Konspеkt_Vrеmеnnые ramki proеkta i rеsursы

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

1. Введение. Временные рамки проекта

Любой проект не может быть бесконечно долгим, он всегда ограничен какими–либо временными рамками. Но как определить их? Как понять, какие сроки для каждого конкретного проекта будут оптимальными? Установка чрезмерно больших сроков реализации проекта приведет к снижению его эффективности и необоснованным расходам, а слишком малые сроки, отведенные на проект, могут привести к его невыполнению. Для решения этой задачи все работы по проекту разбивают на простейшие элементы – операции, затем выявляют их порядок и минимальную продолжительность каждой из них, а отсюда определяют общие временные рамки проекта.

Под операциями понимают виды деятельности, направленные на преобразование ресурсов в продукцию или услуги. Выполнение операций состоит из тех действий, в результате осуществления которых производятся продукция или услуги, поставляемые компанией во внешнюю среду. Понятия «производство» и «операции» почти однозначны. Но под производством чаще всего понимается выпуск продукции или обработка сырья. Понятие «операции» шире и содержит в себе не только производство продукции, но и оказание услуг.

Любой процесс, в ходе которого входные ресурсы преобразуются в выходную продукцию или услуги, называют операцией. Как правило, для операции необходимы такие входные ресурсы, как: информация, материалы, энергия, оборудование и люди. На рис. 1. схематично отображен процесс преобразования для операции.

Рис. 1. Схема процесса преобразования

Пример

Приведем несколько примеров операций, а также их входов и выходов для деятельности разных компаний:

Стоматологическая клиника

Операции: обследование, лечение зубов.

Входы: пациенты, персонал клиники, оборудование, расходные

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

материалы.

Выходы: поставленный диагноз, вылеченные зубы.

Автозавод

Операции: производство автомобилей.

Входы: оборудование, комплектующие, расходные материалы, сотрудники завода, электроэнергия.

Выходы: автомобили.

Оператор мобильной связи

Операции: обработка и передача данных.

Входы: оборудование, сотрудники, данные от абонентов. Выходы: данные, полученные абонентами.

Главное место в определении временных рамок проекта занимает календарное

планирование.

Календарное планирование – это процесс, направленный на составление и корректировку расписания, в котором операции, осуществляемые участниками проекта, координируются по времени между собой и с возможностями их снабжения разными видами трудовых и материально–технических ресурсов. При этом должно обеспечиваться соблюдение оптимального распределения ресурсов. Результатом этого процесса будет составление календарных планов.

Таким образом, календарные планы являются расписаниями и графиками операций, осуществляемых разными участниками проекта. Тип календарного плана определяется в зависимости от конкретных целей планирования и отличительных особенностей проекта. В общем случае календарный план содержит даты начала и завершения каждой операции, их длительность и необходимые ресурсы.

При анализе составленных календарных планов выявляют также резерв времени – размер возможного превышения длительности каждой операции, который не скажется на завершении проекта в срок. Некоторые сложные календарные планы содержат до шести вариантов времени начала, завершения и длительности операций, а также резерва времени. Это самые ранние, самые поздние, базовые, запланированные и фактические даты, а также свободный и реальный резерв времени.

Расчет временных рамок проекта позволяет определять только самые ранние и самые поздние даты. Базовые и запланированные даты следует выбирать на основе иных факторов. Поэтому существует три основных варианта календарных планов:

1.календарный план по самым ранним началам операций – применяется для мотивирования исполнителей проекта;

2.календарный план по самым поздним завершениям операций –

применяется для представления реализации проекта в лучшем свете для заказчика;

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

3.промежуточный календарный план между ними – составляется для снижения количества потребляемых ресурсов или для демонстрации заказчику наиболее вероятных сроков реализации проекта.

Как правило, в календарных планах длительность каждой операции считают неизменной. В реальности же она находится в зависимости от ряда внешних факторов и является величиной случайной. После начала операции можно определить оставшееся время на ее выполнение. Оно будет равно плановой длительности операции за вычетом времени, прошедшего с момента ее начала. Как только операция будет завершена, можно установить ее фактическую длительность. Фактическую длительность операций целесообразно знать – сопоставляя ее с плановой длительностью, можно определить отклонения от плана. Эта информация в свою очередь используется для контроля над процессом выполнения проектных работ и построения прогнозов.

Составление календарных графиков по проекту является сложным мероприятием. В связи с этим в помощь руководителям проектов было создано множество вспомогательных средств. Мы рассмотрим наиболее распространенное из них – сетевой анализ.

Практикум 1

1)Определите не менее шести основных операций для любого из следующих проектов:

1.Изготовление партии дубленок.

2.Организация и проведение телевизионного реалити-шоу.

3.Открытие службы доставки обедов.

4.Запуск онлайн-магазина звукозаписей.

2)Определите входы и выходы для каждой операции.

3)Выполните задание на собственном примере проекта.

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

2. Сетевой анализ проекта

Сетевым анализом называют метод планирования проектных работ, операции в которых не повторяются.

Методы сетевого анализа дают возможность реализовывать анализ проекта, который содержит в себе большое количество взаимосвязанных операций. При этом есть возможность определить длительность выполнения проектных операций, их стоимость, возможные величины экономии денежных средств или времени, а также те операции, реализацию которых нельзя отложить, не отодвинув при этом сроки осуществления проекта в целом.

Значительной для любого проекта является также проблема ресурсного обеспечения. Использование методов сетевого анализа способствует составлению такого календарного плана осуществления операций, который удовлетворял бы имеющимся лимитам на обеспечение ресурсами.

Анализ проекта на основе сетевого анализа осуществляется в пять этапов:

1.Разделение проекта на последовательность отдельных операций (или работ), из которой впоследствии выстраивается сетевая диаграмма операций.

2.Оценка длительности выполнения каждой из операций.

3.Определение операций, которые обусловливают завершение проекта.

4.Оценка ресурсных потребностей каждой операции.

5.Переработка календарного плана с учетом снабжения ресурсами или переназначение денежных либо иных ресурсов.

Сетевой диаграммой (PERT-диаграммой, сетевым графом) называют графическое отображение проектных операций и их взаимосвязей. В теории планирования и управления проектами под этим понятием понимают полный комплекс проектных работ и вех с определенными зависимостями между ними.

Сетевая диаграмма не представляет собой блок–схему в том значении, в котором это средство применяется для изображения, например, бизнес-процессов. Главное ее отличие от блок–схемы заключается в том, что сетевая диаграмма отображает только логические взаимосвязи между операциями. Она не отображает входы и выходы, а также процессы и не допускает отображения петель или повторяющихся циклов.

Основная цель методов планирования на основе сетевых диаграмм заключается в том, чтобы определить и снизить до минимума длительность проекта. Первый этап в изучении любого проекта заключается в составлении перечня входящих в него операций. Содержание этого перечня зависит от особенностей конкретного проекта. Однако во всех случаях для каждой операции необходимо определить непосредственно предшествующие операции или операцию.

Непосредственно предшествующей операцией называют ту, осуществление которой должно быть завершено прежде, чем можно будет приступить к данной операции. К примеру, при строительстве дома крыша не может быть сооружена до того времени, пока не завершится возведение стен.

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

После того как перечень операций составлен, и непосредственно предшествующие операции определены, их логическая взаимосвязь может быть представлена с помощью графа.

Существуют разные типы графов. Самыми распространенными из них являются

вершинные графы.

Вершинные графы представляют структуру проекта в виде нескольких вершин, соответствующих операциям и связанных прямыми стрелками, означающими связи между ними. Этот тип графа называется также «сетью типа вершина–операция» или диаграммой предшествования. На сегодняшний день он самый распространенный.

В вершинном графе операции изображаются в виде прямоугольников, объединенных логическими взаимосвязями, которые расположены один за другим (рис. 2.) Течение времени при этом изображается, как правило, в направлении слева направо.

Операция 1 Операция 3 Операция 5

Операция 6

Рис. 2. Вершинный граф

После того как составлен сетевой граф проектных операций, можно определить их длительность. На основе длительности реализации каждой операции, а также следуя логической схеме сетевого графа, можно рассчитать время реализации проекта в целом. При этом предполагается, что длительность исполнения каждой операции является величиной фиксированной, не подверженной влиянию неопределенности.

В каждом вершинном графе есть несколько путей прохождения. Общее время, требуемое для того, чтобы пройти по какому-либо из путей, является суммой времени на выполнение всех операций, относящихся к данному пути. Длительность реализации всего проекта в целом занимает самое большое время. Наиболее продолжительные операции проекта называют критическими.

Критический путь – это наибольший по длительности полный путь в вершинном графе проекта. Операции, находящиеся на этом пути, называют критическими. Именно продолжительность критического пути обусловливает наименьшую общую длительность проектных работ в целом. Обычно критические операции составляют самую большую часть всех работ проекта и именно они устанавливают временные рамки выполнения комплекса проектных операций в целом. С одной стороны, продолжительность осуществления всего проекта может быть уменьшена за счет

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

сокращения продолжительности выполнения операций, находящихся на критическом пути. С другой стороны, любое увеличение времени выполнения операций критического пути влечет за собой увеличение продолжительности реализации проекта.

Также в любом вершинном графе проекта всегда есть операции с очень небольшими резервами времени. Их называют «субкритическими» и на них следует обращать не меньше внимания, чем на критические работы.

По меньшей мере один критический путь есть в каждом графе. Для того чтобы определить общую длительность реализации проекта, нужно рассчитать длительность критического пути. В большинстве графов, как правило, выявить все проходящие сквозь граф пути, чтобы найти среди них тот, который требует наибольшего времени, довольно трудно.

Есть два метода, в совокупности дающих возможность определить критические операции в графе:

1.Определение самых ранних сроков начала и завершения для каждой операции.

2.Определение самых поздних сроков начала и завершения для каждой операции.

Рассмотрим эти методы на простейшем примере графа, представленного на рис. 3. В таблице 1. укажем все непосредственно предшествующие операции и длительность выполнения каждой из шести операций в днях.

Таблица 1.

Операции проекта

Допустим, что каждая из начальных операций – первая и вторая – начинается в нулевой момент времени. Это самый ранний срок начала для этих операций. Самый ранний срок, к которому их реализация может быть завершена, находится следующим образом:

Самый ранний срок завершения = Самый ранний срок начала + Длительность

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Как правило, полученные значения этих сроков помечаются непосредственно на графе

(рис. 3.).

Рис. 3. Самые ранние сроки начала и завершения операций проекта

Чтобы показать методику расчетов, занесем полученные значения сроков в таблицу 2.

Таблица 2.

Расчет самых ранних сроков начала и завершения операций проекта

Нетрудно увидеть, что последняя из всех операций – шестая – завершится на сороковой день. Это значение определяет временные рамки проекта в целом. На этом этапе еще нет возможности выявить критические операции. Чтобы это сделать, нужно для каждой из проектных операций рассчитать еще два

соответствующих ей срока, а именно – самый поздний срок начала и самый поздний срок завершения операции. В этом случае расчеты следует начинать с самой последней операции в проекте. Также допустим, что самый поздний и самый ранний сроки ее завершения совпадают.

Самые поздние сроки, к которым реализации проектных операций могут быть завершены, определяются следующим образом:

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Самый поздний срок начала = Самый поздний срок завершения – Длительность

Полученные значения этих сроков отметим на графе (рис. 4.).

Рис. 4. Самые поздние сроки начала и завершения операций проекта

Занесем полученные значения сроков в таблицу 3.

Таблица 3.

Расчет самых поздних сроков начала и завершения операций проекта

Критическими для проекта являются те операции, для которых самые поздние и самые ранние сроки начала и завершения совпадают, т. е. операции, для которых нет резерва времени между самыми ранними сроками их начала и самыми поздними сроками их окончания. Нетрудно увидеть, что в нашем примере критическими являются первая, третья, пятая и шестая операции. Путь, объединяющий эти операции в нашем графе, является для данного проекта критическим (рис. 5.).

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Зачастую бывает полезно резерв времени, имеющийся в наличии, отобразить на графе, в особенности если план реализации операций требуется пересмотреть. Одним из возможных способов в этом случае является построение диаграммы Ганта.

Интересно

Генри Лоуренс Гант исследовал проблемы эффективного менеджмента на примере сооружения кораблей в период Первой мировой войны и разработал свою диаграмму, составляемую из задач-отрезков и точек-вех, как способ отображения последовательности и продолжительности операций в проекте.

На рис. 6. построена диаграмма Ганта для нашего примера. Длина каждого прямоугольника соответствует продолжительности той или иной операции. Красными прямоугольниками обозначены критические операции. Светлыми прямоугольниками выделены резервы времени для соответствующих операций.

Операции

Операция 1

Операция 2

Операция 3

Операция 4

Операция 5

Операция 6

Дни

Рис. 6. Диаграмма Ганта

При помощи диаграмм Ганта довольно удобно отображать и анализировать взаимосвязь самых различных операций во времени. Кроме этого, диаграммы можно применять для наглядного отображения проектной информации, охватываемой сетевыми графиками, а также для сопоставления хода работ и реального плана.

Кроме этого, нередко разрабатываются дополнительные диаграммы для демонстрации распределения тех или иных ресурсов (например таких, как компоненты оборудования, основные сотрудники и т. д.).