Учет премий, вознаграждений и иных выплат при расчете отпускных

Виды выплат		Расчетный период отработан полностью				Расчетный период отработан не полностью
Ежемесячные премии и вознаграждения	Полностью, только если они начислены в расчетном периоде и за период, не превышающий расчетный (по одной выплате за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода)			В зависимости от порядка начисления премии: - пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (если премия начислена без учета фактически отработанного времени в расчетном периоде); - полностью (если премия начислена с учетом фактически отработанного в расчетном периоде времени и за период, входящий в расчетный)
Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц	Премии за период, не превышающий расчетный, - полностью, в фактически начисленных в расчетном периоде суммах за каждый показатель		Премии за период, превышающий расчетный, - в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий отпуску календарный год	Полностью независимо от времени начисления вознаграждения - в пределах или за пределами расчетного периода
Разовые премии, предусмотренные Положением об оплате труда (премировании), в т.ч. выплаты в связи с празднованием профессиональных праздников, юбилейных и памятных дат		Учитываются
Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т.п., не связанные с выполнением конкретной работы)	Не учитываются
Выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.)		Не учитываются

Отпускные сотруднику нужно выдать не позднее, чем за три дня до начала его ежегодного или другого оплачиваемого отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). В случае отпуска с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ) окончательный расчет с работником необходимо произвести в последний рабочий день перед началом отдыха (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

За задержку выплаты отпускных административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:

- для должностных лиц организации - в размере от 1000 до 5000 руб.;

- для организации - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Обратите внимание! Организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска (п. 7 ст. 255 НК РФ). В средний заработок для расчета отпускных включаются все предусмотренные в организации системой оплаты труда виды выплат независимо от их источников (ст. 129, ч. 2 ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения N 922). На этом основании в налоговом учете можно признать всю сумму отпускных, в расчет которых могли войти в т.ч. виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, но не учтенные для целей налогообложения прибыли (например, премии к профессиональным праздникам, юбилеям, предусмотренные Положением об оплате труда, не учтенные в целях налогообложения прибыли, см. письмо Минфина России от 22.03.2012 N 03-03-06/1/150). Делить сумму отпускных (не признаваемых для целей налогообложения) на части, приходящиеся на средний заработок, исчисленный исходя из выплат и признаваемый для налогообложения прибыли, в целях признания отпускных в налоговом учете не нужно.

Кроме того, за задержку выплаты отпускных работодатель несет еще и материальную ответственность по ст. 236 ТК РФ в виде денежной компенсации в размере не ниже 1/300 действующей ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм отпускных за каждый день задержки их выплаты, начиная со следующего дня после установленного дня выплаты по день фактического расчета включительно. Конкретный размер выплачиваемой работнику денежной компенсации устанавливается коллективным или трудовым договором. В отдельных регионах России могут быть установлены особые пени за задержку заработной платы. Например, согласно п. 3.8 Московского трехстороннего Соглашения на 2012 год между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями работодателей денежная компенсация работнику за задержку выплат определяется из расчета не ниже 1/200 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от общей суммы невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (приложение N 1 к постановлению Правительства Москвы от 22.11.2011 N 552-ПП).

Для расчета компенсации за задержку выплаты отпускных применяется формула:

Денежная компенсация за задержку отпускных = Размер невыплаченной суммы отпускных за вычетом НДФЛ х Ставка рефинансирования Банка России в период просрочки х 1/300 ставки рефинансирования Банка России х Количество календарных дней просрочки выплаты отпускных

В указанной формуле:

- размер невыплаченной суммы отпускных - это сумма отпускных за вычетом НДФЛ, т.к. ст. 236 ТК РФ говорит именно о "невыплаченных" отпускных, которые работнику выдаются за вычетом этого налога;

- количество календарных дней просрочки выплаты - просрочка начинает течь со дня, следующего за установленным днем выплаты отпускных (ч. 9 ст. 136 ТК РФ), и заканчивается в день, когда задолженность по отпускным будет погашена работодателем;

- 1/300 ставки рефинансирования Банка России, действовавшая в период просрочки - ее размер периодически меняется, поэтому наиболее актуальную информацию о размере ставки можно получить на сайте Банка России (www.cbr.ru). С 26.12.2011 ставка рефинансирования составляет 8%;

- иной размер ставки, не ниже 1/300 ставки рефинансирования Банка России - устанавливается локальным нормативным актом работодателя, коллективным или трудовыми договорами. В отдельным регионах устанавливаются соответствующими соглашениями (см. п. 3.8 Московского трехстороннего Соглашения на 2012 год между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями работодателей (приложение N 1 к постановлению Правительства Москвы от 22.11.2011 N 552-ПП).

Специально выдавать расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) при выплате работнику отпускных сумм не нужно. Исходя из определения "заработная плата", приведенного ст. 129 ТК РФ, оплата отпуска выплатой заработной платы не является (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Информация о сумме отпускных, а также о размерах денежной компенсации за нарушение установленного срока оплаты отпуска включается в расчетные листки, выдаваемые при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136, ст. 236 ТК РФ, ред. от 23.04.2012 N 35-ФЗ).

Отпуск работника нужно отразить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, проставив:

- буквенный код "ОТ" или цифровой код "09", если это ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

- буквенный код "ОД" или цифровой код "10", если это ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.