Формирование итоговой информации по базе данных

База данных EXCEL позволяет формировать итоги и своды различных типов. Для определенных информационных технологий требуется предварительная упорядоченность данных.

Сортировка записей базы данных

Сортировка записей таблицы осуществляется для получения требуемой логической упорядоченности. Сортировка выполняется "на месте", то есть не осуществляется автоматического переноса записей на новый лист. Для сортировки выбирается 1 - 3 поля, указывается направление сортировки их значений - по возрастанию/убыванию, обычный или специальный порядок сортировки (по спискам). Списки создаются командой меню Сервис, Параметры, Списки.

Для отказа от сортировки по какому-либо ключу следует выбрать опцию Не сортировать.

1. Создать копию листа Котировка ЦБ - команда меню ПРАВКА, Переместить/Копировать, переключатель - Копировать;

2. Указать его местоположение нового листа - после листа Котировка ЦБ;

3. Переименовать лист-копию в Итоги;

4. Выполнить сортировку базы данных на листе Итоги- команда ДАННЫЕ, Сортировка, ключи сортировки:

• Код вида ЦБ

• Код эмитента

• Номинал

Промежуточные итоги по базе данных

Промежуточные и общий итоги по данным базы данных формируются с помощью команды меню ДАННЫЕ, Итоги. Обязательное условие - таблица должна быть отсортированной согласно иерархии полей группирования для подведения итогов. Итоговая таблица создается на месте исходной таблицы.

Для каждого итога определяется:

• вид итоговой операции: сумма, количеств значений, среднее, максимум, минимум и т.п.,

• поле группирования, при изменении значении которого итог вычисляется,

• список полей, по которым подводится итог указанного вида,

• порядок размещения итогов и др.

Можно многократно выполнять данную команду меню, обеспечив формирование вложенных итогов по различным полям группирования, а также нескольких итоговых операций по одному и тому же полю группирования.

Промежуточные итоги соответствуют текущему состоянию базы данных. От полученных промежуточных итогов можно отказаться, выполнив команду меню Данные, Итоги, Убрать все.

На листе Итоги:

1. Отсортировать таблицу по полям Код вида ЦБ - старший ключ, Код эмитента - младший ключ сортировки;

2. Установить курсор в таблицу и выполнить команду Данные, Итоги, указав:

• Поле группирования - Код вида ЦБ,

• Операция - Сумма,

• Добавить итоги по полям:

Стоимость предложения

Стоимость спроса

• Итоги размещать под данными, предыдущие итоги не удалять.

После нажатия кнопки ОК создается структурная таблица, содержащая уровни подведения итогов.

3. Установить курсор в таблицу и выполнить команду Данные, Итоги, указав:

• Поле группирования - Код эмитента,

• Операция - Сумма,

• Добавить итоги по полям:

Стоимость предложения

Стоимость спроса

• Итоги размещать под данными, предыдущие итоги не удалять.

После нажатия кнопки ОК структурная таблица дополняется новыми уровнями подведения итогов.

4. Просмотреть отдельные части структурной таблицы.

Создание сводных таблиц

Сводная таблица EXCEL - наиболее удобная технология формирования итоговой информации различного вида без предварительной сортировки, а также вычисления новых итогов по формулам. Сводная таблица позволяет осуществить дополнительное группирование данных, например:

• Создание интервальных рядов для полей группирования числового типа с заданным шагом объединения;

• Создание временных интервалов для полей группирования типа Дата/Время с заданным шагом объединения..

Макет сводной таблицы включает области:

• Страница - для помещения полей, по которым осуществляется фильтрация (отбор) записей для представления в сводной таблице;

• Строка - для помещения полей группирования;

• Столбец - для помещения полей группирования;

• Данные - для помещения полей, по которым подводятся итоги различного вида (сумма, среднее значение, количеств значений, максимум, минимум и др.).

Любое поле БД может размещаться однократно в одной из областей страницы, строки или столбца; в области данных можно многократно помещать одни и те же поля для вычисления различных видов итогов.

В сводной таблице легко изменяется структура данных, обеспечено обновление данных сводной таблицы при изменении исходных данных, настройка структуры итогов и внешнего вида сводной таблицы.

На основании данных базы данных Котировка ЦБ подготовить сводную таблицу вида:

		Код эмитента
Код вида ЦБ	Данные	П1	П2	П3	Общий итог
А	Предложения по ЦБ	20200	4000	3200	27400
	Спрос на ЦБ	18114	2925	2460	23499
	Разность	2086	1075	740	3901
	Структура предложения по эмитентам	73,72%	14,60%	11,68%	100,00%
	Структура спроса на ЦБ эмитентов	77,08%	12,45%	10,47%	100,00%
	Структура предложений эмитента	1,82%	7,84%	13,22%	2,32%
В	Предложения по ЦБ	1045000	21000	18000	1084000
	Спрос на ЦБ	1099200	22290	19370	1140860
	Разность	-54200	-1290	-1370	-56860
	Структура предложения по эмитентам	96,40%	1,94%	1,66%	100,00%
	Структура спроса на ЦБ эмитентов	96,35%	1,95%	1,70%	100,00%
	Структура предложений эмитента	94,30%	41,18%	74,38%	91,60%
О	Предложения по ЦБ	43000	26000	3000	72000
	Спрос на ЦБ	42450	16240	2040	60730
	Разность	550	9760	960	11270
	Структура предложения по эмитентам	59,72%	36,11%	4,17%	100,00%
	Структура спроса на ЦБ эмитентов	69,90%	26,74%	3,36%	100,00%
	Структура предложений эмитента	3,88%	50,98%	12,40%	6,08%
Итог Предложения по ЦБ		1108200	51000	24200	1183400
Итог Спрос на ЦБ		1159764	41455	23870	1225089
Итог Разность		-51564	9545	330	-41689
Итог Структура предложения по эмитентам		93,65%	4,31%	2,04%	100,00%
Итог Структура спроса на ЦБ эмитентов		94,67%	3,38%	1,95%	100,00%
Итог Структура предложений эмитента		100,00%	100,00%	100,00%	100,00%

Рис. 7

1. Проверить границы блока БазаДанных - команды Правка, Перейти. Для изменения структуры блока выполняется команда Вставка, Имя, Присвоить.

2. Создать сводную таблицу: