Структура и стиль документа

Если речь не идёт об одностраничном документа, а создаётся многостраничный отчёт, доклад учебник, с таблицами, формулами. рисунками, то целесообразно заранее продумать структуру и стиль оформления документа. Такой документ, как правило, имеет иерархическую структуру  его текст разбит на главы, глава  на параграфы; он может иметь несколько уровней вложенности отдельных частей документа и каждый уровень может иметь своё оформление.

Структуру документа определяет набор заголовков различных уровней. Стиль оформления - это готовые уста­новки, предлагаемые пользователю по умолчанию для форматирования абзацев, основного (обычного) текста, для заголовков, примечаний, оглавлений и др.  их более сотни.

Предлагаемый стиль можно изменить, если он не устраивает пользователя. Для особых случаев, например, для эпиграфов, цитат, теорем можно создать новый стиль (со своим именем). Стиль Обычный является базовым и не быть удалён или создан. Его, так же как и заголовки всех предлагаемых уровней можно только изменять.

В MS Word 2007 используют три варианта создания стилевых документов  при помощи набора гото­вых экспресс-стилей, шаблонов и пользовательских. Последний не самый быстрый, но учитывает вкус пользователя или требования заказчика,  этот стиль и будет применён в данном практикуме. Стили из шаблонов, предлагаемые компьютером, будут опробованы в последней работе.

Каж­дый стиль имеет свое имя и определяется совокупностью параметров шрифта, абзацных отступов, межстрочных интервалов, табуляции, рамок (если они есть), нумерации. Стиль как набор форматов абзацев хранится совместно с документом. По умолчанию ис­поль­зуется стандартный стиль Обычный и набор стилей заголо­в­ков – Заго­ловок1, Заго­ловок2,.. раз­но­го уровня.

Открывается минимальный список стилей для нового документа – Главная-Стили. Имена новых стилей по мере их использования добавляются в текущий список стилей автоматически.

Понятия стиль и структура взаимосвязаны, так как структура создается при помощи стилей заголовков разного уровня. Обычно стиль Заголовок1 применяют к самым крупным разделам доку­мента. Если крупный раздел состоит из более мелких частей, то их заголовки офор­м­ляют стилем следующего уровня  Заголовок 2... и т.д. Все параметры стиля можно увидеть в диалоговом окне (Создание/Изменение Стиля и кнопки Формат  в нижней части окнаПри помощи этой команды и её опций изменяется и создается новый стиль.

При создании нового стиля выделяют фрагмент, затем Главная-Стиль  в нижней части окна Стиль-кнопка Создать вводят имя стиля (вместо Стиль1), задают все параметры, нажимая кнопку Формат , выбирая и настраивая нужную опцию и завершая каждую настройку кнопкой OK. В нижней части окна Изменение стиля ограничить область применения стиля, отметив Только в этом документе (другие 2 метки убрать). Созданный стиль будет применён к текущему абзацу и всем последующим новым фрагментам, набранным Обычным стилем и оформ­ленным новым стилем.

При изменении стилей (Обычного и Заголовков) настройку всех параметров выполняют командой Off-Стиль  - Имя стиля - Изменить, в окне кнопки Формат  поочерёдно задают все параметры (кроме нумерации), задают область применения стиля (выбирают Только в этом документе в окне Изменение стиля) и закрывают оба окна. Далее, если требуется многоуровневая нумерация заголовков, то её настраивают отдельно, используя следующий алгоритм:

• Выделить настраиваемый заголовок и установить курсор в первом заголовке этого типа.

Затем – Главная- Абзац - кнопка Многоур.список - Начало многоур.списка - Определить новый многоуровневый список - кнопка Больше и в окне заполнить все необходимые поля; (см. файлы Т_стиль образец текста с многоуровневой структурой и Нумер_загол  окно настройки нумерации для заголовков 3-го уровня). Документ, структура и стиль которого заданы таким об­разом, легко обрабатывается глобальными средствами при создании оглавления, предметного указателя, колонтитулов, легко перестраивается в режиме Структуры и имеет стильное оформление во всех частях документа.

Проверка правописания. Word предоставляет три способа проверки текста: Автоматическая, Ручная и Замена.

• Первый обычно включён по умолчанию и выполняет проверку в процессе набора текста, подчёрки­вая орфографические ошибки красным цветом, синтаксические – зелёным. Отключение режима – Off-Параметры Word-Правописание и в окне убрать соответствующие флажки. В этом же окне можно использовать режим Замена и проверять стилистику текста.

• Проверка «вручную» для ошибочного слова: Рецензирование-группа и кнопка Правописание; в контекстном меню выбрать команду Орфография и нажать клавишу <F7>.

Если слово правильное (это может быть собственное имя или специальный термин), то либо эта ситуация игнорируется (кноп­кой Пропустить|Пропустить все), либо слово заносится в словарь кнопкой Добавить и впредь будет считаться правиль­ным. Однако для специальных терминов и дру­гих слов-терминов лучше создать свой сло­варь, нажав кнопку Добавить слова в и задав имя своего сло­ва­ря. Word добавит в него слово и будет его ис­пользовать наряду с основным словарем.

Контекстное меню для любого слова может предложить синонимы

П р а к т и ч е с к о е з а д а н и е 1

1. Запустить текстовый редактор Word, открыть новый файл.

2. Набрать 2-3 строки несложного текста и сохранить его, задав любое имя в своей папке.

3. Путем копирования всего текста удлинить документ, применив разные методы:

• выделить весь текст и скопировать его в буфер обмена;

• вставить копию из буфера в начало или конец текста 2 раза;

• при помощи команд меню; выделить 1-й абзац и мышью при нажатой клавише <Ctrl> перетащить его к началу 3-го абзаца;

• выделить 3-й абзац, скопировать при помощи значков в буфер и вставить в начало и конец документа.

2. Просмотреть 1-ю страницу в 3 режимах - Черновик, Разметки страницы и Предварительном.

3. Ознакомиться с установленными по умолчанию параметрами страницы - полями, размером и ориентацией листа бумаги - и использовать их при последующем наборе текста.

5. Определить стиль создаваемого документа:

• ознакомиться со списком стилей; выбрать Обычный, в окне Стиль просмотреть его параметры;

изменить этот стиль при помощи кнопки Формат , задав другие параметры: для шрифта  гарнитуру (Ariel ) и размер (14 пт.), для абзаца  отступ 1-й строки - 1 см. и Не добавлять интервал между абзацами и -– Ok; а внизу окна Изменение стиля определить область применения этого стиля, включив режим Только в этом документе и убрав остальные - Закрыть окно и применить стиль для набранных строк.

5. Набрать любую строку текста. Скопировать ее 3 раза. Пре­образовать отдельные слова в пропись, верхние, нижние индексы, зачерк­ну­тые, сжатые , растянутые и подчёркнутые.

6. Найти в тексте в начале какой-либо строки длинное слово, не поместившееся в предыдущей строке, установить в его середине курсор и ввести для него "мягкий" перенос, применив <Ctrl - - >; затем включить автоматический перенос: Разметка страницы - Расстановка переносов- Авто.

7. Ввести в 1-ю строку заголовок (или вставить в имеющийся заголовок) курсор; в списке стилей навести курсор на Заголовок1, ознакомиться с предлагаемыми по умолчанию параметрами, затем – щелчок на Заголовке1-Изменить-установить и использовать заданные ниже параметры:

• увеличить шрифт до 16 пт., выбрав для него красный цвет и пропись;

• установить выравнивание по центру, отменить отступ в первой строке;

• ввести многоуровневую нумерацию и применить измененный стиль к заголовку документа.

5. Ввести под Заголовком1 абзац-эпиграф (пословицу, цитату, стих). Установить в него курсор и создать новый стиль с именем Эпиграф  шрифт Courier,12 пт, курсив, цвет зеленый, отступ абзаца слева  7 см., сверху и снизу по 3 пт. Применить стиль к эпиграфу.

11. Перейти в конец документа и набрать текст заголовка для начала нового параграфа документа: Двухуровневая структура документа. Оформить этот заголовок как Заголовок2, задав размер шрифта 16 пт, курсив, цвет синий, отступ слева 2,5 см. и многоуровневую нумерацию.

12. Активизировать значок непечатаемых символов. Просмотреть текст. Определить назначение всех появившихся символов и убрать их повторным нажатием значка.

13. Проверить правописание (орфографию) всего текста. Создать собственный словарь и применить его. К некоторым словам подо­брать синонимы. Выделить два абзаца и применить к ним проверку грамматики.

14. Установить режим автосохранения текста с периодом 12 мин.

15 Ввести в текст формулу: х₁ = a²+ b^2.. Увеличить её и расположить по центру.

Документ сохранить и закрыть.

4