5. Формы базы данных

В большинстве случаев формы являются более удобным способом просмотра и редактирования данных базы, чем таблицы, они упрощают процесс ввода данных и позволяют снизить ошибки. Формы создаются на основе таблиц или запросов. При вводе или редактировании данных в форме автоматически изменяются данные в таблице или запросе, по которым создана форма.

Основные виды форм:

• простая однотабличная форма;

• простая форма по нескольким таблицам (запросам);

• составная форма по нескольким таблицам (запросам);

• кнопочная форма.

Форма является объектом – контейнером. Она содержит так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах, размещаются надписи, рисунки, графические элементы и т.д.

Основными элементами управления являются: надпись, поле, поле со списком, список, кнопка, вкладка, переключатель, флажок, рисунок, рамка объекта для отображения объектов OLE, подчинённая форма, линия, прямоугольник. Кроме этих элементов можно использовать любой элемент, входящий в состав библиотек (коллекций) элементов ActiveX.

Форма содержит следующие основные области: заголовок формы, область данных, примечание формы. Если предполагается печать формы, то могут быть использованы области верхний и нижний колонтитулы.

Заголовок формы может содержать название формы, кнопки для открытия подчиненных форм и других объектов. В области данных формы отображаются данные из таблиц (запросов). Примечание формы может содержать кнопки и инструкции по использованию формы. Верхний или нижний колонтитул могут содержать название формы, дату, номер страницы, число страниц.

Для формы может быть разрешено или запрещено редактирование существующих записей, а также ввод или удаление новых (режим – только для чтения).

Для работы с формой MS Access 2007 предоставляет следующие основные режимы:

• режим формы – просмотр, редактирование и добавление новых записей (кроме режима только для чтения);

• режим макета – просмотр данных без возможности редактирования, возможность изменения внешнего вида формы и её элементов;

• режим конструктора – конструирование формы, изменение внешнего вида, добавление элементов управления, задание свойств элементов.

Кроме этого, форму можно представить в виде таблицы (режим таблицы), что часто используется при создании составных форм, или создать на основе формы Сводную таблицу и Сводную диаграмму.

В MS Access 2007 предусмотрены следующие способы создания форм:

• автоматическое создание формы для выбранного объекта базы данных;

• создание формы с помощью Мастера форм;

• создание формы в режиме Конструктора форм.

Команды, предназначенные для создания и редактирования форм, находятся на вкладках Создание, вкладках Формат и Упорядочить группы Работа с макетами форм, вкладках Конструктор и Упорядочить группы Инструменты конструктора форм. Основные команды вкладок представлены на рисунке 23. Наиболее рациональный способ создания форм – создать «заготовку» формы с помощью Мастера форм, а затем отредактировать её в режиме Конструктора.

Все элементы управления формы, области формы и форма в целом имеют набор свойств. Свойства разбиты на группы: Макет, Данные, События, Другие. Все манипуляции с формой и её элементами связаны с изменением значений свойств. В режиме Макета или Конструктора Окно свойств появляется в правой части рабочей области, если оно отсутствует необходимо воспользоваться контекстным меню, появляющемся после нажатия правой кнопкой мыши на выбранном элементе или области формы (рисунок 24).

Рисунок 23 – Команды для работы с формами

Рисунок 24 – Окно свойств

Практическое задание 5. Конструирование форм базы данных

Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных по учёту торговли. Создайте предложенные формы базы данных.

1. С помощью Мастера форм создайте простую форму по таблицам Поставщики и Поставщики_контакты, включив в неё все поля таблиц. Внешний вид формы – В один столбец, стиль оформления на Ваш выбор.

Редактирование формы в режиме Конструктора

1. Измените заголовок формы на «Список поставщиков». Используя свойства элемента, входящие в группу Макет, установите следующие параметры заголовка: шрифт – Arial, насыщенность – жирный; курсив; размер – 14 pt; тип границы – точечная; ширина границы 4 pt. Измените цвет фона заголовка. Скорректируйте положение элементов формы, если это необходимо.

2. Добавьте на форму надписи «Данные о поставщиках» и «Данные о контактных лицах». Для этого выполните следующие действия:

• выделите при помощи левой клавиши мыши группу элементов, отображающую данные о контактных лицах, выполните операцию Вырезать – Вставить (теперь эти элементы могут перемещаться по поверхности формы);

• переместите выделенную группу элементов так, чтобы в центре формы образовалось свободное место;

• выделите оставшуюся группу элементов и переместите так, чтобы свободное место образовалось в верхней части формы;

• найдите на вкладке Конструктор группы Инструменты конструктора форм элемент управления Надпись, щёлкните в него левой клавишей мыши;

• перейдите в свободную часть формы, нажмите левую клавишу мыши и протяните прямоугольник произвольного размера (элемент Надпись будет помещён в этот прямоугольник), введите текст надписи;

• повторите действия для создания оставшейся надписи.

3. Создайте в области данных формы список, содержащий наименования всех поставщиков. Для этого:

• найдите на вкладке Конструктор кнопку Использовать мастера и сделайте её активной (кнопка находится в блоке Элементы управления);

• найдите на вкладке Конструктор элемент управления Список и разместите его в свободном месте формы;

• после размещения элемента автоматически запустится мастер Создание списков, следуя его инструкциям, выберите поле Наименование таблицы Поставщики, задайте сортировку для наименований поставщиков.

4. Установите для созданной формы статус Только для чтения. Для этого задайте значение нет свойствам формы: Разрешить изменение, Разрешить удаление, Разрешить добавление (эти свойства входят в группу Данные).

2. С помощью Мастера форм создайте составную форму, содержащую главную и подчинённую формы. Главная форма должна содержать следующие данные о товарах: Код_товара, Наименование, Цена, Ед_измерения, Наличие. Подчинённая форма должна содержать следующие данные о поставках: Дата_поставки, Номер_поставщика, Стоимость, Количество, №_склада. Внешний вид подчинённой формы – Табличный, стиль оформления на Ваш выбор.

Редактирование формы в режиме Конструктора

1. С помощью набора вкладок измените внешний вид и структуру формы. На первой вкладке должны отображаться данные о товарах. На второй – подчинённая форма с данными о поставках. Для этого выполните следующие действия:

• выделите при помощи левой клавиши мыши все элементы подчинённой формы, выполните операцию Вырезать;

• найдите на вкладке Конструктор элемент управления Вкладка и разместите его в свободном месте формы;

• вставьте выделенные элементы на вторую вкладку;

• повторите действия для оставшихся элементов с данными о товарах, эти элементы вставьте на первую вкладку;

• дайте соответствующие названия вкладкам, для этого используйте свойство Подпись (группа Макет).

2. Создайте на главной форме набор кнопок:

– кнопку, открывающую форму, содержащую список поставщиков;

– кнопку, открывающую таблицу Товар;

– кнопку, закрывающую данную составную форму.

Последовательность действий для создания первой кнопки:

• найдите на вкладке Конструктор элемент управления Кнопка и разместите его в свободном месте формы (предварительно проверьте активна ли кнопка Использовать мастера), после размещения элемента автоматически запустится мастер Создание кнопок;

• в первом окне мастера выберите категорию Работа с формой и действие – Открыть форму;

• во втором окне выберите открываемую форму, в следующем окне укажите, что необходимо открыть форму и показать все записи;

• в следующих окнах настройте внешний вид кнопки и задайте имя кнопки (все по Вашему усмотрению).

Последовательность действий для создания второй кнопки:

• разместите кнопку в свободном месте формы (мастер Создание кнопок не запускайте или закройте), обратитесь к свойствам кнопки;

• в группе События найдите свойство Нажатие кнопки, вызовите Построитель, выберите Макросы (рисунок 25), в результате будет запущен Конструктор макросов;

• заполните таблицу конструктора макросов, так как представлено на рисунке 26, сохраните и закройте созданный макрос;

• используя свойство Подпись из группы Макет, создайте на кнопке надпись «Открыть таблицу Товар».

Третью кнопку можете создать любым из рассмотренных способов.

3. Используя элемент управления Рисунок, разместите на форме изображение (файл Pic.jpg). Для получения хорошего результата воспользуйтесь свойством Установка размеров из группы Макет.

4. Найдите элемент управления Календарь (он находится в группе Элементы ActiveX) и разместите его на форме.

Рисунок 25 – Запуск Конструктора макросов

Рисунок 26 – Создание макроса

3. Создайте простую форму по предложенному образцу (рисунок 27). Таблицы и поля таблиц, включаемые в форму, определите самостоятельно. Используйте необходимые дополнительные элементы для размещения на форме, выбирайте и задавайте значения требуемым свойствам этих элементов.

Рисунок 27 – Образец формы