Цели и функции управления организацией
Одной из главных задач управления является определение целей, ради достижения которых формируется, функционирует и развивается организация как целостная система.
Целевая функция начинается как с установления миссии предприятия, выражающей философию и смысл ее существования. В ней обычно детализируется статус предприятия, принципы его работы намерения руководства.
Миссия образует фундамент для установления целей организации в целом.
Цели – это конкретизация миссий организации в форме доступной для управления процессом их реализации.
Для целей характерны следующие свойства:
- четкая ориентация на определенный интервал времени
- конкретность и измеримость
- непротиворечимость и согласованность с другими целями
- адресность и контролируемость
Классификация целей:
По периоду установления:
- стратегические (долгосрочные)
- оперативные (краткосрочные)
2) По содержанию: экономические, организационные, научные, социальные, технические, политические.
3) По функциональной структуре: маркетинговые, инновационные, кадровые, производственные, административные.
4) –Внутренние и внешние
5) По приоритетности
- особо приоритетные, приоритетные, прочие.
6) По измеримости
- количественные;
- качественные;
Примеры формулировки целей функциональных подсистем коммерческих организаций:
ФП Маркетинг: Выйти на первое место по продаже продукции определенного вида на конкретном рынке
ФП Производство: Достичь наивысшего уровня производительности труда при производстве продукции
ФП Научно-исследовательские разработки: завоевать лидерские позиции по вводу новых видов продукции
ФП Финансы: Сохранить и поддержать на определенном уровне все виды финансовых ресурсов.
В организации большое количество и разнообразие целей. Для упорядоченности целевой иерархии строят дерево целей (см. рис).
В вершине находится общая цель. Развертывание дерева целей заключается в том, что цели каждого уровня являются необходимым условием для достижения вышестоящих целей.
Управление по целям
Целеполагание – это начало всякой управленческой деятельности , ее продолжением является определение видов работ,которые нужны для достижение целей
Процесс управления по целям включает следующие этапы
определяется круг полномочий и обязанностей руководителей всех уровней
осуществляется разработка и согласование целей и задач управления
составляется реальный план достижения поставленных целей
производится контроль, оценка работы корректировка задач и целей
Плюсы управления по целям:
-руководители имеют четкое представлении о своих целях и целях организации
-усиливается мотивация к работе как результат непосредственного участия всех руководителей в установлении и согласовании целей
- возможность продвижения к конечному результату малыми шагами
Минусы:
-система не эффективна на плохо организованном предприятии, где принято спускать цели сверху вниз не привлекая к их постановке и согласованию руководителей других уровней
Функции управления
планирование - это вид управленческой деятельности , связанный с составлением планов организации и ее составных частей Планирование включает установление целей , задач, разработку стратегии , программ и планов для достижения целей, определяет необходимые ресурсы и распределение их по целям и задачам
организовывание – обеспечение предприятия всем необходимым для его работы ( персоналом, оборудованием и т.д): разделение по частям общей управленческой задачи ,распределение ответственности и полномочий , а также установление взаимосвязи между различными видами работ
мотивация – это деятельность имеющая целью активизировать людей , работающих в организации и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей,поставленных в планах. Мотивация включает установление неудовлетворенных потребностей , формулировку целей, направленных на удовлетворение этих потребностей
Действия по мотивации включают экономическое и моральное стимулирование, создание условий проявления творческого потенциала работника и их саморазвития
контроль – это управленческая деятельность, задачей которой явл. количественная и качественная оценка и учет результатов работ организации , главные инструменты этой функции – наблюдение , проверка, учет и анализ. По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений
координация – главная задача обеспечить бесперебойность и непрерывность процесса управления путем согласования в работе всех звений организации
Процесс и методы управления
Процесс управления представляется как совокупность циклических действий , связанных с выявлением проблемы , поисками организации выполнения принятых решений
И – информация
М – моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации
Р – разработка и принятие управленческих решений
В – организация выполнения принятых решений
Начальный импульс задает информация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и принятия соответствующего решения, которое в виде той или иной информации подается на вход управляемого объекта.
В основе процесса принятия управленческих решений находятся 3 элемента: проблема, решение и люди.
Под проблемой понимается несоответствие фактическое состояние управляемого объекта желаемому.
Совокупность факторов и условий вызывающих появление той или иной проблемы называется ситуацией. Ситуационные факторы могут быть внешние и внутренними.
К внутренним факторам относят цели и стратегии развития, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ.
Эти факторы формируют предприятие как взаимосвязанную систему. Изменение одного фактора несет за собой изменение системы в целом, в результате чего возникает необходимость в разработке управленческих решений.
Внешние делятся на прямые и косвенные.
Прямые оказывают непосредственное влияние на работу предприятия (отношения с поставщиками, кредиторами, законодательными органами, конкурентами).
Косвенные практически не управляемы со стороны предприятия (состояние экономики, уровень научно-технического развития, политическая обстановка).
Анализ этих факторов позволяет начать поиск решения.
Управленческое решение – это концентрированное выражение процесса управления на ее заключительной стадии.
Решения должны отвечать следующим требованиям: обоснованность, четкость формулировок, своевременность, экономичность, эффективность, согласованность с ранее принятыми.
Выделяют следующие виды решений
по степени структурированности
- слабоструктурированные
- сильноструктурированные
2) По содержанию
- экономические
- социальные
- технические
- научные
3) По периоду установления
- стратегические
- тактические
- оперативные
4) По способу принятия
- индивидуальные
- групповые
Высокоструктурированные решения являются результатом реализации определенной последовательности шагов, при это число альтернатив ограниченно и выбор делается в пределах направлений заданных организацией.
Слабоструктурированные принимаются в ситуациях отличающихся новизной и многообразием и сложность влияния различных факторов. К этим решения относятся решения связанные с определение целей и формулирования стратегии развития организации, с изменение ее структуры, с прогнозами работ на новых рынках.
Индивидуальные и групповые решения: Лица принимающие управленческие решения называются субъектами решения, это могут быть как отдельные менеджеры, так и группы работников, которые имеют полномочия для принятия решения.
Плюсы индивидуальных решений
- более высокий уровень творчества
- большее количество новых идей и предложений
- требует меньшего количества времени из-за отсутствия необходимости согласования
Минусы и.р.
- большой риск ошибок из-за сложности и многогранности организации
Плюсы групповых решений
- более полное информационное обеспечение процесса принятия решения, в результате привлечения лиц обладающих разными знаниями
- большая обоснованность и меньший процент ошибок, многовариантность разработок
Минусы г.р.
- большие затраты времени из-за ознакомления с проблемой и согласования различных взглядов.
- давление большинства людей занимающих высокие посты
Лекция 12 Модели принятия управленческих решений
При решении достаточно не сложных проблем используется интуитивный подход характеризующийся следующими чертами:
- субъект решения держит всю проблему в голове,
- качество решения основано прежде всего на предыдущем опыте.
Интуитивный подход не дает хороших результатов при недостаточном опыте лица принимающего решение и не соответствие прошлых ситуаций новым.
Если проблема не так очевидна то процесс принятия решения требует определенной структуризации.
Этапы и процедуры процесса принятия решения
1 Постановка проблемы:
- возникновение ситуации, появление проблемы, сбор необходимой информации, описание проблемной ситуации
2 Разработка вариантов решения
- формулирование требований и ограничений
- сбор необходимой информации
- разработка возможных вариантов решений
3 Выбор решения
- определении критериев выбора
- выбор решений отвечающих критериям
- оценка возможных последствий
- выбор предположительного решения
4 Организация выполнения решения
- План реализации выбранного решения
- Контроль хода реализации решения
- Оценка решения проблемы
Методы управления
Метод управления – это способ осуществления управленческой деятельности, постановки и достижения ее целей
Общенаучные методы:
1 Системный подход.
Применяется как способ упорядычевания управленческих проблем благодаря которому осуществляется их структурирование, определяются цели решения, выбираются варианты, устанавливаются взаимосвязи в зависимости от элементов проблем, а также факторы и условия оказывающие воздействия на их решения.
Системный подход позволяет найти факторы и причины приводящие к возникновению проблемы.
Наиболее эффективен при возникновении ситуаций с которыми раньше не сталкивались.
2 Комплексный подход
Рассматривает проблему управления в их связи и взаимозависимости с использованием исследования наук изучающих те же проблемы.
3 Моделирование.
Применяется в процессе управления где решаются сложные проблемы требующие системного и комплексного подходов.
Состоит из следующих этапов:
- уточняется постановка задачи
- конструирование модели
- анализ принятой модели
- принятие модели и ее корректировка
4 Экономико-математические методы
Здесь выделяют модели теории игр, теории очередей, управления запасами, линейного программирования.
Эти методы основаны на использовании принципов экономики, математики и кибернетики.
Применяются при решении задач оптимизации планов, формирования цен, распределения ресурсов.
5 Экспериментирования
Эксперимент – это научно поставленный опыт, проводимый на базе разработанной методики подготовленной специалистами с целью проверки тех или иных гипотез, нововведений и изменений в системе управления предприятием.
Методы выполнения функций управления (5 функций см. выше)
1 Ф. Планирования: методы экстраполяции, регрессивного анализа, построения сценариев, моделирования, мозговой атаки, экспертный.
2 Ф. Организовывания основывается на методах учитывающих потребность и мотивацию людей. Выделяют три группы методов организации:
организационно-распорядительные, экономические, и социально-психологические. Они оказывают прямое и косвенное влияние на поведение человека.
Характер
воздействия
Прямое | косвенное
Рис. Связь методов управления с потребностями и интересами людей
3 Ф. Координация: воплощается с использованием методов межличностных коммуникаций, сбора обработки и передачи информации
4 Ф. Контроля. Статистический и учет основаны на методах сбора, обработки, и интеграции за определенный период времени.
Бух. учет – на методах обеспечивающих ежедневные данные о движениях финансовых средств, материалов продукции. Оперативно – производственный учет на информации о состоянии производства.
Методы принятия управленческих решений
Этапы:
1. Постановка проблемы, использует следующие методы: сбора информации; метод фиксации важнейших событии й, факторного анализа, сравнения, аналогии и т.д.
2 Этап решения проблемы: метод номинальной групповой техники, метод Дельфы, мозговой атаки.
Метод номинальной групповой техники построен на принципе ограничения межличностных коммуникаций. На начальном этапе все члены группы излагают в письменном виде свои предложения независимо от других. Затем каждый участник рассказывает суть своего проекта. Представленные варианты рассматриваются членами группы без обсуждения и критики. И после этого в письменном виде каждый пишет свою оценку о предложенных вариантах. Проект получивший наивысшую оценку рассматривается как основной.
Метод Дельфы используется тогда когда сбор группы невозможен. Участникам группы не разрешается встречаться и обмениваться мнениями по поводу решаемой проблемы. Метод устанавливает следующие этапы.
Членам группы предлагается ответить на детально сформулированный перечень вопросов по рассматриваемой проблеме.
Каждый член группы отвечает независимо и автономно.
Результаты ответов собираются в центре и на их основании составляется документ содержащий все варианты решений
Каждый член группы получает этот документ
Ознакомление с предложениями других участников может изменить собственное мнение о проблеме.
Шаги 4, 5 повторяются столько раз, сколько необходимо для согласования решения.
Метод мозговой атаки. Члены группы знакомятся с проблемой заранее. Особенность метода в том, что каждому участнику предоставляется право высказывать самые разные идеи в независимости от их обоснованности, осуществимости или логичности.
Чем больше предложений тем лучше.
3 Этап выбора решения. На этапе необходимо определить методы формирования критериев выбора решения. В хорошо структурированных решениях применяют оптимизационный критерий, основанный на решении целевой функции.
Примеры: максимизация прибыли, доходов, производительности, эффективности, минимизация затрат.
Лучшим считается то решение, которое обеспечивает максимум или минимум целевого критерия.
Для оценки слабоструктурированных решении применяется система взвешенных критериев.
В практике редко встречаются условия для принятия оптимальных решений, поэтому применяется модель, позволяющая принимать не оптимальные а удовлетворительные решения. При этом решения выбираются методом подбора пока не будет найден вариант удовлетворяющий всем критериям отбора. Наибольшее значение при этом имеет прошлый опыт.
4 Оценка возможных последствий и реализация решения. Этап заключается в составлении плана реализации на основе построения дерева решений. Большое значение отводится контролю выполненных работ, связанных с реализацией решения.
При определении состава и методов управления руководители пользуются комбинацией методов, отвечающей особенностям тех или иных решений.