Загальний склад реквізитів

1. Державний герб України.

2. Емблема організації, підприємства, установи.

3. Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, організації чи установи (за Українським класифікатором підприємств і організацій).

5. Код форми документа (за Українським класифікатором укра­їнської документації).

6. Назва Міністерства чи іншого центрального органу, якому підпорядковується організація.

7. Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телефонна адреси, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання чи видання документа.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

17. Резолюція.

18. Заголовок до тексту.

19. Відмітка про контроль.

20. Текст.

21. Відмітка про наявність додатка.

22. Підпис.

23. Гриф узгодження.

24. Віза.

25. Печатка.

26. Відмітка про завірення (засвідчення) копії.

27. Прізвище виконавця та номер його телефону.

28. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

29. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

30. Відмітка про надходження документа.

Поняття про документи. Вимоги до них.

Документ - це основний вид офіційно-ділового стилю. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як :

1. письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.

2. офіційне посвідчення особи

3. достовірне історичне письмове джерело.

4. матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація.

Отже документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа

1. Текст викладати від третьої особи. Від першої особи викладаються: заяви, автобіографії, доповідні, пояснювальні записки, накази

2. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів, синтаксичних конструкцій

3. Уживати стійкі сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з метою потрібний для, в порядку.

5) Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що ... Нагадуємо Вам що ...

У порядку надання матеріальної допомоги ...

6) Дієприслівникові звороти вживати на початку речення

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів

7. Уживати прямий порядок слів у реченнях

7. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером; слід замінити активну форму дієслова на пасивну.

10. Уживати інфінітивні конструкції

11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості

Класифікація документів.

Види документів визначаються за кількома ознаками. 1) За найменуванням:

заяви;

листи;

телеграми;

довідки;

службові записки;

інструкції;

2) За

протоколи.

походженням:

службові (офіційні);

особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особі поза сферою їх службової діяльності.

3) За місцем виникнення:

*»* внутрішні;

♦ф* ЗОВНІШНІ.

До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

4) За призначенням:

♦> організаційні;

• розпорядчі;

• інформаційні;

• колегіальних органів.

5) За напрямком:

♦І* вхідні;

♦ вихідні.

6) За формою:

♦І* стандартні (типові);

<♦ індивідуальні (нестандартні).

Стандартні - це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, заяви, накази).

7) За строками виконання:

• звичайні безстрокові;

• термінові;

♦> дуже термінові.

Звичайні безстрокові - це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення «дуже терміново».

8) За ступенем гласності:

♦♦♦ секретні;

♦ несекретні (для службового користування).

Секретні документи мають угорі праворуч позначку «секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

9) За стадіями створення:

V оригінали;

• копії;

• виписки.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис

керівника установи і у разі потреби завірений штампом і печаткою.

Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка

«копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах

завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія

мають однакову юридичну силу.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник - дублікат. Юридично оригінал і

дублікат рівноцінні.

10) За складністю:

♦♦♦ прості (односкладові); ♦♦♦ складні.

11) За строками зберігання: ♦♦♦ постійні;

♦♦♦ тривалі (понад 10 років); ♦♦♦ тимчасові (до 10 років).

12) За технікою відтворення: ♦♦♦ рукописні;

♦♦♦ відтворення механічним способом

Загальні вимоги до оформлення документів

Все добре -— на своєму місці, і своєю мірою, і все прекрасне,— що чисте, природне, тобто не підроблене.

Г. Сковорода.

Кожен документ — це своєрідний і необхідний спосіб спілкуван­ня у писемній формі і, як документ, розрахований на правильне, аде­кватне сприймання. Його укладання та оформлення має відповідати певним вимогам, що у сукупності і складають етикет документа. Правильно укладений та оформлений документ є свідченням мов­ної та загальної культури окремого працівника, стилю роботи уста­нови в цілому, як кажуть,— її візитною карткою.

Основні вимоги до оформлення документів:

Важливо урахувати класифікацію документа, оскільки в умо­вах розвитку ринкових відносин, демократизації усіх сфер суспі­льного життя з'являються нові документи, наповнюються іншим змістом документи традиційні.

Документ має укладатися у відповідності з чинним законодав­ством і директивними вказівками керівних органів, за вимогами Єдиного державного стандарту. Достовірним має бути фактич­ний матеріал — основа документа. Треба врахувати ступінь стан­дартизації документа з метою уживання відповідних мовних за­собів, способу викладу матеріалу, зокрема розповіді, опису чи міркування — у документах низького ступеня стандартизації.

Обов'язковим має бути дотримання у встановленій послідовності ;. усіх реквізитів зі спеціальною увагою до тексту як основного рекві­зиту: текст має бути складеним у відповідності з класифікацією до­кумента, з опорою на фактичний матеріал, відзначатися до­стовірністю, точністю, повнотою інформації та стислістю викладу.

Кілька зауважень:

1. Наявність заголовка у документі сприяє чіткішому сприйман­ню усього змісту, окремих деталей документа: пишеться з великої літери, коли передує назві документа, крапка не ставиться, пере­носи у назві не допускаються. Наприклад: Про результати ревізії каси.

З великої літери пишуться такі реквізити, як «Порядок денний», •Слухали», «Виступили», «Ухвалили» та ін.

2. Копії лише своїх документів, виготовлених на бланкові уста­нови, засвідчуються підписом посадової особи цієї установи. За­свідчення копії дозволяється печаткою під час видачі на руки чи надсилання документа в іншу установу.

2. Кругла печатка під текстом проставляється так, щоб частково захоплювалося найменування посади особи, що підписує документ.

2. Дата — неодмінний реквізит будь-якого документа, відсут­ність дати позбавляє документ юридичної сили. Дата (число, місяць. рік) проставляється у день підписання, день затвердження

документа, Позначається дата трьома парами арабських цифр: 20.02.04 — 20 лютого 2004 року.

Лише в документах фінансового змісту дата може оформляти­ся словесно - цифровим способом: 27 квітня 2004 року.

Ставиться дата у лівому верхньому кутку разом з індексом (на бланкові), в інших документах — нижче тексту (лід текстом), по­ряд і розбірливим, акуратно проставленим підписом, що розшиф­ровується в дужках;

Головний лікар (підпис) В. ї. Шульга

15.0104

5. Підпис може переноситися на наступну сторінку тільки за умов наявності перед ним не менше двох рядків тексту.

5. Не допускаються переноси прізвищ.

У таких документах, як автобіографія, заява, скарга, пропозиція, план, характеристика, рецензія, довідка, доповнення, пояснення, записка, звіт та і», пишуться спочатку прізвище» потім — ім'я та по батькові чи ініціали (Козаченко Петро Володимирович або Козаченко П. В.).

Оформлення реквізиту-підпису: спочатку проставляють ініціа­ли, та. ними — прізвище. Наприклад:

Голова Всеукраїнського товариства «Просвіта»

П, Г. Мовчан Підпис

У таких документах, як резюме, допускається проставлення на початку імені, за ним — прізвища. Наприклад:

Резюме

пул. Лисенка, ] „ кв. 7

м Житомир

10012 Оксана Бойко тел.; 42-00-00

7. Одна з основних вимог —- правильне оформлення сторінки.

Перша сторінка документа друкується па бланкові, наступні — на чистих аркушах паперу. Відповідно нумерація сторінок почи­нається з другої. Номери проставляються посередині верхнього поля арабськими цифрами (2. 3,4) на відстані не менше, ніж 10 мм від краю, без слова «сторінка» (чи стор,), не ставиться крапка чи риска.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то парні сторінки позначаються у лівому верхньому кутку(2), непарні – у правому верхньому кутку (3,5)

■

^{Текст - основний реквізит документа}

^{Спеціальної уваги вимагає під час складання та оформлення документа текст – головна його частина, основний реквізит. У самому слові ТЕКСТ}

^{(лат. textum – тканина, зчеплення, з’єднання) – розгадка таємниць групування речень (на одну тему під одним заголовком, за однією головною думкою, при допомозі спеціальних мовних засобів, відповідних єдиному стилю). У діловому стилі, крім тексту, основним реквізитом може бути й список, схема, таблиця, специфічні блоки таких документів, як акт, протокол та ін.}

Основою службового документа є текст, який має чітко і переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло і об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження .

Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиць.

Під час складання тексту документу слід дотримуватися таких правил :

1. текст викладати від 3-ї особи: комісія ухвалила.

2. від 2-ї особи пишеться заяви, автобіографії, доповідні записки, накази.

3. не вживання образних виразів, емоційного забарвлення слів, синтаксичних конструкцій.

4. уживати стійкі сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з.

5. використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що; Нагадуємо Вам, що.

6. дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховувати; розглянувши.

7. використовувати мовні, що відповідають нормам літ. мови і зрозумілої для широкого кола читачів.

8. уживати прямий порядок слів уреченні.

9. щоб не виявляти гострих стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.