала является важнейшим требованием к менеджерам по управлению человеческими ресур­сами.

Менеджер по персоналу, или HR-менеджер (human resources, в переводе с английского означает «человеческие ресурсы»), должен соответствовать следующим требованиям:

» иметь высшее образование (требование по наличию психоло­гического образования встречается реже, приветствуется наличие двух высших, например: психологическое и юридическое);

» опыт работы в аналогичной должности от двух-трех лет;

» хорошее знание Трудового кодекса;

» владение методиками поиска и найма специалистов, хорошее знание рынка труда и рынка кадрового консалтинга;

» навыки разработки должностных инструкций, систем мотива­ции, проведение аттестации сотрудников, формирование кадрового резерва, ротация кадров;

» участие в принятии стратегических решений по развитию компании.

На сегодняшний день существуют следующие должности в подразделениях по управлению человеческими ресурсами.