4 Секретарь шефа как лицо организации, которую он представляет

Любой посетитель начинает свое знакомство с вашим делом, когда входит в приемную офиса. Поэтому впечатление, которое о себе оставит секретарь, уже в какой-то мере определяет уровень солид­ности вашего дела. Секретарь шефа - центр любой коммерческой и политичес­кой структуры. Ее обязанности очень разнообразны и ответствен­ны. Она может наполовину разгрузить шефа от рутинной рабо­ты. Квалифицированный секретарь — надежная плотина в пото­ке сиюминутных дел. Она со знанием дела и эффективно управ­ляет людьми, деловыми бумагами и всеми видами офисной тех­ники.

Секретарь всегда должна быть в курсе дел и знать, куда ушел ее шеф и когда вернется. Между тем большинство секретарей российских руководителей очень уязвимы, когда им задают такого рода вопросы. Они не имеют достаточной информации и не могут ответить на самые простые вопросы: где ваш начальник, когда будет на месте, что он имел в виду, написав такое письмо... Ин­формированность секретаря не только облегчает шефу наладить взаимоотношения с заочными и очными клиентами, но и позволяет ему выглядеть в лучшем свете.

На плечах секретаря лежит вся почта. На этом участке работы она должна: составлять ответы на простые письма, визировать их у шефа и регистрировать. Сортировать входящую корреспонден­цию по важности. Собирать информматериалы для того, чтобы выполнить просьбы. Устанавливать даты выполнения заказов, со­держащихся в письмах. Когда шеф отсутствует больше пяти дней, отвечать на письма, адресованные ему, или передавать их другим сотрудникам для принятия решений.

В телефонные обязанности секретаря входит: принимать входя­щие телефонные звонки, сортировать их и, учитывая приоритет­ность, переключать на шефа. Уже по тому, как отвечает секретарь по телефону, создается впечатление обо всей организации в целом. Например, если секретарь сняла трубку и сказала: «Алло...», у вос­питанного человека остался неприятный осадок. Дело в том, что «алло» - это домашняя форма начала телефонного разговора. На работе секретарю нужно, сняв трубку, поздороваться и тут же назвать свою фирму. Обязательно спрашивать о цели звонка, что­бы определить степень срочности и важности разговора. При этом надо следить за культурой телефонного общения и не допускать таких фраз: «Он на важном совещании», «У него важный визит» и т. д. Подобные фразы вызывают неприятное чувство у звоняще­го, который хочет, чтобы с ним обходились как с важным лицом, а не давали понять, что кто-то другой является важнее. Лучше в данном случае использовать ни к чему не обязывающие формулировки, такие, как: «Господина К. в настоящее время нет на месте (в пути, обедает и т. п.), мы ждем его к 15 часам. Не могли бы вы позвонить в это время?»

Если секретарь не уверена в том, хочет ли ее шеф соединить­ся с абонентом, она может сказать ему: «В настоящее время он очень занят (у него важный разговор). Должна ли я его пре­рвать?» Эти фразы говорят абоненту, что ему хотят пойти на­встречу.

Когда секретарь не расслышала фразы, не поняла точно фами­лию, имя, отчество говорящего, следует сказать: «Простите, я не расслышала, будьте любезны, повторите, пожалуйста». Вопрос «что?» - лучше всего не задавать.

Секретарь должна быть предупреждена, что во время приема не следует пропускать других сотрудников, которые не записались заранее. В том случае, когда происходит что-то очень важное и не терпящее отлагательства, секретарь во время приема может войти в кабинет и тихо сообщить начальнику о случившемся.

В число безусловных обязанностей секретаря шефа также входят:

- работать в со­гласии с подчинен­ными и с теми, кто по положению вы­ше ее начальника. Быстро и четко пе­редавать поручения и, когда необходимо, проявлять инициативу (поручать без указания своего руководителя). В при­емной должна царить деловая, но в то же время дружеская атмосфера;

- четко вести текущие дела. Все доклады, реше­ния, записки представлять вовремя. Номера телефонов и по­чтовые адреса должны соответствовать действительности. Зара­нее позаботиться обо всех принадлежностях, необходимых для работы. Постоянно вести списки вопросов, которые требуют об­суждения. Эти списки поддерживаются и обновляются в контак­те с сотрудниками и используются для напоминания. Что касается конфиденциальных вопросов, то нужно стараться избегать сплетен о делах и служащих. С личными вопросами об­ращаться осторожно. В разговорах с посетителями также прояв­лять разумную осторожность.

В отношении командировочных дел надо задолго до отъезда шефа достать железнодорожное или авиа расписание, согласовать время отъезда и вид транспорта, заказать билеты, номер в гости­нице, оформить финансовые документы и приготовить все, что мо­жет понадобиться в поездке (досье, деловые бумаги).

В документообороте создать такую систему классификации, чтобы все документы хранились в специальных папках и их мож­но было оттуда легко достать. Разрабатывать и поддерживать си­стему хранения, чтобы не накапливать ненужные бумаги. Папки все время обновлять.

Секретарю следует иметь два отдельных списка дел: долго­срочных (выполнение более 6 месяцев) и краткосрочных. Дол­госрочные дела просматривать ежемесячно, отмечая их состояние и ход выполнения. Цели и порядок текущих дел устанавливать ежедневно.

Секретарь обязана устанавливать время и продолжительность служебных встреч с шефом и давать посетителям необходимую информацию о нем. Секретарь должна заботиться об удобстве посетителей. Если им приходится ждать, предложить что-нибудь почитать (важным гостям предложить стакан чая или чашечку кофе). Необходимые документы должны вовремя лежать на столе шефа, чтобы он мог просмотреть их перед приходом посетителя. Когда посетитель задерживается слишком долго, следует звонить шефу и напоминать ему о бли­жайшем срочном деле, тем самым помогая за­кончить разговор.

И в заключение несколько слов о внешнем виде женщины-сек­ретаря. К сожалению, в журнале «Крокодил» так долго рисовали секретарш в непременных мини-юбках и с обильным макияжем, что этот образ, похоже, уже прочно вошел в подсознание. Также оста­лись в памяти секретари из советских производственных фильмов, эдакие злобные старушки с пучком волос, которые бросаются на посетителей. На основе этих двух стереотипов и пытаются созда­вать образ секретаря.

На самом деле это не так. Ведь секретарь - один из первых помощников руководителя, поэтому она должна быть деловитой и почти незаметной. В то же время ей надо принять посетителя, если шеф занят, а значит, уметь правильно общаться с людьми.

Секретарь - это деловая женщина, поэтому она должна при­ходить на работу в соответствующем деловой обстановке виде (ни в коем случае без чулок, в подследниках и босоножках). Такая женщина должна постоянно следить за своим внешним видом.

Для секретарей более всего подходят блузы, юбки, галстуки, строгие платья, костюмы, но ни в коем случае мини-юбки, джин­сы, легинсы, лосины: что позволено и допустимо в одежде жен­щины дома, то недопустимо на работе. Но даже и здесь секре­тарь как женщина должна оставаться привлекательной, хотя не стоит шокировать посетителей чересчур модным нарядом с оби­лием дорогих украшений, поскольку это может вызвать, как ни странно, раздражение.