Магнитогорский государственный профессионально-педагогический
колледж
Архивоведение
Учебное пособие
для специальности 032002
«Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Часть 2
Магнитогорск
2005
Р
УДК 6
Б 24
Редакционно-издательский совет МГППК
Протокол № _______ от ________________ г.
Рецензент:
Карпенко Н.В. преподаватель МГППК,
Иконникова В.П. зав. архивом администрации г. Магнитогорска
Б 24
Архивоведение: Учебное пособие. – Магнитогорск: МГППК, 2004. Ч. 2. – 96 с.
Автор-составитель: Баранова С.В. преподаватель МГППК.
Учебное пособие составлено в соответствии с рабочей программой по учебной дисциплине «Архивоведение» с учетом государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки специалиста.
Предназначено для студентов, обучающихся на базе среднего полного образования для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Предназначено для студентов очной, очно-заочной, заочной форм обучения.
Рекомендовано к публикации
Решение заседания кафедры
УДК 6
Б 24
МГППК, 2005
Учебное пособие
Баранова Светлана Витальевна
Архивоведение
Редактор: Шемякова Е.С.
Технический редактор: Волосян Е.В.
Лицензия ПР № 021309 от 20.09. 98
Подписано в печать ___.___.___Заказ №
Усл. печатных листов 5,5. Тираж – экз. Отпечатано в редакционно-издательском отделе Магнитогорского государственного
профессионально-педагогического колледжа
455037, Г. Магнитогорск, ул. Грязнова, 36 Содержание
Введение 4
Логическая структура дисциплины 6
МБ № 3. Комплектование и экспертиза ценности документов 7
УЭ № 10. Комплектование АФ РФ. Передача дел на хранение в ведомственный архив 7
УЭ № 11. Экспертиза ценности документов 14
УЭ № 12. Современная система перечней документов 18
МБ № 4. Учет и обеспечение сохранности документов 21
УЭ № 13. Организация учета документов АФ РФ 21
УЭ № 14. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архиве 26
УЭ № 15. Технология хранения документов в архивах 34
УЭ № 16. Техника и режим хранения документов АФ РФ 38
УЭ № 17. Проверка наличия и состояния документов АФ РФ 41
МБ № 5. СНСА к документам АФ РФ. Использование документов АФ РФ 45
УЭ № 18. Состав НСА 45
УЭ № 19. Типы и виды научных справочников 52
УЭ № 20. Опись дел 57
УЭ № 21. Использование документов АФ РФ 62
УЭ № 22. Методика ведения архивных справок 68
Список использованной литературы 72
Эталоны ответов к тестам для самоконтроля 73
Приложения 75
Введение
Дисциплина «Архивоведение» является профессионально образующей и обеспечивает квалификацию специалиста.
Архивоведение базируется на знаниях, полученных при изучении дисциплин: «История», «Документационное обеспечение управления», «Офисная техника», «Основы Российского законодательства».
Цель изучения дисциплины: формирование знаний о современных технологиях работы в архиве и правилах работы с нормативными документами, регулирующих деятельность архивов; воспитание добросовестного отношения к труду.
Изучив дисциплину, Вы будете:
иметь представление:
– об организации архивного дела за рубежом;
– о технике безопасности в архиве;
знать:
терминологию архивного дела;
основные нормативные документы, регламентирующие организацию архивного дела;
современную технологию организации работы архивиста;
уметь:
применять в профессиональной деятельности законодательные акты и нормативно-методические документы по архивному делу;
вести архив на основе современных технологий.
Алгоритм работы с учебным пособием:
– знакомство со структурой МБ и целью его изучения;
– выполнение входного теста;
– знакомство со структурой УЭ и целью его изучения;
– выполнение входного теста к УЭ;
– изучение УЭ;
– выполнение практических работ;
– выполнение тестовых заданий к УЭ;
– выполнение тестовых заданий к МБ.
Учебное пособие может использоваться на лекционных, семинарских, практических занятиях и в процессе самостоятельной работы студентов.
Качество
усвоения знаний, проверяемое тестом,
должно соответствовать коэффициенту
усвоения К
0,7,
который определяется по формуле:
к
К=
к
оличество
заданных операций
Если К< 0,7, необходимо вернуться к ранее изученному материалу еще раз.
При составлении данного учебного пособия учитывались следующие параметры:
1. – уровень усвоения содержания. Первый уровень (1) – ученический (узнавание). Второй уровень (2) – алгоритмический (воспроизведение).
2. – ступень абстракции – научный уровень описания содержания обучения. Первая ступень (1) – феноменологическая (естественный язык изложения). Вторая ступень (2) – предсказательная (предусматривающая объяснение природы и свойств явления, причин и следствий на языке науки).
3. – степень осознанности. Первая степень (1) – предметная (аргументация выбора способа действия в конкретной ситуации опирается на узкий круг понятий и правил). Вторая степень (2) – межпредметная (аргументация выбора способа действия опирается на смежные области знания).
4. V – объем информации теоретического обучения (одна страница машинописного текста в расчете на два академических часа).
5.
– автоматизм деятельности (выражается
через коэффициент автоматизма К
=
,
где
tстуд
– время, затраченное на выполнение
деятельности студентом; tспец
– время, затраченное на выполнение
деятельности специалистом).
1 К 0,5
Логическая структура дисциплины
М
Б
№ 3. Комплектование и экспертиза ценности
документов
-
α
β
γ
V
Κτ
2
2
2
13
0,6-0,7
После изучения МБ Вы будете:
знать:
организацию комплектования ведомственного и государственного архивов;
задачи и критерии экспертизы ценности документов;
комплекс нормативно-методических пособий по отбору документов на хранение;
уметь:
определять сроки хранения документов.
УЭ № 10. Комплектование Архивного фонда РФ. Передачи дел на хранение в ведомственный и государственные архивы.
-
α
β
γ
V
Kτ
2
2
2
4
0,6
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
источники комплектования АФРФ;
уметь:
передавать дела на хранение в архив.
Входной тест к УЭ № 10
Перечислите правила формирования дел в СДОУ. Р=9
Закончите предложение.
2. Номенклатура дел – это … . Р=1
3. Укажите отличия частичного оформления дел от полного. Р=3
Комплектование – это систематическое наполнение архива документами его профиля.
Под профилем архива понимают установленный для архива состав документов, который определяется классификацией АФ РФ.
Источники комплектования – это учреждения или лица, передающие документы на хранение в архив.
Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.
В 1960-1980 гг. сложились списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:
а) учреждения, организации предприятия, документы которых подлежат обязательному приёму на государственное хранение;
б) учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат выборочному приёму;
в) учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.
На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведёт по своей зоне комплектования списки источников комплектования.
В 1992 г. Росархив разработал новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание обращалось на документацию органов: Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти, администрации краёв, областей, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, дум, департаментов:
документы о подготовке и проведении массовых политических компаний (референдумов, выборов);
документы социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов.
Списки источников комплектования составляются на основе критериев:
Критерий |
Пояснения |
1. Функционально целевое назначение учреждения |
Выполнение задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах |
2. Масштаб деятельности |
Многопрофильность производства, объём уставного фонда, состав учредителей и участников, межрегиональная деятельность, численность работников |
3. Вид организации |
Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнёра, наличие уникальных или наиболее типичных структур |
4. Полнота отражения информации |
Степень повторения ценной информации |
Передача дел на хранение в ведомственный архив
В ведомственный архив сдаются дела, оконченные делопроизводством, сроком хранения более 10 лет, а также дела по личному составу.
Передача дел осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо:
проверить правильность формирования и оформления дел;
установить соответствие количества дел в номенклатуре и описи.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подлежать полному оформлению:
а) дело переплетено и подшито;
б) листы пронумерованы, есть заверительная надпись;
в) оформлена обложка дела (Форма 1);
г) внутренняя опись на ОЦД, личные, судебные, следственные дела.
Если установлено несоответствие дел в номенклатуре и в описи, предпринимаются меры к розыску недостающих дел.
Передача дел на хранение в государственный архив
Передача документов из каждого учреждения – источника комплектования осуществляется один раз в 3-5 лет.
Комплектование ГА документами фондообразователя проходит этапами:
На заседании ЭПК утверждается опись дел постоянно хранения.
В ведомственный архив выезжает сотрудник ГА для проверки состояния дел.
Дела постоянного хранения в соответствии с описями передаются в ГА.
Основным документом, на основании которого производится приём документов на хранение, является акт приёма-передачи документов на хранение (Форма 2).
Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается сотрудниками государственного и ведомственного архивов.
Опись дел составляется в 4-х экземплярах, один экземпляр остается в ведомственном архиве.
Источники комплектования негосударственной части АФРФ могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.
Документы личного происхождения также могут поступать в ГА по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.
При приеме документов составляется акт приёма-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.
Форма 1
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Дело №_____
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(заголовок дела)
_____________________________
На ______________________лист
Хранить_____________________
Рис. 1. Оформление обложки дела (папки скоросшивателя)
Форма 2
УТВЕРЖДАЮ
Начальник архивного дела
г. Магнитогорска
АКТ №
приема-передачи документов
на государственное хранение
Основание: Положение об архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552
В связи _________________________________________________________
________________________________________________________________
Название фонда
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________сдаёт
организация
в архивный отдел городской администрации принимает на государственное хранение документы за _______________________________________
годы
и справочный аппарат к ним:
рис. 2. Акт приема-передачи документов на хранение
№№ пп |
Название, №описи |
кол-во экз. описей |
кол-во дел |
кол-во страх. копий |
примечание |
Итого принято _________________________________________________
цифрами и прописью
_________________________________________________________________ед. хр.
В архивный отдел городской администрации
фонд №
Изменения в учетные документы вынесены
гл. спец. архивного отдела
Подпись Расшифровка подписи
Передачу произвели Прием произвели
____________________________ ___________________
____________________________ ___________________
____________________________ ___________________
____________________________ ___________________
должность, подпись должность, подпись
расшифровка подписи расшифровка подписи
Форма 3
03.02.2004
документов дела №____
№№ п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
№№ листов дела |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
Итого________________________________________________документов
цифрами и пропись
Количество листов внутренней описи_______________________________
цифрами и прописью
Должность________________ подпись И. О. Фамилия
Рис. 3. Внутренняя опись
Выполните практическое задание.
Оформите обложку дела документов по личному составу (Форма 1).
2. Оформите акт приема – передачи документов на хранение в государственный архив (Форма 2).
3. Оформите внутреннюю опись на ОЦД (Форма 3).
Тест для самоконтроля к УЭ № 10
Закончите предложение.
1. Источниками комплектования называются … . Р=1
2. Дополните критерии, определяющие источники комплектования АФРФ.
а) функционально-целевое назначение учреждения;
б) …;
в) …;
г) … . Р=3
Закончите предложение.
3. В ведомственный архив передаются дела со сроком хранения … . Р=2
4. Полное оформление дела включает … .
а) переплет дела;
б) …;
в) …;
г) … . Р=3
5. Приём документов на постоянное хранение в государственный архив осуществляется на основе … . Р=1
6. Документы личного происхождения в государственные архивы могут приниматься … .
а) по завещанию;
б) …;
в) …;
г) … . Р=3
Ответьте на вопрос.
7. Как часто осуществляется передача документов из учреждений-источников комплектования в государственный архив? Р=1
Литература
Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: - М., 1996, - с 118-128.
Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: - М., 2002, - с 76-84.
УЭ № 11. Экспертиза ценности документов.
-
α
β
γ
V
Kτ
2
2
2
5
0,7
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
задачи, критерии экспертизы ценности документов;
особенности проведения экспертизы ценности документов;
уметь:
определять ценность документов на основе научных критериев.
Входной тест к УЭ № 11
1. Укажите назначение номенклатуры дел организации. Р=1
Закончите предложение.
2. Акт – это … . Р=1
3. Перечислите виды актов. Р=5
Ответьте на вопрос.
4. Какие дела передаются в архив организации? Р=3
При формировании АФРФ из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на архивное хранение.
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов называется экспертизой ценности документов.
Итогом экспертизы ценности документов является комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны
Задачи экспертизы ценности документов
Отбор наиболее ценных документов на государственное (постоянное) хранение.
Определение сроков хранения документов:
а) для долговременного хранения;
б) для временного хранения.
Обеспечение полноты состава архивного фонда путём восполнения утраченных документов.
Отбор на хранение наиболее информативно ёмких документов.
Экспертиза ценности проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
В результате экспертизы ценности документов выделяют две группы дел:
1. Дела для постоянного и долговременного срока хранения. На них составляется опись дел.
2. Дела, предназначенные для уничтожения. На них составляется акт (см. Приложение 3).
Акты и описи представляются на рассмотрение экспертной комиссии.
Критерии экспертизы ценности документов
Критерии экспертизы ценности документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Критерии происхождения документов:
а) значение учреждения или лица в жизни общества;
б) значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах (особо ценятся документы периодов войн, революций, крестьянских и рабочих движений);
в) время и место образования документов.
В стране введена запретная дата – 1945 год. Документы, созданные до этой даты не подлежат уничтожению.
Критерии содержания документов:
а) источники информации:
документы, отражающие основные направления деятельности учреждения (документы постоянного срока хранения);
документы вспомогательного, оперативного, справочного характера (хранятся временно);
документы по личному составу (срок хранения 75 лет ЭПК);
б) повторяемость информации (вариативность, дублетность, копии документов);
в) целевое назначение документов;
г) вид и разновидность документов,
Критерии внешних особенностей документов:
а) подлинность. При отборе на государственное хранение предпочтение отдается подлинникам. Устанавливается наличие штампа, бланка, печати, подписи;
б) внешний вид документа (форма передачи содержания, оформление документов, физическое состояние документов).
Критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения подразделяются на:
критерии ценности фондов личного происхождения:
значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;
история фонда и его состав;
взаимосвязь фонда с другими комплексами документов;
критерии ценности документов личного происхождения:
значение творческой и общественной деятельности автора;
время и место создания документа;
значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;
внешние признаки документа (сохранность, наличие помет)
взаимосвязь с другими документами.
Самостоятельная работа
Заполните таблицу «Система экспертных органов».
Название экспертной комиссии |
Сфера деятельности |
Состав |
1 ЭК |
|
|
2 ЦЭК |
|
|
3 ЭПК |
|
|
4.ЭМК |
|
|
5 ЦЭПК |
|
|
Выполните практическое задание.
Оформите акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. (см. Приложение 3).
Используя Положение об экспертной комиссии (см. Приложение 4) учреждения, выпишите:
а) назначение экспертной комиссии:
б) цели и задачи экспертной комиссии:
в) функции экспертной комиссии:
Тест для самоконтроля к УЭ № 11
Закончите предложение.
1. Экспертизой ценности называется … . Р=1
2. Итогом экспертизы ценности документов является … . Р=1
3. Перечислите критерии экспертизы ценности документов. Р=3
4. Перечислите этапы экспертизы ценности документов. Р=3
Ответьте на вопрос.
5. Какие группы дел создаются в результате экспертизы ценности документов? Р=2
6. Укажите название комиссии, которая определяет ценность документов. Р=1
Литература
1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 84-91.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Изд-во НОРМА, 1996. – С. 78-93.
УЭ № 12. Современная система перечней документов.
-
α
β
γ
V
Κτ
2
2
2
4
0,6
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическая работа.
После изучения Вы будете:
знать:
назначение и виды перечней документов;
структуру перечней документов;
уметь:
использовать перечень документов для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел.
Входной тест к УЭ № 12
Перечислите задачи экспертизы ценности документов. Р=4
Ответьте на вопрос.
2. Какие документы оформляются по результатам экспертизы ценности документов? Р=2
3. Перечислите графы номенклатуры дел организации. Р=5
4. Укажите срок хранения номенклатуры дел организации. Р=1
Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций, предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов, обязательных к приему на госхранение.
Типы перечней документов
Перечни с указанием сроков хранения:
а) типовые перечни документов. Создаются для всей системы государственных учреждений, в них представлена однородная типовая документация, образующаяся в деятельности всех учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности: приказы руководства, документация по личному составу, бухгалтерские документы и др. Эти типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.
«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения»,1989;
б) примерные перечни документов разрабатываются для больших фондов, для групп однородных фондов. В примерных перечнях называются документы, подлежащие госхранению и документы, выделяемые к уничтожению;
в) ведомственные перечни включают документы одного ведомства, одной отраслевой системы. Содержат максимально полный охват видов и разновидностей документов по функциям и направлениям деятельности учреждения ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.
Перечень документов постоянного хранения:
а) типовые: «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». – М., 1996; «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России». – М., 1998.
Перечень документов постоянного и временного хранения:
а) типовые: «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». – М., 2000. Данный перечень используется как основной нормативный документ при подготовке номенклатур дел, формировании дел организаций любых форм собственности, независимо от назначения, уровня и масштаба деятельности организации.
Перечень типовых документов 2000 года явился логическим продолжением перечня типовых документов 1989 года:
с момента выхода нового типового перечня утрачивает силу лишь 1 часть типового перечня 1989 г.
новый перечень типовых документов распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 года, если документы созданы ранее, можно пользоваться старым перечнем;
остается действующей 2 часть перечня типовых документов 1989 года, ею необходимо пользоваться при определении сроков хранения конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и др. документации.
Структура перечня
Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.
Основная часть – описательные статьи, которые представляют собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения.
Каждая описательная статья включает в себя:
порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов;
сроки хранения документов;
примечания (уточняют сроки хранения документов: «После снятия с учета», «По истечении срока действия договора» и т.п.)
№ статьи |
Виды и разновидности документов |
Сроки хранения |
Примечания |
1 |
2 |
3 |
4 |
35 |
Должностные инструкции специалистов отдела |
Постоянно |
|
Справочный аппарат включает:
указания по применению перечня (общие положения, структура и порядок применения проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение);
список сокращений;
указатель видов документов (в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов с указанием номеров статей).
Выполните практическое задание.
Заполните схему «Система перечней документов в зависимости от сроков хранения».
2. Составьте номенклатуру дел структурного подразделения, указав сроки хранения документов по перечню документов (см. Приложение 5).
Тест для самоконтроля к УЭ № 12
Перечислите типы перечней документов. Р=3
Перечислите виды перечней документов. Р=3
Дополните предложение.
3. Перечень документов состоит из: … и …. . Р=2
Закончите предложение.
4. Перечень документов необходимо использовать при … . Р=3
Литература
1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 91-98.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Изд-во НОРМА, 1996. – С. 93-110.
3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000.
4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов министров, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М., 1989.
МБ № 4. Учет и обеспечение сохранности документов АФ РФ
-
α
β
γ
V
Κτ
2
2
2
20
0,6-0,7
После изучения МБ Вы будете:
знать:
организацию учета документов АФ РФ;
современные технологии хранения документов;
уметь:
вести учет документов в архиве;
обеспечивать условия для сохранности документов.
УЭ № 13. Организация учета документов АФ РФ.
α |
β |
γ |
V |
Κτ |
2 |
2 |
2 |
4 |
0,7 |
Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.
После изучения УЭ Вы будете:
знать:
принципы и правила учета документов АФ РФ;
документы внутреннего и централизованного учета архивных документов;
уметь:
составлять учетные документы архива.
Входной тест к УЭ № 13
Закончите предложение.
1. Архивный фонд – это … . Р=1
2. Архивная коллекция – это … . Р=1
Ответьте на вопросы:
3. На какие документы составляется внутренняя опись? Р=4
4. Как учитывается количество листов в делах постоянного и долговременного хранения? Р=1
Под учетом архивных документов понимается установление их количества и отражение этого количества в учетных документах архивов.
Учет архивных документов состоит из следующих этапов:
Подсчет количества документов в архиве.
Заполнение внутренних учетных документов архива.
Заполнение документов централизованного государственного учета.
Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Принципы учета
Централизация учета – взаимодействие Росархива с архивными учреждениями и собственниками документов.
Унификация учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов).
Динамичность учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных документах.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.
Единицами учета АФРФ являются:
архивный фонд (архивная коллекция);
единица хранения (дело);
отдельный документ.
Государственному учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количества, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на:
внутренние учетные документы;
документы централизованного государственного учета.
Внутренние учетные документы
Книга поступлений (для ведомственного архива – книга поступления и выбытия).
В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива.
Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.
Если название фондообразования менялось, то указывается его последнее наименование.
Главная цель списков фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, его нельзя изменить или присвоить другому фонду, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот.
Лист фонда включает сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, составе документов, наличии описи (Форма 5).
Лист фонда состоит из 3-х основных разделов:
Сведения о переименованиях фондообразователя.
Сведения о местонахождении фонда и его номере.
Сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.
По листу фонда присваивается номер каждой описи.
Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.
В дело фонда включаются:
историческая справка о фондообразователе;
схема систематизации дел фонда;
акты о приеме документов, о выделении документов к уничтожению, к уничтожению, проверки наличия и состоянии документов;
копии характеристик фонда;
справка об использовании материалов фонда и др.
Из дела фонда можно получить сведения:
о дате создания учреждения;
функции;
о подчиненности;
об условиях хранения и обработке документов.
Все документы, находящиеся в деле фонда должны быть подшиты и пронумерованы, на них составляется внутренняя опись.
Архивная опись – учетный справочник, на основе которого ведется по единичный и суммарный учет архивных документов, дел.
К внутренним учетным документам также относятся: описи страхового фонда, реестры описей, паспорта фондов, внутренние описи, лист-заверитель дела (форма 4).
Документы централизованного государственного учета
Паспорт архива.
В него включаются разделы:
архивные материалы;
страховой фонд копий;
научно-справочный аппарат;
условия хранения документов.
Карточка фонда составляется только в государственных архивах. Она содержит сводные данные из листа фонда.
Сведения об изменении в составе и объёме фондов содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду единицах хранения.
Форма 4
_______________________________________________________________________
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________________________
В дело подшито (вложено) и пронумеровано____________
___________________________________________________
Цифрами и прописью листа (ов)
В том числе: литерные листы__________________________
Пропущенные номера _________________________+ листов
внутренней описи_____________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
1 |
2 |
|
|
|
|
__________________________ ______ _________________
Должность лица, составившего
заверительную надпись Подпись Инициалы, фамилия
_______________
Дата
Форма 5
Лист фонда №_____________
_________________ ________________ __________________________
(местонахождение (дата поступления) (дата посылки карточки фонда
фонда: наименова- в архивное учреждение)
ние организации,
где находится фонд)
Крайние даты каждого названия фонда |
Название фонда |
1 |
2 |
|
|