Тема 10. Электронный офис

10.1. Информационные модели электронного офиса

Человек в производственном процессе все активнее отодвигается от механических рутинных операций в сторону управляющих. Меняется рабочее место человека, в электронном офисе он окружается разнообразными средствами информатизации с новыми возможностями: интерактивный телевизор (или телекомпьютер), цифровые устройства воспроизводящие сложнейшие чертежи и модели продукции, стереозвуковые аппараты, аудиовидеокомпьютер на основе "мультимедиа", мобильный телефон и электронный дневник (календарь) и т.д. Электронная форма данных изме­няет характер деятельности человека во всех областях жизни.

Развитие возможностей информатизации создает материальную базу для новых преобразований производственных отношений, определяя переход от традиционных способов производства к гуманным и экологически чистым автоматизированным и автоматическим (безлюдным) производствам.

Термин "офис" означает место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью.

Традиционно организация документооборота и работа канцелярии стали главными функциями офиса. По мнению бывшего президента фирмы Дженерал Моторс Ч. Вильсона, "ни одного действия по производству и распределению готовой продукции не осуществляется в наш современный век без того, чтобы не переместилась какая-то бумажка".

Но "перемещение бумажек" определяют потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений.

Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в т.ч. и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Базой качествен­ных решений является качественная информация, получить которую сложно даже на современных предприятиях. Поэтому главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией.

Границы и направления автоматизированной обработки информации в офисе во многом зависят от модели его функционирования.

Различают три модели офиса: информационную, коммуникационную и социотехническую.

Модель офиса как информационной системы исходит из того, что информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало информационного процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабоалгоритмизируемую и формализуемую функцию и выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Модель офиса как сложной системы социальных коммуникаций состоит из многих процессов коммуникации. В коммуникации участвуют два основных компонента - источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собою прямым и обратным влиянием. Данная модель подчеркивает, что главный компонент офиса - человек. Суть коммуникационных процессов состоит в обеспечении взаимоотношений между людьми при обработке информационных документов.

Коммуникации между людьми делятся на вербальные, выражаемые словами (устная речь и письменный текст), и не­вербальные (жесты, мимика, интонация), не выражаемые словами.

Почти половина внутриофисных коммуникаций имеют невербальный характер. Это означает, что рассматриваемые коммуникации не могут быть автоматическими.

Поскольку текст не полностью выражает передаваемое сообщение, то исключение человека из коммуникаций, личного неформального общения искажает смысл текста и неизбежно приводит к увеличению объема вербальных сооб­щений.

В модели офиса как социотехнической системы рассматриваются два контура офиса - социальный и технический - и устанавливаются "отношения" между ними, а также отношения внутри социального контура. Игнорирование социотехнических особенностей офиса неизбежно ведет к увеличению объемов обрабатываемых документов и потере эффективности.

Работники офисов часто воспринимают автоматизацию как угрозу собственной работе. Но, как показывает практика суть офисной автоматизации заключается не в сокращении числа работающих, а в улучшении качества управления и управляющих решений за счет более полного и своевременного информирования сотрудников офиса и построения надлежащей коммуникации. Понимание автоматизации в таком контексте приводит в целом не к сокраще­нию, а в ряде случаев - даже к увеличению численности сотрудников офиса. Но при этом сам офис преобразовывается в новое управленческое подразделение со значительно большим объемом работ и более эффективным влиянием на деятельность предприятия.