Питання 3. Загальні принципи оформлення документів Оформлення сторінки

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци (середня довжина абзацу 4-6 речень, проте в окремих текстах документів є абзаци, що складаються з 1 речення.)

Якщо текст великий за обсягом, його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які згідно з новою Інструкцією нумерують арабськими цифрами: 1; 1.1; 1.1.1.

Оформлення заголовків

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо пишеться після дати. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Заголовок узгоджується з назвою документа і відповідає на питання про що? про кого? Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться.

Заголовок не пишеться, якщо текст надруковано на папері ф. А5.

Прийоми виділення окремих частин тексту

1. Великими літерами (для виділення окремих слів): заява.

2. У розрядку (для виділення слів і фраз) – наступні слова пишуть через 2-3 знаки: з а я в а.

3. Підкреслення (для виділення слів і фраз) – від початкової букви до останньої + лапки і дужки, якщо є: заява.

4. Курсивом (для виділення слів, речень, частин тексту на комп’ютері): заява.

Питання 4. Стандартні і нестандартні документи.

Однією з найхарактерніших рис офіційно-ділового стилю є процес стандартизації.

Стандартизація мови ділових паперів – це насамперед встановлення правил добору слів і термінів, побудови словосполучень і речень, широке використання готових, уже усталених словесних формул, трафаретів, штампів. Їх використання повністю виправдане, бо полегшує процес укладання типових текстів. Завдяки стандартизації мови документів досягається скорочення невиправданої інформації, надлишковості за рахунок так званої економії мовних засобів.

Відтак усі ділові папери за способом викладу поділяються на документи з високим та низьким ступенями стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. Це можуть бути типові або трафаретні тексти.

Типовий текст – це текст-зразок , на основі якого можуть бути створені тексти аналогічного характеру. При цьому зберігаються основні конструкції і формулювання тексту зразка.

Приклади: квитанція, офіційні заяви.

Трафаретні тексти – тексти, в яких відтворена механічним способом постійна інформація, що не змінюється в цілій групі однорідних документів, і залишено пропуски (вільні місця) для заповнення змінною інформацією від руки в кожному конкретному документі.

Приклади: договори різних типів, накладна, відомість та ін.

Щоб укласти документ з високим рівнем стандартизації, треба виконати такі дії:

• Вибрати серед стандартних конструкцій потрібні для конкретного випадку.

• Заповнити формуляр.

• Створити за готовими зразками необхідні словосполучення і речення, які передбачені формуляром бланка.

Стандартні мовні конструкції виникають у результаті однотипності ситуацій, які неодноразово повторюються в процесі письмового ділового спілкування, їх використання вимагає мінімального напруження і прискорює процес укладання документів.

Документи з низьким рівнем стандартизації (індивідуальні) – це ділові папери, в яких заздалегідь передбачено і сформульовано лише окремі найзагальніші компоненти формуляра, а спосіб викладу інформації залежить від мовної ситуації, обставин ділового спілкування і, звичайно, від змісту документа. До таких документів належать: автобіографія, характеристика, доручення, розписка, звіт та ін.

У документах із низьким ступенем стандартизації головним реквізитом є текст. Викладаючи думку чи подаючи певну інформацію, слід знати способи їх викладу, логічно, послідовно, ясно, точно, переконливо і об’єктивно передавати усі дані про події, явища, факти чи конкретних осіб.

Документи з низьким рівнем стандартизації складаються залежно від конкретних ситуацій, тому добір слів, словосполучень і речень в них кожного разу відмінний від інших таких документів.

За способом викладу матеріалу нестандартизовані документи поділяються на:

• Розповідь (події,, явища, факти подаються в хронологічній послідовності): автобіографія.

• Опис (характеризуються явища, предмети, особи, події шляхом перерахування характерних ознак, властивостей, особливостей): характеристика.

• Міркування (логічні визначення, думки та умовиводи розкривають внутрішній зв’язок явищ і доводять або заперечують якусь визначену тезу) : службова записка, звіт, лист.

У деяких документах можуть поєднуватися одночасно усі три способи викладу, наприклад, в атестаційній характеристиці.

Текст документа з низьким рівнем стандартизації складається в основному з двох частин. У першій частині подається підстава складання документа, обґрунтовується його мета, необхідність створення, у другій – пропозиції, розпорядження, прохання, висновки, ухвали. Навіть коли текст документа містить лише одну фразу, вона також складається з цих двох елементів. Хоча бувають випадки, коли текст документа має тільки завершальну частину, наприклад, у листах і заявах висловлюється прохання без мотивування, а в наказах подається розпорядження без преамбули.

Контрольні запитання:

1. Що таке документ?

2. Які основні вимоги ставлять до всіх документів?

3. Що таке реквізит? Які є види реквізитів?

4. Яка найголовніша класифікаційна ознака документів?

5. Які є класифікаційні групи документів?

6. Яка специфіка оформлення сторінки, рубрикації тексту, заголовку, виділення окремих частин тексту?

7. Що таке стандартизація?

8. У чому специфіка документів з низьким рівнем стандартизації?

9. У чому специфіка документів з високим рівнем стандартизації?