Коммерческая корреспонденция

Этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений между организациями, предприятиями, фирмами. Знания структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально. Они составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. Во многом от того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо зависит успех будущей сделки. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

Письмо-просьба может содержать просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов и о чем-либо другом. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться от 1 л. ед. ч. («Прошу …»), от 1 л. мн.ч. («Просим …»), от 3 л. ед. ч. (в этом случае употребляется существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит …»), от 3 л. мн. ч., если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

– Обращаемся (к Вам) с просьбой	Прислать
– Прошу (просим) Вас	Выслать
– Мы просили бы (Вас)	Направить (нам)
– Не могли бы Вы	Сообщить
Мы будем благодарны (признательны), если Вы сможете	Подтвердить
Мы хотели бы	Получить
Желательно было бы	Ознакомиться
Сообщите (нам), пожалуйста,

Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные переговоры, разговоры, договоренности, то в письме-просьбе может быть соответствующая ссылка:

– ссылаясь на Ваше письмо (Ваш факс, Ваш запрос…) от…;

– в соответствии с нашей договоренностью…;

– на основании нашего телефонного разговора…

Образцы текстов писем-просьб

1. На основании нашего телефонного разговора 01.10.09 направляем наше предложение о поставках Вашему предприятию канцелярских товаров на сумму…Просьба в двухнедельный срок рассмотреть наши предложения и дать ответ.

2. Обращаемся к Вам с убедительной просьбой выслать комплектующие детали и дополнительное оборудование к присланным Вашим заводом машинам по договору от … № …

3. В настоящее время предприятие не обеспечено сырьем и вынуждено прекратить поставки продукции. В целях сохранения сложившихся производственных связей убедительно просим найти возможность для заключения договора о выделении … тонн сырья.

Письмо-сообщение может содержать извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес. В этих видах писем могут использоваться следующие стандартные выражения:

– Извещаем Вас, что…;

– Уведомляем Вас (о том), что…;

– Информируем (Вас) (о том), что…;

– Сообщаем (Вам) (о том), что…;

– Ставим Вас в известность, что…;

– Доводим до Вашего сведения, что…;

– Считаем необходимым, поставить Вас в известность, что…;

– Нам приятно сообщить (Вам), что…

– (Мы) рады сообщить (Вам), что…

Образцы текстов писем-сообщений

1. В ответ на Ваш факс от … сообщаем, что наша делегация выезжает для ознакомления с Вашим предприятием….

2. В дополнение к нашему телефонному разговору от … уведомляем, что согласны снизить тариф на железнодорожные перевозки на 2 %.

3. Доводим до Вашего сведения, что срок оплаты услуг по договору от … № … истекает 1 января 2009 года. По истечении этого срока мы будем вынуждены подать на Вас иск в судебные инстанции.

Письмо-сообщение может быть ответом на полученное известие, письмо. Оно может содержать согласие или отказ. В этом случае уместна будет ссылка на предыдущую переписку или имевший место телефонный разговор:

– В ответ на Ваше письмо (Ваш факс) извещаем…;

– В дополнение к нашему письму сообщаем, что…;

– В продолжение (нашего) телефонного разговора уведомляем…

Если письмо содержит отказ в просьбе, то оно имеет три части: 1) повторение просьбы, на которую составляется ответ; 2) обоснование причины отказа; 3) формулировка отказа.

Например:

– Ваша заявка на приватизацию хлебозавода не может быть принята, т.к. имущество данного предприятия не входит в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

– В соответствии с законом… Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобожденных от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории… и расширению не подлежит. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

– В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…», «Ваше предложение не получило поддержки…»

Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.) или посетить какие-либо предприятия, организации. Эти письма могут адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. При этом используются некоторые стереотипные выражения:

– Приглашаем (Вас)… посетить…;

– Имеем честь пригласить (Вас) …принять участие…;

– Мы будем (Вам) благодарны (признательны, обязаны), если (Вы) сможете посетить (принять участие)…

При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Образцы писем-приглашений

№1 (трафарет).

Наименование организации Адресат

Адрес:

_____№____________

на №____от_________

Приглашение

Глубокоуважаемый ………………!

12 января с. г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Председатель

ученого совета академии Подпись И.И. Иванов

Секретарь

ученого совета Подпись В.П. Перова

№ 2

От имени Международной выставочной компании… приглашаем Вас посетить Московскую Международную выставку…, которая пройдет 12-15 октября 2009 года в павильоне № 10 Всероссийского Выставочного Центра.

Более 50-ти компаний из разных стран мира продемонстрируют свою продукцию и спектр услуг в следующих разделах…

Надеюсь, что увижу Вас в числе почетных и желанных гостей выставки.

С наилучшими пожеланиями

менеджер проекта Подпись

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.):

– Благодарим (Вас)

– Мы признательны (Вам) за …

– Выражаем благодарность за то, что…

– Заранее благодарим

– Выражая благодарность за Ваше письмо (Ваше приглашение) от… сообщаем, что…

– Мы получили факс от …, за который (Вас) благодарим.

Образцы писем-благодарностей

1. Искренне благодарим Вас за ценную информацию относительно маркетинга наших товаров.

2. Мы очень признательны Вам за гостеприимство, оказанное нашей делегации, во время конференции в вашем городе. Культурная программа была очень интересна. Ждем ответного визита.

3. Выражая благодарность за Ваше приглашение от… сообщаем, что наши представители прибудут на ярмарку продовольственных товаров Экспо-2009 10 декабря 2009 года в 12 часов.

Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если имеет новую информацию по сравнению с дорожными документами.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов. При этом используются некоторые стандартные выражения:

– Направляем – Посылаем – Высылаем – Препровождаем

(Вам)

в приложении… с этим письмом… заказной бандеролью.. почтовой посылкой… отдельным пакетом…

– Мы рады направить (послать, выслать, препроводить) (Вам)…

– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма от … и направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) (Вам)…

– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)…

Образцы сопроводительных писем

1. На основании нашей договоренности высылаем Вам отдельным пакетом копии контрактов на поставку нашей продукции…

2. Нами была проведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы…, не имеющей лицензии на продажу данной продукции. Направляем Вам результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.

3. Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма от … и посылаем Вам два оригинала и одну копию контракта от… №… на закупку сахара-сырца.

Задание 16. Составьте коммерческие письма со следующими условиями:

1. Письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из бюджета на ремонт помещения в сумме 150 тысяч рублей до начала реализации молодняка птицы населению.

2. Письмо-просьбу коммерческой фирмы «Липецк-снабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

3. Письмо-сообщение о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

4. Письмо-сообщение Московского ЗАО «Алмаз» Тамбовскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

5. Письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Воронежскому производственному ООО «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

6. Письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радонит» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

7. Письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить Международную специализированную выставку «Экономия материальных и энергетических ресурсов в строительстве». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

8. Письмо-приглашение представителям предприятия «Синтезкаучук» посетить Вашу фирму в конце месяца для обсуждения вопроса о возможности заключения контракта на следующий год.

9. Письмо-благодарность, в котором покупатель ЗАО «Вест» благодарит ООО «Транзит» за предоставленные образцы новейшей продукции и за техническую документацию к ним.

10. Письмо-благодарность от ОАО «Прогресс» директору ООО «Вита» за приглашение принять участие в региональной ярмарке «Производители товаров народного потребления Черноземью» в марте с. г.

11. Сопроводительное письмо ОАО «Воронежпродукт» о направлении в адрес ОАО «Молокозавод № 34» контрактов на поставку молока и молочных продуктов для согласования условий.

12. Сопроводительное письмо ЗАО «Энергокомплект», в котором подтверждается отправка в адрес ООО «Салют» новых каталогов электротехнического оборудования в указанный в договоре срок.

Задание 17. Перепишите следующие словосочетания, и составьте с ними предложения:

заведующий чем? (кафедрой) заплатить, уплатить за что? отзыв о чем? (о работе) надеть что? (пальто)

управляющий чем? (банком) оплатить что? (проезд) рецензия на что? (на статью) одеть кого? (ребенка)

Задание 18. Прочитайте следующие группы слов, которые расположены по степени трудности овладения звуком [г].

1. Начинайте с произношения [г] в конце слова в позиции оглушения (г > к): дру[к], вра[к], кру[к], овра[к], сто[к], смо[к], лу[к], плу[к], ро[к], остро[к].

2. Произнесите пары слов, различающиеся только фонемами [г] и [к]: кнут – гнут, класс – глас, куст – густ, кора – гора, косить – гасить, кран – гран, крот – грот, кот – год, кит – гид.

3. Произнесите [г] перед гласными переднего ряда: герой, гимн, герб, гений, гербарий, круги, Гена, Евгений, Георгий.

4. Произнесите [г] перед другими гласными: гуща, газета, город, гарантия, гармония, гуманитарный, гордый, голоден, гуси, гардероб.

5. Произнесите [г] перед [р]: гром, громко, гремит, гроза, группа, грипп, грибы, график, программа, грим, грунт, графин.

6. Произнесите [г] в интервокальном положении: нога, могу, дорогая, другой, тугой, могут, много, строго, дорога, отвага, влага, бумага, тревога, заслуга, супруга.

Задание 19. Выпишите в первый столбик слова с [чн], во второй - [шн], в третий – с вариантным произношением.

Горчичный, сердечный, конечно, лоточник, нарочно, яичница, командировочный, съемочный, конечный, двоечник, скворечник, прачечная, гречневый, скучно, полуночник, веревочный, порядочный, пустячный, прибавочный, лавочник, сливочный, шапочный, молочница, сердечный друг, Ильинична, Никитична.