6. Характеристика внутренней среды организации
Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации, т.е. внутренние переменные. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. К основным переменными в самой организации, которые требуют внимания руководства относятся: цели, задачи, структура, задачи, технология и люди.
Цели. Организация есть группа людей с осознанными общими целями, организацию также можно рассматривать как средство достижения целей. Цель организации – конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе.
Целевая функция начинается с установления миссии предприятия. Миссия – это философия или предназначение организации. Миссия детализирует статус предприятия, декларирует принципы его работы, заявления и действительные намерения руководства. Центральный моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации. На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей. В качестве примера можно привести формулировку миссии компании «Форд» – как предоставление людям дешевого транспорта. В ней четко обозначена область деятельности компании – транспорт, потребители продукции – люди, а также ориентация на широкий круг потребителей. Такая формулировка миссии способна оказать решающее влияние на стратегию и тактику компании, а также на общественную поддержку ее деятельности. Миссия формулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей организации.
Цели – это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации. Для них характерны следующие черты и свойства:
Четкая ориентация на определенный интервал времени (кратко-, средне- или долгосрочная цель);
Конкретность и измеримость (для исполнителя и контроля);
Согласованность с другими целями (непротиворечивость);
Достижимость.
Структура организации является основным элементом управления организацией. Организационная структура представляет собой логическое взаимоотношение уровней и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Существует много типов структур управления – патриархальная, линейная, функциональная, штабная матричная, дивизионная и продуктовая структуры.
В самом простом случае можно обеспечить управление двумя способами: руководить подчиненными непосредственно или ввести промежуточную ступень управления и руководитель коллективом через своих заместителей.
Первый способ управления (линейная структура), когда исполнитель подчиняется и получает указания только от одного руководителя, прост, понятен каждому и вполне логичен. Однако в этом случае руководитель единолично отвечает за все стороны деятельности коллектива и обязан один выполнять весь комплекс управленческих работ. Если исполнителей много и они выполняют работу различного типа, то управлять ими становится сложно.
Второй способ (функциональная структура) значительно облегчает работу руководителя, так как у него имеются функциональные заместители и практически ему нужно работать только с ними, а не со всем коллективом исполнителей индивидуально.
Задачи. Одним из направлений разделения труда в организации является формулирование задач. Задача – это предписанная работа или ее часть (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки.
С технологической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад с достижение целей организации.
Должностные инструкции – краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации.
Технология – четвертая внутренняя переменная имеет гораздо более распространенное воздействие, чем традиционно считается. Технология, применительно к организации, представляет собой совокупность средств, процессов, операций, методов, с помощью которых входящие элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую при выходе.
Люди. Это пятый и наиболее значимый элемент внутренней среды организации. Цели организации достигаются через труд людей.
Наиболее наглядно люди различаются по своим индивидуальным способностям, присущим им качествам.
Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность будет занимать и какую работу будет выполнять конкретный работник.
В своей работе по координации усилий персонала в направлении эффективного достижения целей организации, менеджеры должны учитывать личность работников, их потребности и ценности.
Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведение, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде.
Потребность есть состояние психологического или функционального ощущения недостаточности чего-либо.
Ценности – это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни.
Итак, цели, структура, задачи, технология и люди – все внутренние переменные – взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.
Анализ внутренней среды вскрывает те внутренние возможности и тот потенциал, на который может рассчитывать фирма в конкурентной борьбе в процессе достижения своих целей, а также позволяет более верно сформулировать миссию и лучше уяснить цели организации. Исключительно важно всегда помнить, что организация не только производит продукцию для окружения, но и обеспечивает возможность существования своим членам, предоставляя им работу, возможность участия в прибылях, создавая для них социальные условия и т.п.
Внутренняя среда анализируется по следующим направлениям:
кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы и т.п.;
организация управления;
производство, включающее организационные, операционные и технико-технологические характеристики, научные исследования и разработки;
финансы фирмы;
маркетинг;
организационная культура.
Внутренняя среда организации — это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация (см. рис.).
Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение, перемещение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание эффективных отношений между работниками и т.п.
Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения. В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок.
Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения.
Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.
Организационная культура строится на организационных ценностях, транслированных на этапе зарождения организации руководством. Особая важность анализа организационной культуры для стратегического управления состоит в том, что она не только определяет отношения между людьми в организации, но и оказывает сильное влияние на то, как организация строит свое взаимодействие с внешним окружением и какие методы выбирает для ведения конкурентной борьбы.
Представление об организационной культуре дает наблюдение того, как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как они взаимодействуют друг с другом, чему они отдают предпочтение в разговорах. Также понимание организационной культуры может быть улучшено, если ознакомиться с тем, как построена система карьеры в организации и какие критерии служат для продвижения работников. Пониманию организационной культуры способствует изучение того, существуют ли в организации устойчивые заповеди, неписаные нормы поведения, ритуальные мероприятия, предания, герои и т.п., насколько об этом осведомлены все сотрудники организации и насколько серьезно они относятся ко всему этому.
Сильные и слабые стороны внутренней среды организации в такой же мере, как угрозы и возможности, определяют условия успешного существования организации. Поэтому стратегическое управление при анализе внутренней среды интересует выявление именно того, какие сильные и слабые стороны имеют отдельные составляющие организации и организация в целом.