1.1.3. Первичные документы для отражения выручки от оказания услуг по проживанию

В соответствии с требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами. Аналогичное требование содержится и в пункте 1 статьи 248 НК РФ, согласно которому доходы определяются на основании первичных документов и документов налогового учета.

При расчетах с клиентами гостиницы выдают счета, которые и являются первичными документами. Именно счет подтверждает факт оказания гостиницей услуг и является одновременно расчетным документом.

Должна ли гостиница применять бланки строгой отчетности? Может ли счет выставляться не на проживающего в гостинице, а на фирму, которая направила сотрудника в эту гостиницу? Нужно ли гостинице составлять акты об оказании гостиницей услуг юридическим лицам?

Постараемся ответить на эти и другие вопросы.

В последнее время появились высказывания контролирующих органов о том, что гостиницы обязаны применять счета на бланках, утвержденных Минфином России формы N 3-Г. Например, об этом сказано в письме Минфина России от 25 марта 2004 года N 16-00-24/9 ив письме УМНС России по г. Москве от 1 октября 2003 года N 26-12/54542.

Необходимо отметить, что указанные разъяснения появились не в рамках контроля за деятельностью предприятий гостиничного бизнеса, а в качестве ответов на запросы организаций, чьи сотрудники проживали в гостиницах. Сотрудники по возвращении из командировки при составлении авансового отчета в качестве документа, подтверждающего факт проживания, предоставляли счет, выданный гостиницей. Как правило, эти счета не соответствовали требованиям формы N 3-Г. Но возникает вопрос, а должны ли счета гостиницы соответствовать этой форме?

Счет по форме N 3-Г, как и ряд других документов для расчетов гостиниц с населением, утвержден приказом Минфина России от 13 декабря 1993 года N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности" (далее - Приказ N 121). Данный приказ был издан во исполнение постановления Правительства РФ от 30 июля 1993 года N 745, которое в свою очередь было издано в соответствии с Федеральным законом РФ от 18 июня 1993 года N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин" (который действовал до 28 июня 2003 года).

В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ), действующим в настоящее время, Правительством РФ устанавливается порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, которые выдаются населению организациями, оказывающими услуги за наличный расчет без применения контрольно-кассовой техники.

Тем же законом предусмотрено, что до выхода соответствующих актов Правительства РФ действуют утвержденные Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) формы документов строгой отчетности (квитанции, путевки, билеты, талоны и т.п.), которые подлежат использованию при расчетах с населением для учета наличных денежных средств.

Таким образом, при расчетах с населением для учета наличных денежных средств могут использоваться формы документов строгой отчетности, которые разработаны Минфином России по согласованию с ГМЭК.

Учитывая, что форма N 3-Г соответствует всем вышеперечисленным требованиям, гостиница при расчетах с населением за наличный расчет может выдавать бланк строгой отчетности и в таком случае не применять контрольно-кассовую технику.

Обратите внимание: гостиница может, а не обязана выдавать бланк строгой отчетности. Отсутствие обязанности напрямую следует из преамбулы Приказа N 121, где сказано, что разработанные формы бланков строгой отчетности могут применяться гостиницами. Следовательно, законодательство предоставляет гостиницам право самим определять - использовать счет по форме N 3-Г или применять иной документ, разработанный гостиницей в соответствии с требованиями статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.

Отметим, что при применении бланков строгой отчетности необходимо не только соответствие форме, установленной Минфином России, но и соблюдение способа изготовления этого бланка. Ведь бланками строгой отчетности могут считаться только те документы, которые изготовлены в типографии. Этот вопрос неоднократно разъяснялся в письмах финансового ведомства (например, в письмах Минфина России от 5 августа 2003 года N 16-00-12/29, от 26 декабря 2002 года N 16-00-24/61). В указанных документах сказано, что бланк строгой отчетности должен не только быть изготовлен типографским способом, но и иметь все реквизиты типографии, тираж, ИНН предприятия и т.д.

Кроме того, необходимо помнить, что при работе гостиницы с бланками строгой отчетности должен быть организован соответствующий их учет на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Очевидно, что применение в работе гостиницы бланков строгой отчетности добавляет работы как по обработке этих документов, так и по учету самих бланков. По нашему мнению, применение бланков строгой отчетности может позволить себе только маленькая гостиница, ведь они будут заполняться от руки, что фактически означает ведение ручного учета проживающих.

На практике гостиницы, если и придерживаются формы N 3-Г, то только потому, что не разработана собственная форма счета. Если же такая форма есть, то ее не применяют в качестве бланка строгой отчетности, поскольку она не заказывается в типографии, а распечатывается из программы по учету проживающих.

Еще одним аргументом не в пользу применения гостиницами бланков строгой отчетности является то, что, как было отмечено выше, Законом N 54-ФЗ предусмотрена замена ККТ на бланк строгой отчетности только в случае оказания услуг населению.

Таким образом, при оказании услуг юридическим лицам за наличный расчет гостиница обязана в соответствии с требованиями пункта 1 статьи 2 Закона N 54-ФЗ применять контрольно-кассовую технику и выдавать кассовые чеки покупателям.

Рассмотрим порядок формирования первичных документов при расчетах гостиницы с юридическими лицами.

Первичными документами при расчетах с юридическими лицами также являются счета. Именно в них гостиница указывает, кто проживал, сколько суток, стоимость проживания в сутки и за весь период проживания. Но в данном случае счет уже выписывается на юридическое лицо, а не на того, кто фактически проживал в гостинице. В этом заключается специфика гостиницы. По сути, услуга оказана тому, кто заехал в номер, но поскольку договор на оказание услуги заключен с юридическим лицом и расчеты осуществляются также с юридическим лицом, то вполне справедливо, что и счет должен быть выписан на юридическое лицо.

Однако зачастую покупатели услуг гостиниц требуют помимо счета акт об оказании услуг на том основании, что налоговики могут не принять у организации в составе расходов затраты по проживанию только на основании счета, в котором отсутствуют подписи сторон. Если счет отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, изложенным в статье 9 Закона о бухгалтерском учете, то гостиница может не составлять акт об оказании услуги, а компания может не волноваться, что ее расходы не признают для целей исчисления налога на прибыль. В то же время во избежание разногласий с контролирующими органами гостиницы подписывают помимо счетов еще и акты об оказании гостиничных услуг. Как правило, это практикуется во взаимоотношениях с туристическими фирмами. Такие компании размещают в гостинице большие группы на постоянной основе. В этом случае составлять акты об оказании гостиницей услуг на каждое проживание нецелесообразно, поэтому в договоре с турфирмой предусматривается, что расчеты между сторонами осуществляются, например, на 10-е и 20-е число каждого месяца. По состоянию на эти даты составляются и подписываются акты об оказании гостиничных услуг. Однако в любом случае неотъемлемой частью таких расчетов будут счета. Ведь в актах стороны укажут только общую сумму, на которую оказана услуга, а пофамильная расшифровка будет представлена уже в счете.

Говоря о первичных документах, хотелось бы отметить, что зачастую гостиницы забывают, что счет должен быть составлен на русском языке. Этим, как правило, грешат те гостиницы, у которых используются иностранные программные продукты по учету доходов гостиницы, или если основными гостями отеля являются иностранцы. Так, например, указывается на иностранном языке фамилия и имя проживающего, категория номера, дополнительные услуги и т.д. А ведь в соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности), документирование фактов хозяйственной деятельности также должно осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Также нужно помнить, что в случае если гостиница для расчетов с гостями разрабатывает собственную форму счета (отличную от формы N 3-Г), ее необходимо утвердить приказом директора в качестве приложения к учетной политике гостиницы.