2.3. Анализ организационной структуры управления, элементов системы управления и процесса управления.

Сущность и пути развития организационных структур управления необходимо исследовать через анализ структуры и организационных отноше­ний, которые служат индикатором эффек­тивности связи между элементами систе­мы.

Анализ собственно организационных структур управления включает в себя прежде всего определение или уточнение целей и задач функционирования систе­мы, детальное обследование существую­щей структуры, выявление характера и объема функций, которые она должна выполнять, а также определение методов и средств их осуществления. Это помога­ет установить состав структурных подраз­делений, их иерархию и взаимосвязи в процессе управления.

В связи с этим необходимо проанали­зировать иерархию структур, соотноси­тельность и динамичность отдельных эле­ментов, обоснованность принимаемых решений и результативность их выполне­ния.

В ходе анализа устанавливается роль каждого структурного подразделения пу­тем изучения выполняемых им функций, а также его связи как внутри, так и вне системы. Важно выяснить, по каким во­просам и с кем поддерживается связь, ее содержание (информация, согласование, контроль и пр.), форму (отчет, доклад, инструкция и др.) и способ осуществле­ния (заседание, ревизия, обследование и т. д.).

Этапы ана­лиза организационных структур управ­ления.

Первый - аналитический этап. Результат этого этапа, как правило, имеет вид принципи­альной (концептуальной) модели, в кото­рой отражены основные идеи совершен­ствования действующей оргструктуры управления.

Системный анализ как действующих, так и проектируемых оргструктур управления должен проводиться с участием социологов, кибернетиков, психологов, юристов и других специалистов.

Результаты анализа оформляются в форме задания на проектирование оргструктуры управления. При анализе действующей организа­ционной структуры управления могут применяться количественные оценки.

Второй этап анализа и проектирова­ния оргструктур управления сводится к работам по их укрупненному проектированию: проводится

27

предваритель­ный расчет параметров подразделений проектируемого аппарата управления

На третьем этапе осуществляется де­тальное изучение укрупненных решений, принятых на предыдущем этапе. Анализи­руются как статика, так и процесс управ­ления. Полу­ченные материалы используются для раз­работки развернутого рабочего проекта развития оргструктуры управления.

В нем особое внимание уделяется воз­можно более точному определению ком­петенции каждого подразделения и каж­дого работника аппарата управления. Следует исходить из предпосылки уникальности каждой структуры и создавать ее в соответствии с рассмотренными выше принципами управления.

Анализ элементов системы управления

Деятельность организаций нередко требует анализа конкретных элементов системы, в частности тогда, когда с после­довательным возрастанием числа уров­ней и узкоспециализированных подразде­лений наступает момент усложнения про­цесса управления, приводящий к сниже­нию его эффективности.

В плоской структуре руководитель в курсе всех текущих дел. Вертикальная структура устраняет этот недостаток благодаря тому, что в ней ответственность и кон­троль распределяются по многочислен­ным «этажам». Но такое управление ведет к тому, что в организации не успевают быстро и адекватно реагировать на изме­нения ситуации.

Желательно при необходимо­сти определить, каким числом подчинен­ных может управлять руководитель (руко­водители) в анализируемой организации (подразделении). Чтобы сохранить кон­троль над подчиненными, важно устано­вить их рациональное количество именно в подразделении анализируемой системы управления.

В серьезном анализе нуждается, как правило, принятая в организации техно­логия принятия решений.

В процессе анализа нельзя обойти вниманием вопросы привлечения сотруд­ников к участию в управлении и не в по­следнюю очередь — к принятию ответст­венных решений. Анализ будет неполным, если он не коснется феномена корпоративной культуры. В процессе анализа важно выяснить, в какой мере она связана с ценностями организации, с ее внутренней средой. Важно изучать и внедрять у себя опыт организаций с высокой этикой, порядочностью и обязательностью. При анализе нужно учитывать исклю­чительное влияние личности руководите­ля на формирование корпоративной культуры, как статика, так и процесс

28

управ­ления. Полу­ченные материалы используются для раз­работки развернутого рабочего проекта развития оргструктуры управления.

В нем особое внимание уделяется воз­можно более точному определению ком­петенции каждого подразделения и каж­дого работника аппарата управления. Следует исходить из предпосылки уникальности каждой структуры и создавать ее в соответствии с рассмотренными выше принципами управления.

Анализ элементов системы управления

Деятельность организаций нередко требует анализа конкретных элементов системы, в частности тогда, когда с после­довательным возрастанием числа уров­ней и узкоспециализированных подразде­лений наступает момент усложнения про­цесса управления, приводящий к сниже­нию его эффективности.

В плоской структуре руководитель в курсе всех текущих дел. Вертикальная структура устраняет этот недостаток благодаря тому, что в ней ответственность и кон­троль распределяются по многочислен­ным «этажам». Но такое управление ведет к тому, что в организации не успевают быстро и адекватно реагировать на изме­нения ситуации.

Желательно при необходимо­сти определить, каким числом подчинен­ных может управлять руководитель (руко­водители) в анализируемой организации (подразделении). Чтобы сохранить кон­троль над подчиненными, важно устано­вить их рациональное количество именно в подразделении анализируемой системы управления.

В серьезном анализе нуждается, как правило, принятая в организации техно­логия принятия решений.

В процессе анализа нельзя обойти вниманием вопросы привлечения сотруд­ников к участию в управлении и не в по­следнюю очередь — к принятию ответст­венных решений. Анализ будет неполным, если он не коснется феномена корпоративной культуры. В процессе анализа важно выяснить, в какой мере она связана с ценностями организации, с ее внутренней средой. Важно изучать и внедрять у себя опыт организаций с высокой этикой, порядочностью и обязательностью. При анализе нужно учитывать исклю­чительное влияние личности руководите­ля на формирование корпоративной культуры.

Анализ процесса управления

Анализ процесса управления пред­ставляет собой метод всестороннего его исследования в тесной взаимосвязи с внутренней и внешней средой его функ­ционирования. Он позволяет сопоста­вить теоретические, нормативные тре­бования к процессу управления с факти-

29­

ческими характеристиками их выполне­ния.

С помощью анализа вскрываются те причины, которые помогают или, наобо­рот, мешают управлению, эффективному функционированию системы. Следует проанализировать, как вы­полняются принципы, функции и мето­ды управления, от которых в существен­ной мере зависит успешная деятельность организации. Особый инте­рес для анализа представляют социаль­ные отношения между индивидами и со­циальными группами, формальные и не­формальные отношения, способствую­щие повышению эффективности дея­тельности организации.

С учетом всех обстоятельств наиболее приемлемым для анализа представляет­ся системный подход, согласно которому организация системы управления должна исследоваться как сложное целое, состо­ящее из относительно независимых, но взаимосвязанных частей, изменение лю­бой из которых влияет на состояние и местоположение не только других час­тей, но и целого.

Творческое задание по теме.

1. В чем различие анализа оргструктуры управления, элементов системы и процесса управления? Приведите примеры.

2. Какой метод анализа используется в вашей организации?

3. С помощью системного анализа сделайте оценку эффективности управления в вашей организации

Вопросы для обсуждения.

1. Почему необходим анализ системы управления в современных условиях?

2. Перечислите основные принципы анализа системы управления, в чем их различие и значение?

3. Дайте характеристику методу системного анализа, методу экспертных оценок, методу «мозговой атаки», функциональному анализу. Привести конкретные примеры.

4. Всегда ли анализ системы управления является эффективным?

5. В чем трудности анализа систем управления в структурах государственной службы?

30