2. Структурирование рабочих листов
Excel позволяет структурировать рабочий лист с данными, между которыми имеют иерархические связи Например, если на рабочем листе имеются столбцы с данными за каждый месяц, а также столбцы с данными за кварталы и столбец с итоговыми данными за год. то такой лист можно автоматически структурирован. Для этого нужно:
выделить подлежащую структурированию область
выполнить пункт меню Данные подменю Группа и структура команда Созданне структуры.
После этого на экране (слева от столбца номеров строк или над строкой имен столбцов) появятся символы структуры – кнопки со знаками "плюс" или "минус". Если сделать щелчок на кнопке со знаком "минус" (или выполнить команды Данные – Группа и структура - Скрыть детали), то соответствующая область таблицы будет скрыта, а на кнопке появится знак "плюс". Если теперь сделать щелчок на кнопке со знаком "плюс" (или выполнить команды Данные - Группа и структура - Отобразить детали), то скрытая части таблицы вновь станет видимой. Преимущество использования структурированных таблицы состоит в том, что проще проводить анализ данных.
Если структура имеет несколько уровней, то в верхнем левом углу рабочего листа присутствуют символы уровня детализации- небольшие квадратики с цифрами, соответствующими номеру уровня структуры. Сделав щелчок на символе структуры с нужным номером, можно развернуть детали всех уровней, начиная с нижнего до указанного на этом символе.
Для автоматического структурирования данных надо использовать команду Данные – Группа и структура - Создание структуры. Автоматически удалить структуру на рабочей листе можно выполнив команды Данные - Группа и структура – Удалить структуру.
С помощью команд Данные – Группа и структура - Группировать (Разгруппировать) можно вручную создавать (удалять) новый уровень структуры в выделенной области таблицы (предварительно выделив группируемые строки или столбцы целиком) Количество уровней структуры по строкам и по столбцам не должно превышать 8.
Для изменения опций, используемых по умолчанию при структурировании рабочих листов нужно выполнить команды Данные - Группа и структура – Настройка. В окне Структура документа можно установить или сбросить нужные флажки, а также создать собственные стили для разных уровней структуры.
Задание: Используя файл ЗаданиеЕхсеl, лист Структура, таблица Таблица1. Производство электроэнергии в млрд. кВг.ч создать структуру с целью реализовать возможность присмотра только итоговых данных за каждый год, т.е. строки Всего.
1-ый способ: Автоматическое создание и удаление структуры
З
адание:
создать структуру. Данные – Группа
и структура - Создание структуры. В
результате таблица примет следующий
вид.
Задание: свернуть структуру, чтобы просмотреть только итоговые данные по годам. Следует сделать щелчок на кнопке со знаком "минус" (или выполнить команды Данные – Группа и структура - Скрыть детали) и соответствующая область таблицы будет скрыта, а на кнопке появится знак "плюс".
Задание: удалить элементы структуры. Автоматическое удаление структуры: Данные – Группа и структура - Удалить структуру
2-ой способ – ручной способ. Например, для группировки данных за 1994 года нужно выделить строки 3-6 и выполнить команды Данные - Группа и структура - Группировать. По аналогии выполните группировку данных за остальные года.
С помощью команд Данные – Группа и структура - Разгруппировать вручную удалите все уровни структуры в таблице (предварительно выделив разгруппируемые строки)
Задание: Используя таблицу 2 Недоимка по сбору налогов (на том же листе):
рассчитать квартальные итоги для каждого вида налогов,
рассчитать итоги для каждого месяца по обоим налогам
Подсказка Необходимо добавить в нужном месте таблицы новые столбцы и строки.
Задание: для таблицы 2 Недоимка по сбору налогов создать структуру. Цепь – реализовать возможность присмотра только квартальных итогов и итогов за каждый месяц для обоих видов по годам
Подсказка. В этом случае надо создать структуру не только для строк, но и для соответствующих столбце (например для первого квартала надо создать структуру для столбцов С —Е).
Задание: свернуть структуру, чтобы просмотреть только итоговые данные по кварталам
Задание: свернуть структуру, чтобы просмотреть только итоговые данные только за первый квартал
Задание: свернуть структуру, чтобы просмотреть только итоговые данные для каждого месяца по обоим налогам.