Официально-деловая письменная речь

Одна из особенностей деловой речи – употребление стандартных языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации, так и соответствующие им способы изложения. Стандартизация – одно из обязательных свойств официальной деловой речи. Она обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма (оптимально письмо не должно превышать объем 1-2 страницы); 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения (предметная и коммуникативная точность).

При составлении документа особое значение имеет правильное оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом для отдельных видов документов. Всякий документ понимается как сумма его реквизитов и определенная содержательно-композиционная схема.

Состав реквизитов документов, принятый в РФ, определен ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы личного характера

Заявление личное – один из самых распространенных типов деловых бумаг. В нем излагается просьба, ходатайство о чем-либо. Пишется обычно от руки в одном экземпляре. По установленной форме заявление должно содержать следующие основные реквизиты:

1. Наименование адресата. Традиционно помещается в правой половине (трети) листа. Если адресат должностное лицо, то следует указать его должность, фамилию и инициалы в дат. пад. (Директору… Ректору… Декану…).

2. Наименование подателя заявления (должность, фамилия, имя, отчество полностью). Помещается под наименованием адресата. Наименование заявителя пишется в форме род. пад. без предлога (кого?). Вся вступительная часть представляет собой одно предложение. После наименования адресата и заявителя перед словом «заявление» обычно не ставится никаких знаков препинания.

3. Наименование документа помещается посередине строки. Пишется прописными (большими) буквами без точки, так как выступает в роли рубрики. Есть традиция написания слова «заявление» со строчной (маленькой) буквы с точкой после этого слова, если пишется от руки.

4. Текст просьбы с кратким обоснованием при необходимости пишется с красной строки. Начинается либо с прямого изложения просьбы (Прошу Вас предоставить…, разрешить мне…,допустить меня… и т.п.), либо с предварительного объяснения (В связи с тем-то прошу Вас…).

5. Список документальных приложений, если таковые имеются (справки, бюллетени, медицинские заключения и т.п.).

6. Дата подачи заявления, слева под основным текстом. По стандарту число должно быть указано цифрой, месяц – словами, год четырехзначным числом.

7. Подпись заявителя. Помещается под текстом справа.

Образцы заявлений

Ректору Воронежской

государственной

технологической академии

Чертову Е.Д.

студента 1-го курса

экономического факультета

Васильева Ивана Ильича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас предоставить мне академический отпуск сроком на один год с 1 сентября 2009 года по 1 сентября 2010 года в связи с тяжелым состоянием здоровья.

К заявлению прилагается медицинское заключение о состоянии здоровья.

25 августа 2009 года. Васильев

Декану технологического

факультета

Иванову П.А.

студентки 3 курса

Петровой Анны

Николаевны

заявление.

Прошу Вас разрешить мне досрочную сдачу экзамена по философии в связи с командировкой в г. Москву на Всероссийскую научно-практическую конференцию молодых ученых.

10 июня 2009 года Петрова

Задание 11. Напишите заявление: а) с просьбой о продлении сессии; в) с просьбой о принятии вас на работу.

Автобиография – жизнеописание человека, составленное им самим. В ней кратко перечисляются основные события жизни в их временной последовательности. Автобиография пишется от руки в одном экземпляре. Форма изложения – повествовательная от первого лица. Недопустимы сведения личного характера, самооценка типа «у меня дружная семья», «я люблю свою работу» и т.п. При составлении автобиографии необходимо обратить внимание на пунктуацию с уточняющими членами. Фамилии, имена, отчества членов семьи обособляются, так как они выступаю здесь как уточняющие предложения. Если дальше следует указание на профессию, род занятий в им. пад., то после имени ставится запятая и тире.

В автобиографии обычно указываются:

1.Фамилия, имя и отчество.

2. Дата и точное место рождения (страна, область, край, город, село, деревня, район).

3. Образование. Где учился, когда и какое учебное заведение (школу, гимназию, училище, институт и т.п.) окончил.

4. Трудовая деятельность, включая службу в армии. Когда поступил на работу, кем и где работал до настоящего времени.

5. Краткие сведения о родителях (мой отец, фамилия, имя отчество, год рождения, профессия (род занятия), моя мать, фамилия, имя отчество, год рождения, профессия (род занятия).

6. Семейное положение (женат, холост, замужем, не замужем), дети (имя, год рождения) или детей не имею.

7. Дата и подпись.

Задание 12. Прочитайте данный пример автобиографии и составьте свою автобиографию, учитывая все выше указанные требования.

Автобиография

Я, Иванов Игорь Петрович, родился 10 марта 1992 года в селе Отрадное Льговского района Курской области. В 1999 году поступил в Отрадненскую среднюю школу № 1. С 2002 года, в связи с изменением места жительства семьи, продолжил учебу в г. Льгове в средней школе № 4. В 2009 году ее окончил. Во время учебы в школе был старостой класса, членом редколлегии школьной стенгазеты.

В 2009 году поступил на экономический факультет Воронежской государственной технологической академии. В настоящее время являюсь студентом 1-го курса.

Мой отец, Иванов Петр Николаевич, 1965 года рождения, работает столяром на Льговской мебельной фабрике.

Моя мать, Иванова Лариса Ивановна, 1966 года рождения, - домохозяйка.

Холост. Детей не имею.

20 октября 2009 г. Иванов