Документирование кассовых операций

Поступление наличных средств в кассу:

Для предприятий тор­говли, общественного питании и услуг, ко­торые работают с применением регистраторов расчетных операций (РРО) или используют книги учета расчетных операций (КУРО), оприходованием наличных является ре­гистрация через РРО (или отражение в КУРО) с выдачей покупателю расчет­ного документа.

ПД будут: расчетная квитанция, фискальный чек, при выходе РРО из строя – товарный чек.

Для остальных предприятий все поступления (выручка, внереализационые поступления, ДС из банка) оформ­ляется приходным кассовым ордером КО-1.

В приходных, расходных документах должны быть заполнены все реквизиты: (основание для его составления (корешок чека чековой книжки, накладная, акт, счет, Отчет об использовании средств, Акт результатов инвентаризации, выписка протокола собрания комиссии, Устав или протокол собрания участников); в реквизите «Додаток» перечисляются приложенные к нему до­кументы, на которых ставится штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год) подписи главного бухгалтера или лица, уполномоченным на это руково­дителем предприятия, в расходных ордерах кроме того – подпись руководителя).

Приходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре. Он состоит из двух частей: основная часть и отрывная часть – квитанция, которая выдается лицу, сдающему денежные средства в кассу. Квитанция заверяется печатью предприятия и подписями главного бухгалте­ра и кассира.

Получение денежных средств из банка осуществляется по денежному чеку, выписанному на имя кассира, или другого, уполномоченного на то лица. Для этого в банке предприятие приобретает чековую книжку, которая хранится в кассе предприятия. В чеке указывается сумма, цели на которые будет использована наличность и паспортные данные лица, который ее получает. Чек удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью предприятия. Денежные чеки действительны в течение 10 дней со дня их выписки.

Выдача наличных из кассы:

ПД: расходный кассо­вый ордер КО-2, ведомость на выплату денег.

Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре. В нем ука­зываются документы, которые являются основанием для его составления (заявление на перевод наличных, сопроводительная ведомость, приказ руководителя, др.), а в реквизите «Додаток» перечисля­ются приложенные к нему документы. В расходном ордере расписывается руководитель предприятия, гл. бухгалтер, кассир и лицо, которое получает наличные.

Выдача наличных физичес­ким лицам по расходному кассовому ордеру производится при предъяв­лении ими паспорта или заменяющего его документа, реквизиты которого заносятся в расходный ордер (название, номер, кем и когда он выдан). Физическое лицо расписывается в рас­ходном кассовом ордере, ука­зывает полученную сумму (гривень — словами, копеек — цифрами).

Лицам, которых нет в штатном распи­сании предприятия, наличные выдаются по расходным кассовым ордерам, выпи­сываемым отдельно на каждое лицо или по отдельной ведомости.

По ведомости выдаются – з/пл, аванс, отпускные, суммы в подотчет нескольким лицам и т.п. На титульном листе ведомости - надпись на выдачу денег, подписи руководителя и главного бух­галтера предприятия, сроки выдачи денег и сумма прописью.

Наличные могут выдаваться по доверенности, тогда в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных, бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличные. В случае выдачи на­личных по ведомости перед подписью в получении денег кассир дела­ет в ней запись «По доверенности». Доверенность остается у кассира и при­лагается к расходному кассовому ордеру или ведомости. Расходные документы сразу же после выдачи но ним наличных подписывает кас­сир, а на приложенных к ним документах ставит штамп или запись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Оплату труда своим наемным работникам предприятие может проводить из средств, полученных в банке или из выручки. Наличные средства, полученные пред­приятием в учреждении банка для вы­плат, относящихся к фонду оплаты тру­да, а также пенсий, стипендий, дивиден­дов (дохода) могут храниться сверх ус­тановленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней включая день получения наличности в банке (в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях). Для выплат работни­кам отдаленных обособленных подразде­лений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов - в течение пяти рабочих дней. Наличные, получен­ные в банке на другие выплаты, должны выдаваться предприятием своим работни­кам в тот же день.

Суммы наличных, полученные в банке и не использованные по назначению в течение установленных выше сроков, воз­вращаются предприятием в банк не по­зднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита). Суммы з/пл, внесенные в ведомости, и не выданные работникам в течение 3-х дней, называются депонированными и подлежат возврату на р/с п-я. Кассир при этом:

- в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не было произведена выплата ставит штамп или надпись «депонировано»

-составляет реестр депонированных сумм

- в конце ведомости указывает фактически выплаченную сумм и не выданную

- выписывает расходный кассовый ордер на фактически выданную сумму по ведомости

- депонированные суммы сдает в банк

При сдаче денежных средств в банк кассир кроме расходного ордера оформляет заявление на перевод наличных (Инструкция № 337).

Сдача наличной выручки в кассу бан­ка через инкассаторов называет­ся инкассацией и оформляется сопроводительной ведомостью, которая составляется в трех экземплярах через копирку: 1экз (сопроводительная ведомость) – вкладывается в инкассаторскую сумку, второй (накладная) – отдают инкассатору при получении им сумки, третий (копия сопроводительной ведомости) – остается в кассе предприятия (инкассатор на этом экземпляре расписывается и ставит штамп). На обратной стороне 1-го и 2-го экземпляров МОЛ заполняют покупюрное описание денег (Инструкция № 520).

Сопроводительная ведомость, квитанция банка, сберегательной кассы, почтового отделения на сдачу выручки для зачисления на текущий счет предприятия – основания для учета таких сумм на счете денежные средства в пути. Списание с данного счета – выписка банка с зачислением средств.

Кассир при получении документов проверяет подписи, разрешительную подпись руководителя (в расходном ордере, ведомости), правильность оформления документов, наличие обязательных реквизитов, наличие приложений (заявлений на выдачу на­личных, счетов, отчетов об использовании средств, расчетов и т. п.). Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявлени­ях, счетах и т. п. имеется разрешитель­ная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Исправления в приходных и расходных докумен­тах не разрешаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может быть только в день их составления.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в Журнале регис­трации приходных и расходных кассо­вых документов формы № КО-3 и № КО-3а. КО-3 применяют отдельно для регистрации приходных и расходных кассовых документов. В Журнале формы № КО-3а есть возможность проконтролировать целевое назначение полученных и израсходованных налич­ных средств, а также проверить полноту произведенных кассиром записей. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров, зарегистрированных в Журнале формы № КО-3а, производит­ся нарастающим итогом с начала года.

Все поступления и выдача наличных в национальной валюте предприятия учи­тывают в кассовой книге - форма № КО-4. Кассовая книга является учетным регистром. Каждое предприятие, которое являет­ся юридическим лицом и имеет кассу, ве­дет одну кассовую книгу для учета опе­раций с наличными в национальной ва­люте (без учета касс обособленных под­разделений). На каждую иностранную валюту открывается отдельная кассовая книга. Обособленные подразделения предпри­ятий, проводящие операции по приему и выдаче наличных, ведут кассовую книгу, которая выдается и оформляется пред­приятием — юридическим лицом, в со­став которого они входят.

Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована, количество листов заве­ряют подписями руководителя и главно­го бухгалтера и удостоверяют печатью предприя­тия. Записи в кассовой книге кассир осу­ществляет в двух экземплярах (через ко­пировальную бумагу) чернилами темного цвета. Первые экземпляры, являющиеся не­отрывной частью листа кассовой книги, — «Вкладные листы кассовой книги», оста­ются в кассовой книге. Вторые экземпля­ры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги, - «Отчет кассира», яв­ляются документом, по которому касси­ры отчитываются но движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры име­ют одинаковые номера.

Кассир отражает в кассовой книге опе­рации получения или выдачи наличных по каждому приходному и расходному кассовому ордеру в день их поступления или выдачи. Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

- подводит итог операций за день;

- определяет остаток наличных в кас­се на начало следующего дня («Остаток на начало дня» + «Приход» - «Расход»);

- подсчитывает кол-во приходных и расходных документов, которые вместе с кассовым отчетом (отрывной частью листа кассовой книги) передает под роспись в кассовой книге в бухгалтерию.

Пред­приятие может вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компью­терных средств. Программное обеспече­ние, с помощью которого ведется кассо­вая книга, должно обеспечивать визуаль­ное отражение и распечатку документов «Вкладной лист кассовой книги» и «От­чет кассира», которые по форме и содер­жанию должны воссоздавать форму и со­держание кассовой книги в бумажной форме.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправ­ления сделаны, то они подтверждаются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица. Все исправления де­лаются корректурным способом (зачеркивание неправильного текста и цифр одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, и написание над за­черкнутым правильного, надписью «Исправлено» с указани­ем даты исправления).

Контроль за правильным ведением кас­совой книги возлагается на главного бух­галтера или работника предприятия, упол­номоченного на это руководителем.

При наличии на предприятии нескольких кассиров, старший кассир перед началом рабочего дня выдает кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму под роспись в книге учета принятых и выданных денег (форма КО-5). Кассиры в конце рабочего дня составляют отчет о получении аванса и наличных, принятых (выданных) по приходно-расходных документах и сдать остаток наличности и кассовые документы старшему кассиру под роспись в книге КО-5.

Поступление и выдача денежных документов оформляется приходно-расходными ордерами или накладными. Кассир составляет отчет о движении денежных документов.