2.2. Расходы на форменную одежду

Положением о системе классификации средств размещения установлены требования к внешнему виду персонала гостиниц категории от двух до пяти звезд, которые включают в себя наличие форменной одежды и служебных значков.

В настоящее время законодательство о бухгалтерском учете содержит такое понятие, как специальная одежда. В результате некоторые бухгалтеры гостиниц принимаются учитывать форменную одежду как специальную. На самом деле разница между этими двумя понятиями достаточно существенная.

Специальная одежда - это средства индивидуальной защиты работников организации (п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 года N 135н). Иными словами, это такая одежда, наличие которой необходимо для безопасного выполнения определенного вида работ.

Форменная одежда (униформа) - это одежда, введенная внутренними распоряжениями администрации гостиницы для поддержания общего стиля, а также демонстрации (в данном случае гостям) принадлежности к гостинице. Форменная одежда объединяется единым фасоном, цветом, отделкой и отличительными знаками. Она может быть единой для какой-либо определенной категории сотрудников (дифференцированной по службам). Например, форма горничных отличается от формы персонала службы размещения.

Но если в отношении учета и признания для целей налогообложения специальной одежды налоговики не предъявляют претензий, то по поводу форменной одежды зачастую не только у налоговых органов, но и у самих бухгалтеров гостиниц возникают сомнения. Это касается как учета форменной одежды, так и правомерности отражения ее стоимости в расходах, уменьшающих налоговую базу по прибыли.

Дело в том, что пунктом 50 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности определено, что форменная одежда не относится к основным средствам и учитывается в организациях в составе средств в обороте. При этом срок полезного использования форменной одежды может быть как менее 12 месяцев, так и превышать этот период. В соответствии с действующим законодательством порядок принятия к учету товарно-материальных ценностей установлен ПБУ 5/01, а порядок учета основных средств - ПБУ 6/01. Бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей ведется на счете 10 "Материалы" субсчета "Форменная одежда на складе", а активов, принимаемых к учету в качестве основных средств на счете 01 "Основные средства".

Гостиница самостоятельно должна выбрать метод учета форменной одежды и отразить его в учетной политике.

Приобретается форменная одежда, как правило, за плату. В случае если стоимость форменной одежды отражается в составе основных средств, все фактические расходы, связанные с ее приобретением отражаются по дебету счета 08 "Капитальные вложения" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" на основании накладных и отгрузочных документов, предъявляемых поставщиками. Такой порядок предусмотрен пунктом 8 ПБУ 6/01. При передаче ее в эксплуатацию стоимость форменной одежды переносится с кредита счета 08 "Капитальные вложения" в дебет счета 01 "Основные средства". Аналогично формируется стоимость форменной одежды, если она принимается к учету в качестве товарно-материальной ценности (п. 6 ПБУ 5/01).

На практике форменная одежда не передается в личное пользование сотрудникам гостиницы, а остается в собственности отеля. При этом сотрудник пользуется одеждой во время исполнения служебных обязанностей, а по окончании срока использования одежды (или в случае увольнения работника, или при переводе на другую работу, для которой не предусмотрено ношение форменной одежды) возвращает ее на предприятие.

Однако не исключено, что гостиницей будет принято решение о передаче в личное пользование форменной одежды сотруднику гостиницы без дополнительной оплаты. В этом случае необходимо иметь ввиду, что в соответствии с пунктом 1 статьи 146 НК РФ объектом налогообложения признаются следующие операции по реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации. А в целях исчисления налога на добавленную стоимость передача права собственности на товары, результатов выполненных работ, оказание услуг на безвозмездной основе признается реализацией товаров (работ, услуг). Таким образом, гостинице необходимо будет исчислить со стоимости безвозмездно переданного имущества налог на добавленную стоимость. При этом для целей исчисления налога на прибыль в составе материальных расходов не будут учитываться ни сама стоимость безвозмездно переданной сотрудникам организации форменной одежды, ни расходы, связанные с ее передачей (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Итак, в любом случае передача сотруднику форменной одежды должна оформляться первичными документами.

Передача в эксплуатацию форменной одежды, учитываемой в составе основных средств, оформляется типовым унифицированным документом - Актом о приеме-сдаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений). Это форма N ОС-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 года N 7.

Форменная одежда, принятая в состав материалов, передается сотруднику гостиницы по требованию-накладной (форма N М-11, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года N 71а).

При передаче форменной одежды в бухгалтерском учете гостиницы может быть сделана запись по дебету счета 10 "Материалы" субсчета "Форменная одежда в эксплуатации" и кредиту счета 10 "Материалы" субсчета "Форменная одежда на складе".

Заметим, что форменная одежда фактически ни чем не отличается от любого другого вида товарно-материальных ценностей и порядок ее учета не предусмотрен отдельным нормативным документом. Поэтому при ее передаче в эксплуатацию гостиница имеет право сделать в бухгалтерском учете запись по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 10 "Материалы" субсчета "Форменная одежда на складе", списав тем самым всю стоимость на расходы.

В любом случае гостинице лучше указать выбранный ею подход в учетной политике.

Если форменная одежда учитывается в составе основных средств, ее стоимость погашается путем начисления амортизации исходя из срока полезного использования в соответствии с требованиями пункта 17 ПБУ 6/01. При этом для определения срока полезного использования в целях бухгалтерского учета гостиница может воспользоваться Постановлением N 1072, Классификацией основных средств или самостоятельно определить срок полезного использования с учетом требований пункта 20 ПБУ 6/01.

Как правило, стоимость одного комплекта форменной одежды не превышает 10000 рублей. Поэтому на основании пункта 18 ПБУ 6/01 гостиницы списывают всю стоимость форменной одежды в состав расходов по обычным видам деятельности в момент ее передачи сотруднику. (Более подробно о порядке отражения такой передачи в бухгалтерском учете см. раздел "Учет постельного белья" настоящей главы.)

Если стоимость форменной одежды продолжает учитываться в составе материалов, переданных в эксплуатацию, тогда аналогично учету спецодежды все будет зависеть от срока ее полезного использования. Форменная одежда со сроком полезного использования до 12 месяцев может сразу списываться на счета учета затрат, а стоимость одежды со сроком службы более 12 месяцев может погашаться посредством амортизации, начисляемой линейным способом.

В целях налогового учета имущество стоимостью до 10000 рублей не признается амортизируемым и отражается в составе материальных расходов. Если стоимость комплекта форменной одежды превышает 10000 рублей, то начисление амортизации для целей налогового учета будет осуществляться в соответствии с Классификацией основных средств. В указанном документе форменная одежда не упоминается. Таким образом, гостиница вправе самостоятельно определить для целей налогообложения срок ее полезного использования. При этом нужно руководствоваться техническими условиями или рекомендациями изготовителя одежды (п. 5 ст. 258 НК РФ).

В части налогового учета также хотелось бы отметить следующее. В соответствии со статьей 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

По нашему мнению, обеспечение форменной одеждой обслуживающего и технического персонала гостиницы является, безусловно, экономически оправданным, вне зависимости от "звездности" гостиницы. Под обслуживающим персоналом понимаются сотрудники, непосредственно связанные с обслуживанием клиентов, технических помещений и оборудования гостиничного корпуса: горничные, портье, швейцар, технический персонал и т.п.

Что касается административного персонала (руководство гостиницы, бухгалтерия, экономический и правовой отделы и др.), то по поводу таких сотрудников с налоговыми органами могут возникнуть споры, так как эти сотрудники непосредственно не задействованы в производственном процессе гостиницы. Хотя в Положении о системе классификации средств размещения нет указаний на то, что какие-либо категории персонала гостиниц не следует обеспечивать форменной одеждой.

И еще. Поскольку нормы, устанавливающие порядок выдачи и срок службы форменной одежды законодательно не установлены, гостиница должна самостоятельно разработать локальное внутреннее Положение об обеспечении сотрудников гостиницы форменной одеждой. В указанном Положении необходимо аргументировать введение форменной одежды в гостинице, описать порядок ее выдачи сотрудникам. Также необходимо установить категории работников, которым выдается одежда, вид выдаваемой одежды, срок ее службы и порядок пользования форменной одеждой. Кроме того, в целях обеспечения контроля над сохранностью форменной одежды в Положении следует прописать меры ответственности сотрудников гостиницы в случае порчи или пропажи одежды. С точки зрения включения в расходы затрат на приобретение форменной одежды данное Положение в гостинице будет являться главным основанием для их списания. Кроме того, такой внутренний документ является основанием для выдачи форменной одежды работнику, а также способствует осуществлению функции внутреннего контроля над сохранностью имущества гостиницы.