Конструктор отчетов
Если вам что-то не нравиться в отчёте, созданном с помощью мастера, вы можете подкорректировать его в конструкторе отчётов. Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид/Конструктор.
Рис. 8.13. Конструктор отчетов
В схеме отчета (рис. 8.13) присутствует несколько разделов. Их назначение рассмотрено выше. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.
Группировка и сортировка
Отчет, который вы сконструировали, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Телефоны выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Адреса по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Телефоны, которая определяется связью между полями НОМЕР этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра НОМЕР — идентификатора записей таблицы Телефоны. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки, для этого выполните следующие шаги.
Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных.
Выделите значок отчета Телефоны.
Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.
Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис. 8.14.
Рис. 8.14. Сортировка и группировка
В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю НОМЕР, затем по фамилиям, именам и т.д. На кнопке строки НОМЕР виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при переборе записей таблицы Оценки для каждого нового значения поля НОМЕР генерируется заголовок группы, в котором выводятся имя, фамилия и другие сведения о студентах.
Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки НОМЕР на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в случае, если четыре студента имеют одинаковую фамилию Петров, для них будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится сведения по всем Петровыми. Новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. НОМЕР — уникальный идентификатор записей таблицы Оценки, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка соответствующие поля, разместив их выше поля группировки НОМЕР.
Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.
Выберите пункт Фамилия.
В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя.
Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.
Поместите указатель на кнопку строки Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.
Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и НОМЕР, как показано на рис. 8.15.
Рис. 8.15. Добавление полей сортировки
Закройте окно Сортировка и группировка.
Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.
Закройте отчет
Предварительный просмотр
Перед выводом объекта базы данных на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра. Давайте выполним все эти действия на примере таблицы Телефон.
В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы.
Двойным щелчком на значке Телефон откройте эту таблицу в режиме редактирования данных.
Увеличьте ширину столбца Город, перетащив вправо его правую границу.
Выберите команду Формат/Подтаблица/Развернуть все, чтобы отобразить записи таблицы Оценки.
Выделите столбец НОМЕР, щелкнув на его заголовке.
С помощью команды Формат/Скрыть столбцы скройте выделенный столбец. Этот служебный столбец не нужно печатать.
Примечание Режим предварительного просмотра является основным вариантом демонстрации отчетов, поэтому он активизируется двойным щелчком на значке отчета в окне базы данных.
Выберите команду Файл/Предварительный просмотр. Вы увидите предполагаемое оформление бумажной копии таблицы.
Печать таблиц и запросов
Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.
Выберите команду Файл/Параметры страницы. Откроется окно диалога, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 8.16).
На вкладке Поля увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце, демонстрируемом в разделе Образец.
Щелкните на вкладке Страница. При необходимости измените ориентацию на Альбомная.
Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.
Щелкните на кнопке ОК.
Выберите команду Файл/Печать. Откроется окно диалога Печать.
В раскрывающемся списке Имя выберите принтер. В разделе Копии укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.
Файловые операции
Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации не происходит полного ее удаления из файла. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.
Чтобы сжать базу данных, выполните команду Сервис/Служебные программы/Сжать и восстановить базу данных.
Сравните размер файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.
Рис. 8.16. Параметры страницы
Та же самая команда выполняет восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных. Access по возможности восстановит нарушения, обнаруженные в структуре данных.
Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по ограничению доступа и шифрованию данных. Чтобы задать пароль на открытие базы данных, выполните следующие шаги.
Закройте базу данных.
Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.
В окне открытия файла выделите значок Ведомость группы.mdb.
Щелкните на стрелке палитры кнопки Открыть и выберите пункт Монопольно. Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.
Выберите команду Сервис/Защита/Задать пароль базы данных.
В поле Пароль открывшегося окна диалога введите пароль.
Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение.
Щелкните на кнопке ОК. Теперь для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.
Примечание Чтобы удалить пароль, выберите команду Сервис/Защита/Удалить пароль базы данных, введите старый пароль и щелкните на кнопке ОК.
Еще одним полезным инструментом Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office XP. Например, чтобы для выполнения вычислений переслать таблицу Оценки в книгу Excel, выполните следующие операции.
Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных.
Выделите таблицу Оценки.
Выберите команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel.
Контрольные вопросы
Что такое форма?
Из каких частей состоит форма?
Что такое вычислительный элемент формы?
Какие существуют способы создания форм?
Какое назначение отчетов?
Какие есть способы образования отчетов?
Из каких частей состоит отчет?
Что такое реляционный запрос?
Какой командой задают реляционные связи?
Как ликвидировать связь таблиц?
Какой способ образования отчетов является оптимальным для начинающих?