5. Системный подход в управлении

Понятие и виды систем. Сущность системного подхода и системного анализа в управлении. Система управления как объект исследования. Основные элементы системы управления. Функциональное разделение управленческого труда. Количество промежуточных уровней иерархической системы управления. Число руководителей на каждом промежуточном уровне. Численность и профессиональный состав управленческого персонала при каждом руководителе. Матрица соподчиненности руководителей. Качество системы управления. Критерия качества. Исследование систем управления: методология и процесс. Исследование и проектирование организационных структур управления.

Понятие системы. Ее элементы и виды.

Системой называется совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию[110]. В системе все ее элементы должны быть взаимозависимыми и/или взаимодействующими. Самые разные элементы могут быть объединены в “целое”, но это “целое” еще не система, покак не сформирован механизм их взаимодействия. Еще Аристотель писал о том, что рука, отделенная от тела, уже не рука. А Гегель образно выразился так: части бывают только у трупа, а организм имеет новое качество: он живет.

Мир в целом представляет собой сложную систему, которая в свою очередь, состоит из множества больших и малых систем. Система – это противоположность хаосу.

Системы имеют разнообразные формы. Среди крупных систем выделяют следующие:

-биологические;

-технологические;

-социальные (в т. ч. социально-экономические).

К социально-экономическим системам относятся предприятия, отрасли, муниципальные образования, рагионы ит.д. Система всегда реагирует на внешние возмущения и стремится вернуться в состояние равновесия. Однако если под воздействием внешних сил система далеко уходит от равновесного состояния, то она может стать неустойчивой и не вернуться в равновесное состояние. В определенной точке (точка бифуркации) поведение системы становится неопределенным. Иногда и незначительное воздействие на систему может привести к значительным последствиям, и тогда система переходит в новое качество. Причем этот переход осуществляется скачкообразно.

Большой вклад в развитие теории систем внес русский философ и экономист А. А. Богданов (1873-1928), автор работы “Всеобщая организационная наука (тектология)”. Он разработал основы теории строения систем и обосновал общие закономерности их развития. Богданов считал, что предметом изучения тектологии должны являться организационные принципы и законы, общие для всех систем – сознательной деятельности людей, их психических и физических комплексов, живой и мертвой природы. При разработке концепций тектологии Богданов высказал ряд новых идей, в том числе, понятия управляющей и управляемой системы, обратной связи, моделирования, позднее развитые кибернетикой и общей теорией систем, сформулировал и обосновал универсальный закон физилогических затрат энергии.

Шиороко известна теория функциональных систем, разработанная П. К. Анохиным, рассматривающая деятельность организма в целом, как единую систему. Адаптированная, исправно функционирующая система способна отторгнуть лишний элемент, но если какая-нибудь функциональная часть ее выйдет из строя, то под угрозой будет работа системы в целом.

Человек как биологическое существо- это система. Кроме того, он как участник производственного процесса является компонентом другой системы которая называется социотехнической.

Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы. Так, муниципальное образование является подсистемой субъекта федерации. Общими признаками для выделения подсистем (частей) в социальных системах являются следующие:

-подсистемы должны быть такими, чтобы они могли оказывать существенное влияние на достижение конечных результатов системы;

-подсистемы должны быть привязаны к целому с помощью определенных отношений каждой части к какой-либо общесистемной характеристике (или характеристикам), имеющей необходимую и логическую функциональную связь с выполнением общесистемных задач;

-подсистемы должны быть соответственно увязаны с поведением всех элементов системы и отражать постоянное функционирование взаимных связей, установленных для отдельных элементов системы через ее подсистемы с окружающей средой.

Подсистема формируется из элементов, которые являются структурообразующей частью какой-либо системы. Например, предприятие представляет собой элемент отрасли.

Любая социальная система состоит из двух самостоятельных, но взаимосвязанных подсистем: управляемой и управляющей. К управляемой подсистеме относятся все элементы, обеспечивающие непосредственный процесс создания материальных и духовных благ или оказания услуг. К управляющей подсистеме относятся все элементы обеспечивающие процесс целенаправленного воздействия на коллективы людей и ресурсы управляемой подсистемы. Одним из важнейших элементов управляющей подсистемы является организационная структура управления.

Связь между управляющей и управляемой системами осуществляется с помощью информации, которая служит основой для выработки управленческий решений и воздействий исходящий из управляющей системы в управляемую для исполнения.

Любая социальная система самоуправляемая. В то же время в процессе управления она испытывает внешние воздействия. Внешние и внутренние воздействия в любой системе тесно связаны между собой и взаимно обуславливаются: чем значительнее одно, тем меньше роль другого.

Для самоорганизации системы необходимы ряд условий. Среди них в первую очередь отмечаются следующие: 1) относительная открытость системы, что предполагает наличие определенных потоков в нее (человеческих ресурсов, энергии, капитала, товаров и т.д.); 2) наличие элемента случайности (например, случайности природного происхождения, случайности в научно-технических изобретениях и последствиях их применения и т. д.); 3) нелинейность закона взаимодействия различных частей социальной системы; 4) определенность диапазона системных параметров, которые играют важную роль в качественном поведении социальной системы, так называемых управляющих параметров. При этом если управляющие параметры имеют критические точки, за которыми поведение системы коренным образом меняется и возникают новые разновидности решений, то такие управляющие параметры называют бифуркационными. Управляющими (бифуркационными) параметрами макроэкономического уровня могут быть коэффициенты эффективности взаимодействия производства, какие-либо интегрированные характеристики (например, валовой национальный продукт) и т.д[111].

Техническая система представляет собой пропорциональное сочетание отдельных технических средств из множества отдельных видов различного оборудования (производственные мощности предприятия, отрасли, с помощью которых люди в процессе материального производства способны производить продукцию заданного качества в определенном количестве ).

Технологическая система основана на деление деятельности, материального и духовного производства на стадии и процессы. Например, законотворчество имеет такие стадии как законодательная инициатива, обсуждение закона, принятие закона, подписание и опубликование закона.

Организационная система включает в себя структуры управления, положения и инструкции, с помощью которых воздействуют на управляемую подсистему.

Экономическая система представляет собой единство хозяйственных и финансовых процессов и связей.

Социальная система - люди и их объединения, создаваемые для совместной жизнедеятельности (человек, семья, государство).

Техническая, технологическая, организационная, экономическая и социальная системы взаимосвязаны и создают целостный организм.

Все организации являются системами. Для того что понять, как система выполняет свою функцию, необходимо узнать, как все ее элементы взаимосвязаны друг с другом и как она связана с системой, образующей ее внешнюю среду.

При этом возникает два важных вопроса. Как устанавливать границы системы? Что считать соответсвующими ей подсистемами? Ответы на эти вопросы зависят от цели анализа.

При установлении границ системы всегда приходится опираться на здравый смысл. Чем шире границы проблемы, тем шире изучаемая система и тем больше переменных, которые необходимо учесть. Так, проблема дискриминации при приеме на работу может восприниматься как один из аспектов более крупной проблемы, требующей принятия мер в области законодательства, образования, жилищного строительства, политических прав и т.д. Однако здесь возникает проблема адекватности ресурсов потребности исследования этой более крупной системы. Если ресурсы не достаточны, то основная цель разбивается на подцели, что облегчает подход к решению основной задачи. Это достигается за счет того, что ресурсы, высвобождающиеся после решения подзадач, направляются на решение основной проблемы.

Системы делятся на естественные и искусственные. К первым относятся природные, а ко вторым – социальные, т. е. созданные человеком.

Все, что не входит в систему и воздействует на нее или на что воздействует сама система, называется ее внешней средой.

Кроме того, системы бывают закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Она может существовать хотя бы какой-то промежуток времени самостоятельно, без взаимодействия с окружающй средой. Например, часы. Закрытые физические системы подвержены энтропии – тенденции к иссяканию. В управлении к закрытым система условно можно отнести организации, руководство которых оберегает свою систему от информационного обмена с внешней средой (от новшеств, образования и т.п.). Такие системы также подвержены иссяканию. Есть все основания полагать, что одной из основных причин краха советской модели государственного устройства явилась ее закрытость от внешнего мира. Другим примером закрытости от внешнего мира сегодня является КНДР.

Для открытой системы (их большинство) характерно взаимодействие с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, поэтому она зависит от энергии, информации, материалов, капиталов, трудовых ресурсов, поступающих извне. В процессе преобразования система обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами системы в окружающую среду. Если организация управления является эффективной, то в ходе процесса преобразования создается добавочная стоимость входов, и в результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие, как прибыль, увеличение объема продаж, удовлетворение работников, рост организации и т.д.

Более того, открытая система имеет способность приспасабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Для того, чтобы какая-либо система достигала динамического равновесия (динамичного гомеостаза), она должна обладать обратной связью – информационным вводом, который сообщает, действительно ли система имеет устойчивое состояние и не подвергается ли она разрушению. Это является главной целью управления системами. Получив информацию о своем состоянии система может воздействовать и на динамику материальных и энергетических вводов. Следовательно, в системе должен быть блок слежения за вводами , функционированием, выводами, способный на основе сигналов обратной связи корректировать деятельность системы.

Под обратной связью понимается получение информации о результатах воздействия управляющей системы на управляемую систему путем сравнения фактического состояния с заданным (плановым). Сущность обратной связи заключается в установлении зависимости личных, коллективных и общественных интересов от результатов управленческих решений.[112]

Открытые системы, и в частности, социальные тяготеют к наростанию усложнености и к дифференциации. Это в свою очередь ведет к возникновению проблемы координации. Отсюда возникает потребность в оптимизации роста системы, минимизации уровней иерархии и звеньев на каждое из них, минимизации обоснованных границ диапазона управления.

Теория систем рассматривает управляему систему не автономно, а в ее взаимосвязи с окружающей средой и исследует методы адаптации системы к изменившимся внешним условиям.

По степени сложности системы делятся на большие и сложные. К сложным системам относятся те из них, которые построены для решения многоцелевых задач.

Руководители занимаются в основном открытыми системами, потому, что все организации являются открытыми системами.

С помощью математического моделирования, кибернетики и теории информации в настоящее время предпринимаются попытки создать всеобъемлющую теорию управленческих систем, хотя успехи на этом пути пока скромны.

Сущность системного подхода в управлении.

В результате применения в управлении опыта исследования операций, с одной стороны, и теории автоматического управления и кибернетики, с другой, возник системный подход (Норберт Виннер, клод Шеннон), или системный анализ, главной задачей которого является повышение эффективности работы организации в целом. В системном подходе организация исследуется как совокупность связанных и влияющих друг на друга элементов – персонал, структура, задачи и технологии,- ориентированных на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимосвязанных систем, помогает понять, почему каждая из школ управления оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Они стремились сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации: поведенческая школа занималась социальной подсистемой, школа научного управления – техническими. Ни одна из школ серьезно не анализировала воздействие среды на организацию.

Основными задачами анализа социальных систем является изучение мотивов поведения человека в обществе, выявление его целевой ориентации, исследование системы стимулов, среди которых большую роль играют не только материальные, но и моральные: личная власть, престиж, возможность оказывать воздействие на общественные процессы и т.д

Сущность системного подхода в управлении характеризуется следующим:

1) формированием целей и установлением их иерархии (формировании “дерева целей”);

2) получением максимального эффекта в достижении поставленных целей путем сравнительного анализа альтернативных путей и методов достижения целей и осуществления выбора;

3) количественной оценкой целей и средств их достижения.

Системный анализ, впервые примененный в США для военных нужд, получил широкое применение в современной практике управления. Системный подход – это не столько набор каких-то руководств для управляющих, сколько способ мышления по отношению к организации и управлению. Системный подход выполняет теоретическую и методологическую функцию познания и преобразования сложных социальных систем.

Исследование систем управления: методология и процесс.

Современное управление тесно связано с осуществлением исследовательских операций. Как показывает опыт передовых организаций исследовательская деятельность менеджера составляет не менее 30% его рабочего времени или усилий[113].

Исследовательская функция проявляется в раскрытии самоорганизации сложных систем, закономерных тенденций социального развития, динамики различных социальных явлений. В исследовании управления предметом изучения могут быть организация управления, уровень профессионализма персонала, механизмы мотивации и т.д.

Современный менеджер должен владеть методологией исследовательской деятельности и уметь ее организовать. Возникло новое понятие - менеджер исследовательского типа[114].

При исследовании системы управления используется большой набор общенаучных и специальных методов. Среди них можно выделить следующие:

-диалектический метод;

системный метод;

социальный эксперимент;

-моделирование;

-социологический метод;

-др.

Целью исследования является поиск наиболее эффективных вариантов системы управления и организации ее функционирования и развития. На основе главной цели осуществляется переход к основным этапам ее реализации путем построения “дерева целей”.

Важным фактором эффективности исследования является определение проблемы. При этом важно отделять реальные проблемы от псевдореальных, селекционировать реальные проблемы по критерию необходимости их разрешения, отбирать проблемы по критерию ценности ожидаемого результата, выбирать проблемы в соответсвии с критерием возможности их разрешения.

В процессе исследования очень часто используется гипотеза, которая может быть эффективным средством поиска путей решения проблемы, подходов к ее пониманию.

Завершающим этапом исследования является его организация. Организация иследования – это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих его проведение. Это распределение функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение работ, распределение ресурсов и кадров по видам работ.

Понятие организационного проектирования и его стратегия.

Организационное проектирование – это моделирование системы управления организацией, осуществляемое перед ее формированием или накануне значительных преобразований[115]. Организационное проектирование связано с нахождением соответствия между ключевыми элементами организации (структура, люди, задачи, системы решений и поощрений, а также неформальная организация и культура) и ее стратегией, которые приводят к успеху.

Последовательность задач организационного проектирования, вытекающих из общей теории систем можно представить следующим образом:

1. Определение качественного и количественного состава элементов системы управления.

2. Выбор конфигурации элементов системы в пространстве.

3. Проектирование общей структуры системы управления.

4. Разработка процессов, регламентирующих деятельность системы управления.

5. Определение информационных взаимосвязей между элементами системы.

6. Проектирование технологии управленческих процессов.

Наиболее универсальным и современным для проектирования организационной структуры является метод организационного моделирования. Последовательность этапов проектирования системы управления методом организационного моделирования выглядит следующим образом[116]:

1. Выбор типовой схемы управления.

2. Распределение решений по уровням.

3. Расчет загрузки уровня управления.

4. Выбор варианта структуры.

5. Формирования схемы управления и состава подразделений в пределах выбранной структуры.

6. Корректировка и утверждение схемы управления.

7. Проектирование процедур принятия решений.

8. Разработка документации, регламентирующей деятельность подразделений.

9. Разработка Положения об организации.

Основные элементы организационной структуры системы управления.

Системы управления социально-экономическими объектами (к таким объектам относятся и авиатранспортные предприятия) имеют иерархическую конструкцию, поэтому одним из элементов является число уровней управления. (Лучше говорить о количестве промежуточных уровней, так как самый верхний уровень - руководитель - существует изначально.) Этот элемент влияет на оперативность принятия решений: чем больше промежуточных уровней, тем больше у главы возможностей переложить решение части задач на нижестоящих руководителей и тем самым сократить среднее время решения возникающих проблем. В то же время промежуточные уровни задерживают доведение решений руководителя до исполнителей, и этим удлиняют время претворения в жизнь его распоряжений. Удачный выбор числа промежуточных уровней способствует повышению эффективности управления. Известны опыты по поиску его оптимума в авиатранспортных предприятиях: это попытки организации безэскадрильных летных отрядов.

Другим элементом, определяющим конструкцию иерархической системы, следует назвать количество руководителей на каждом промежуточном уровне управления. В соответствии с выводом о том, что на предприятии ежедневно решается шесть групп задач, число руководителей, замыкающихся непосредственно на первое лицо в иерархии управления, не может превышать шести (но меньше может быть). На более низких уровнях может быть и больше, если там решаются однородные по характеру задачи и есть необходимость распределять их по нескольким руководителям одного уровня. Здесь надо учесть, что увеличение количества руководителей приводит к необходимости тратить много времени на обеспечение согласованности действий подчиненных младших руководителей, на планирование, обсуждение и подведение итогов их деятельности. Одновременно нижестоящие руководители разгружают своего шефа при решении случайно, неожиданно возникающих задач и чем больше младших руководителей в подчинении, тем быстрее устраняются сбои в производстве. Существует некоторое разумное количество непосредственно управляемых руководителей, при котором вышестоящий руководитель максимально разгружается от решения текущих задач.

Основное назначение руководителя любого уровня – это принятие решений. Решения принимаются по перспективам развития производства, по улучшению связей с внешней экономической, социальной, политической средой, различным текущим задачам. Чем выше уровень руководителя в иерархической системе управления, тем значительнее решаемые им проблемы, тем больше объем информации, которую он должен проанализировать до принятия решения. Анализ информации требует времени; кроме того, круг проблем, рассматриваемых руководителем, может быть весьма широким, особенно на высоких уровнях управления. Задачи требуют от руководителя специальных знаний во многих областях. В связи с этими обстоятельствами при руководителях создается так называемый управленческий персонал. Он может быть разным как по количеству, так и по составу. Численность управленческого персонала при руководителях является третьим элементом, характеризующим систему управления. Этот элемент должен иметь разумное количество и целесообразный состав. В частности, не может быть должностей, предусматривающих специалистов с высшим образованием для решения элементарных задач. Увеличение количества управленческого персонала связано с ростом требуемого фонда заработной платы, уменьшение сопряжено с удлинением времени подготовки решений, принимаемых руководителем.

Наконец, о четвертом элементе. Когда речь идет об определенном руководителе, недостаточно знать, сколько руководителей нижестоящего уровня ему подчиняются, необходимо еще указать, каким (какому) участку объекта управления имеет отношение каждый из них. Этот элемент назовем матрицей соподчиненности. Матрица отражает, какому руководителю данного уровня подчиняются руководители нижеследующего уровня.

Таким образом, четыре элемента: количество промежуточных уровней управления, число руководителей на каждом промежуточном уровне, численность и профессиональный состав управленческого персонала при каждом руководителе и матрица соподчиненности руководителей - определяют конструкцию системы управления. Удачный выбор этих элементов определяет результативность управления.

Критерии качества организационной структуры системы управления.

Для того, чтобы определить уровень совершенства системы управления, надо иметь какие-то мерила (критерии) ее качества. Критерии, как известно, не доказываются, а выбираются. Один и тот же объект, один и тот же процесс может оцениваться разными мерилами. Например, расстояние между точками “а” и “б” можно измерить не только в метрах, но и секундами, в течение которых оно преодолевается при движении с заданной скоростью; а можно и в литрах бензина, расходуемого на проезд между этими двумя точками на автомашине заданной модели. Одно мерило отличается от другого только одним - мерой практичности. Может оказаться, что одного критерия мало, недостаточно для всесторонней характеристики объекта. Тогда выбирают совокупность - два, три и т.д. Основное требование - измеримость или вычислимость. Другое требование - критерии должны характеризовать те стороны объекта, которые являются важными, актуальными. Совокупность должна быть минимальной и достаточной

Критериев качества организационной структуры системы управления социально-экономическими объектами, в том числе - авиапредприятиями, может быть также сколько угодно много. Здесь будет рассмотрено их четыре. Выбор основан на стремлении отобразить те свойства системы, по которым ценится ее организационная структура.

Когда речь идет о социально-экономических объектах, эффективность управления должна оцениваться с позиции верховного элемента системы управления: именно на него так или иначе замыкается все множество проблем коллектива, именно он определяет цели и отвечает за их достижение. Независимо от масштабов и характера деятельности объекта управления нити регулирования всех вопросов сходятся к первому лицу системы управления, поэтому качество ее организационной структуры следует рассматривать с точки зрения верховного элемента.

Теперь последовательно рассмотрим четыре критерия качества.

Системе управления должно быть свойственно достаточно быстрое реагирование на возникающие проблемы, решения ею должны приниматься и до исполнителей доводиться своевременно. Поэтому следует считать оперативность управления одним из практичных критериев качества системы управления.

Затем, логично предположить, что тот вариант организационной культуры имеет преимущества, у которого лучше экономические показатели: дешевле обходится содержание аппарата управления -руководителей всех уровней системы, управленческого аппарата при руководителях, обеспечивает быстрый выход из сбойных ситуаций и тем самым не допускает больших экономических потерь при нарушениях целостности производственного процесса. Отсюда - другим критерием качества системы управления может быть затратность управления.

Далее, решение задач управления осуществляется людьми - руководителями и специалистами, они имеют ограниченные по времени возможности выполнять свои служебные функции, им нужно время еще и для отдыха, для дома. Длительность рабочего дня (фактическая длительность) руководителей также характеризует совершенство организационной структуры системы управления. Лучше та система, которая создает возможность для руководителей успевать выполнять все свои служебные дела за предусмотренное директивное время, например, за 8 часов. Если руководителю достаточно меньшего времени, например, 6 часов, то в этом случае он все равно не покинет предприятие раньше истечения 8 часов, заполнит время вопросами, возможно, к делу не относящимися, и к их решению привлечет других. Эффективности управления будет причинен ущерб. С другой стороны, если руководителю недостаточно директивного времени на выполнение своих функций, то он перегружается сам и побуждает (нередко и вынуждает) и подчиненных быть на работе больше положенного времени. Перегрузка, если она имеет систематический характер, изнашивает человеческий организм. Таким образом, плохо, когда руководитель недогружен, и совсем плохо, когда он вынужден перенапрягаться из-за обилия решаемых задач. Количество возникающих перед руководителем проблем существенно зависит от того, как построена система управления, какими выбраны элементы ее конструкции. Поэтому длительность рабочего дня руководителя следует рассматривать тоже как критерий качества конструкции системы управления.

Наконец, еще об одной характеристике конструкции систем управления. Любая система управления является комплексной в том смысле, что она решает одновременно как текущие задачи, связанные с поддержанием необходимого состояния управляемого объекта, так и задачи развития объекта, то есть стратегические задачи по обеспечению благополучия в будущем. Руководители всех уровней должны проявлять внимание как к текущим, так и к стратегическим задачам. При этом чем выше ранг руководителя, тем большую часть времени ему надлежит уделять заботам о состоянии дел в грядущие времена, тем чаще ему подобает беспокоиться о завтрашнем дне. А вот наблюдения свидетельствуют, что, как правило, руководители завалены текущими делами и вынуждены из-за нехватки времени игнорировать проблемные задачи. Такое управление приводит к деградации объекта управления. Из этих рассуждений следует, что доля рабочего времени, затрачиваемого руководителем на решение задач развития, представляет собой важную характеристику конструкции системы управления и должна являться четвертым критерием ее качества.

Таким образом, оперативность решения текущих задач, затратность управления, соответствие норме продолжительности рабочего дня руководителей и доля их времени на рассмотрение проблем развития объекта управления могут служить критериями качества организационной структуры систем управления. Рассмотрим их в отдельности.

Предварительно отметим, что рассмотренные показатели характеризуют качество системы управления производством; они влияют на значения показателей более высокого уровня - на показатели качества авиатранспортного производства: на безопасность и регулярность полетов, на культуру обслуживания и др.

Оперативность управления

Оперативность управления характеризует качество организационной структуры с точки зрения быстроты реакции системы управления на отклонения от нормы в состоянии объекта управления: на поломки технологического оборудования, на сбои в получении горюче-смазочных материалов, на выход из строя специалистов и т.д. Этот критерий связан с эффективностью управления текущим состоянием дел в производстве, в коллективе. Показатель оперативности можно оценивать отрезком времени между моментом возникновения проблемы и моментом доведения принятого решения по ее устранению до исполнителей. Это время (обозначим его v) состоит, как правило, из трех отрезков: продолжительности задержки  начала рассмотрения проблемы, длительности  формирования решения и времени  доведения его до исполнителей, то есть:

v = + +. (3.1)

Первое слагаемое обусловлено тем, что к моменту появления проблемы руководитель может быть занят другими делами, например, решением предыдущей проблемы, либо к этому моменту он проводит совещание или находится у вышестоящего руководителя. Второе слагаемое представляет собой длительность непосредственной работы руководителя над проблемой. Значение  зависит от обеспеченности руководителя средствами хранения, отображения и обработки информации, оно зависит также от квалификации специалистов в его управленческом аппарате.

Третье слагаемое определяет расторопность аппарата управления, его способность быстро передавать информацию сверху вниз. Оно зависит от числа промежуточных уровней между руководителем, принявшим решение, и исполнителями.

Количество слагаемых может быть и меньше, и больше трех. При управлении небольшими объектами допустимо пренебрежение первым слагаемым. Когда производственный процесс происходит в достаточно устойчивых условиях, проблемы пред руководителем возникают нечасто, задержки  их рассмотрения случаются редко, можно учитывать только длительность непосредственного принятия решения  и доведения его до исполнителей . Если система управления имеет небольшое количество промежуточных уровней управления (тем более если их вообще нет), то можно пренебречь и продолжительностью  и оперативность управления измерять лишь временем  .

Таким образом, показатель оперативности характеризует способность системы управления быстро реагировать на создавшиеся отклонения в производственном процессе, на его значения оказывают влияние количество промежуточных уровней управления, а также численность и профессиональный уровень персонала при руководителях.

Затратность управления

При хорошей системе управления производственный процесс реже подвергается сбоям, отклонениям от нормы; если он и и возникают, то быстро устраняются. Кроме того, содержание самой системы обходится дешевле, затраты меньше.

Количественно затратность управления С(t) можно представить в виде суммы себестоимости управления С_с и цены потерь С_п, обусловленных снижением темпов производства при сбоях, то есть

С(t) = С_с(t) + С_п(t) (3.4)

Оценка осуществляется за некоторый календарный отрезок времени t.

Первое слагаемое правой части (3.4) можно выразить через зарплату, выплачиваемую административно-управленческому персоналу за время t (например, за месяц) , а второе слагаемое - через цену недополученной продукции при сбоях в производстве за то же время. Значение С_с(t) - это заработная плата руководителей С^р_с (t) всех уровней и управленческого персонала С^у_с (t) при всех руководителях, то есть

С_с(t) = С^р_с (t) + С^у_с (t). (3.5)

Потери С_n(t) обусловлены фактом появления сбоев в производственном процессе и длительностью их существования. Если частота возникновения сбойных ситуаций определяется не только тем, как управляют производством, но в значительной мере и стабильностью окружающей среды, то продолжительность ситуации зависит в основном от системы управления, от ее организационной структуры.

Потери С_п(t) можно представить в виде произведения убытков С_п⁰ в единицу времени существования сбойной ситуации и суммарной длительности сбоев (t), имевших место за время t:

С_п(t)= С_п⁰ (t) (3.6)

За отрезок t может произойти не один сбой, поэтому (t) представляет собой суммарное сбойное время.

Подставив (3.5) и (3.6) в (3.4) получим

С(t) = С^р_с (t) + С^у_с (t) + С_п⁰ (t) (3.4)

В этом соотношении С^р_с (t) определяется количеством руководителей, входящих в состав административного аппарата, оно зависит от числа промежуточных уровней в иерархической системе управления и числа руководителей на каждом уровне. На значение С^у_с(t) влияют численность и состав управленческого персонала при руководителях: чем больше персонала и чем выше его квалификация, тем больше требуемый объем фонда зарплаты. Но это одновременно положительно сказывается на величине С_п (t), так как эти обстоятельства способствуют сокращению продолжительности принятия решений и соответственно уменьшению длительности (t) пребывания производства в состоянии сбоя.

На длительность (t) оказывает влияние также схема формирования административных связей между руководителями смежных уровней иерархической системы управления – матрица соподчиненности. От матрицы зависит время на организацию мероприятий по устранению сбоев, на обеспечение согласованных действий разных подразделений и служб по выходу из создавшегося сбойного состояния.

Таким образом, на затратность управления влияют такие элементы организационной структуры, как количество промежуточных уровней, численность и профессиональный состав управленческого аппарата и матрица соподчиненности руководителей.

Продолжительность рабочего дня руководителя

Этот критерий качества организационной структуры практичен при оценке ее с позиции использования интеллектуального ресурса системы управления. Основной носитель этого ресурса - руководитель - должен иметь возможность полностью проявлять свои знания, инициативность, образованность, талант менеджера. Возможности существенно связаны с загруженностью руководителя, с продолжительностью его рабочего дня. Чрезмерное удлинение времени пребывания на службе приводит к переутомлению, к снижению способности разумно воздействовать на производство, на коллектив. Многочисленные наблюдения за рабочим днем руководителей предприятий и организаций различных отраслей, разных форм собственности свидетельствуют о том, что, как правило, он удлинен и существенно превышает номинальную восьмичасовую продолжительность.

Решение задачи нормализации длительности рабочего дня возможно на основе совершенствования элементов организационной структуры системы управления.

В течение рабочего дня руководитель решает множество задач, связанных как с текущим процессом производства, так и с его развитием. Повседневных забот по регулированию производственного процесса у верховного элемента системы управления тем больше, чем он ближе к производственным подразделениям, то есть чем меньше промежуточных уровней управления; тогда ему самому достается большое число возникающих задач. Далее, руководителю приходится тратить время на обеспечение взаимодействия руководителей нижестоящего уровня, на обеспечение согласованной их деятельности. Это время будет тем значительнее, чем больше подчиненных нижестоящих руководителей. Наконец, деятельность руководителя связана с принятием решений по всем вопросам, соответствующим занимаемой должности. Если он их будет принимать очень долго, то и рабочий день у него станет продолжительным. Время подготовки решений зависит от численности и квалификации управленческого персонала при руководителе.

Таким образом, один из критериев качества организационной структуры системы управления - продолжительность рабочего дня руководителя - зависит от числа промежуточных уровней управления, от количества подчиненных ему руководителей нижестоящего уровня и численности управленческого персонала при нем.

День руководителя можно представить в виде нескольких слагаемых, число которых может быть разным в зависимости от подхода к классификации. Применительно к руководителям системы управления предприятиями промышленности практично рассматривать следующие три слагаемых:

- время t^пл_тек , затрачиваемое в течение дня на решение задач текущих плановых;

- время t^сл_тек, затрачиваемое на решение задач текущих случайных. появляющихся непредвиденно;

- время t_пер, которое тратит руководитель за рабочий день на задачи, связанные с перспективой предприятия, с развитием производства.

Сумма этих слагаемых составляет продолжительность рабочего дня t_р, то есть

t_р= t^пл_тек + t^сл_тек + t_пер (3.8)

Слагаемые рабочего дня руководителя, их соотношения в разные дни различны, поэтому входящие в (3.8) отрезки, а также их сумму следует рассматривать как некоторые средние в день.

Рассмотрим t^пл_тек, t^сл_тек и t_пер отдельно, чтобы выявить зависимость t_р от отдельных элементов конструкции организационной структуры системы управления.

Слагаемое t^пл_тек это то время, в течение которого руководитель в среднем в день занимается обеспечением взаимодействия подчиненных ему руководителей нижестоящего уровня, тратит на проведение совещаний, на посещение производственных участков, на беседы, на участие в плановых мероприятиях вышестоящих руководителей и тому подобные мероприятия. Поэтому продолжительность t^пл_тек зависит от количества управляемых руководителей m, то есть тех, которые замыкаются на того, чей рабочий день анализируется. Они все между собой взаимодействуют, управленческое поведение одного так или иначе связано с деятельностью остальных. Это взаимовлияние обусловлено тем, что все они решают проблемы одного и того же производственного процесса, но в разных аспектах.

Разгрузка верховного элемента нужна для того, чтобы он как можно больше времени уделял проблемам развития производства, улучшению социальной атмосферы среди сотрудников, росту производительности труда в коллективе. Руководитель обязан постоянно генерировать новые идеи по совершенствованию управляемого им объекта. Для этого величина t_пер в соотношении (3.8) должна быть достаточной. При этом чем выше уровень руководителя, тем больше должно быть у него времени, уделяемого на проблемы развития, и тем меньше он должен тратить времени на повседневные заботы. Руководителю надо постоянно думать о завтрашнем дне коллектива и отвлекаться на сегодняшние дела должен лишь в тех случаях, когда у нижестоящих руководителей не хватает полномочий на их рассмотрение.

Доля времени на постановку и решение задач развития

Источником задач, связанных с развитием объекта управления, является сам руководитель (он обязан постоянно заботиться о перспективах развития) либо вышестоящие руководители. Свойство таких задач таково, что решение их дает плоды только спустя какое-то время, нерешение их, игнорирование тоже наказывает руководителя лишь когда-нибудь в будущем, не сейчас. А вот проблемы текущего состояния производства дают о себе знать именно сейчас, они определяют фонд оплаты труда в этом же месяце. В результате, руководители решают прежде всего текущие задачи и только по мере освобождения от них - задачи развития. При нестабильных экономических условиях обеспечение устойчивости производства - задача очень сложная, требующая от руководителя много энергии и времени. Тем актуальнее создание такой системы управления, которая позволяла бы верховному элементу иметь возможность уделять внимание проблемам будущего. Надо сформировать такую организационную структуру иерархической системы управления, при которой руководителям каждого уровня возлагается ответственность и обеспечиваются условия уделять время на решение вопросов развития управляемого объекта. Надо выбрать такие элементы конструкции оргструктуры - количество промежуточных уровней управления, число руководителей на каждом уровне, численность и профессиональный уровень управленческого персонала при каждом руководителе , матрицу соподчиненности руководителей - которые обеспечивают руководителей разумной долей времени на постановку и решение задач развития. Возникает вопрос: какова она, разумная доля рабочего дня руководителя на решение перспективных задач?

Ответа однозначного быть не может, он зависит от очень многих обстоятельств. Тем не менее, некоторые рекомендации сформулировать можно. Они основаны на утверждении: чем выше ранг руководителя, тем больше доля

 = t_пер : t_р (3.17)

времени t_пер , связанного с задачами перспективы предприятия в длительности t_р его рабочего дня.

Общее число уровней управления, включая высший уровень, обозначим, как и прежде, через U+1. Можно потребовать, чтобы у высшего уровня (генерального директора, директора) на перспективные (стратегические) задачи доля _U+1 уделяемого времени равнялась U:(U+1), у нижнего руководителя она составляла бы нуль, то есть ₁ =0. Для руководителя любого i-го уровня можно рекомендовать

_i = (3.18)

Эти условия удовлетворяют только что сформулированному логическому утверждению о том, что руководители более высокого уровня должны больше заниматься проблемами перспективы предприятия, чем нижестоящие руководители, а соотношение (3.18) является формализованной моделью условий.

Если рассмотреть авиатранспортное предприятие, то там можно выделить следующие уровни управления: генеральный директор, заместители генерального директора, начальники служб, цехов, мастера участков, командиры воздушных цехов. Общее количество уровней управления U+1=4. Из соотношения (3.18) можно рекомендовать

для мастеров участков, командиров воздушных цехов ₁ =0,

для начальников служб, цехов ₂ = 1/4,

для заместителей генерального директора ₃ =1/2,

для генерального директора ₄ =3/4.

Мастера участков, к.в.с. весь рабочий день должны уделять только текущим заботам осуществления производственного процесса, руководителям служб, цехов рекомендуется четверть рабочего времени посвящать проблемам совершенствования производства, три четверти - текущим задачам (плановым и случайно возникающим), заместителям генерального директора - половину времени заниматься перспективой своего участка объекта управления, половину - обеспечением его функционирования; генеральный директор предприятия в соответствии с (3.18) должен основную часть рабочего времени - три четверти - быть занятым стратегическими вопросами и только одну четверть - задачами сегодняшнего дня.

Рекомендуемые значения  тем труднее выдержать, чем более неустойчивы условия производства, чем более неопределенны рынок спроса на перевозки и рынок приобретаемых энергоносителей, комплектующих агрегатов, узлов. Обычно руководители всех уровней поглощены разрешением текущих сложностей жизни.