Тема 5. Бухгалтерские информационные системы

5.1. Общая характеристика БуИс. Фазы обработки учетной информации. Информационное обеспечение бухгалтерского учета

Информационная система – сложная система, состав которой зависит от вида деятельности и размера предприятия (организации, фирмы). К традиционным элементам (подсистемам) ИС относятся: управление подготовкой производства, планирование, материально-техническое снабжение и сбыт (маркетинг); ведение бухгалтерского учета и осуществления бухгалтерской деятельности; решение кадровых вопросов. В бухучете сосредоточено примерно 60% всей информации [Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титоренко Г.А., с. 259]. Каждая функциональная подсистема имеет свой состав комплексов задач и информации, предназначенной для реализации определенных функций управления.

Основой информационной подсистемы бухгалтерского учета являются учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета.

Информационная подсистема бухгалтерского учета включает следующие комплексы задач:

- учета основных средств;

- учета материальных ценностей;

- учета труда и зарплаты;

- учет готовой продукции;

- учет финансово-расчетных операций;

- учет затрат на производство;

- сводный учет;

- по составлению отчетности.

Организация АРМов и создание ЛВС приводит к постепенному стиранию граней между вышеуказанными комплексами задач; возникают межфункциональные комплексы, объединяющие информацию комплексов различных участков учета.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние – это взаимосвязи отдельных задач, комплексов и участков бухучета; внешние связи – взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также вышестоящими организациями.

Информационные связи комплексов учетных задач позволяют выделить три фазы, обработки, заложенные в основу компьютерных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета.

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности.

Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.

При создании БуИС следует учесть информационные связи бухгалтерского учета с внешними организациями. Эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также в передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др.

Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «клиент-банк», которая позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись и система шифрования информации.

Информационное обеспечение бухгалтерского учета характеризуется большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вовне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно-справочной документации.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам

- по назначению: распорядительные, исполнительные, учетного оформления, комбинированные;

- по содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные, расчетные;

- по способу использования: разовые и накопительные;

- по объему отраженных операций: единичные (первичные) и сводные;

- по числу учитываемых позиций: однострочные и многострочные;

- по месту составления: внутренние и внешние;

- по способу заполнения: вручную и при помощи средств автоматизации учета.

Классификаторы и коды используются для составления бухгалтерских отчетов, сводок и группировок на основании выделенного группируемого признака. При компьютеризации бухгалтерских задач используются классификаторы различных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.

К информационному обеспечению бухгалтерских задач можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: Консультант-бухгалтер; Консультант-плюс; Гарант; Налоги России; Юридический справочник, 1С: Бухгалтерия и др.