Информация и коммуникация
Общепризнано, что все социальные системы представляют собой коммуникативные сети. Хотя коммуникация многоаспектна3 и имеет широкое применение во всех областях управления, она органически связана с информацией, поэтому поясним наиболее существенные вопросы, связанные с процессом циркуляции информации.
В информационном обеспечении деятельности ОВД коммуникация выступает средством, с помощью которого информация приобретает актуальность и эффективность в достижении правоохранительных целей. При этом важно понять, что каждый сотрудник, будучи уполномоченным от органа и конкретной службы, разделяет со всеми ответственность за надлежащую коммуникацию. Не будет преувеличением сказать, что для полиции коммуникация – это средство, с помощью которого организуется вся ее деятельность и, особо пристально, затем, критически оценивается4. Вместе с тем не в оправдание, а объективности ради приведем мнение известного отечественного профессора В.И. Кнорринга по поводу способов создания, восприятия информации и о нравственных проблемах практического ее использования. «Та важнейшая часть общечеловеческой информации, которая формирует идеологию общества, создается практически бесконтрольными (к счастью или на беду?) средствами массовой информации или идейными представителями правящей элиты, которая практически никогда не бывает элитой интеллектуальной и высоконравственной, может легко навязать обществу любую парадигму, и отличить иллюзию от реальности, правду ото лжи практически невозможно»5.
Практически все, что делается в управлении любой системы, включая систему МВД, по достижению целей требует эффективных коммуникаций. По мнению американских, английских и японских управленцев именно неэффективные коммуникации сегодня становятся основным барьером на пути достижения организационных целей в любой сфере. В системе органов внутренних дел наиболее наглядно себя проявляют вертикальные и горизонтальные коммуникации.
Вертикальные могут быть нисходящими, когда информация передается с высшего уровня на низший, или восходящими от исполнителей, т.е. следует обратная связь. Качество нисходящих коммуникаций серьезно влияет на организацию работы, так как она направлена часто на постановку новых проблем, корректировку ранее принятых решений и т.д. (решения коллегий, оперативных совещаний, приказы, указания, инструкции, методические рекомендации). Восходящие коммуникации – это, зачастую, сигналы о возникших проблемах и трудностях в их разрешении.
Информация идет вверх от низовых руководителей и анализируется непосредственными их руководителями, которые принимают решения в рамках своей компетенции, затем информация может или должна передаваться на следующий уровень. Следует иметь в виду, что последовательная передача одного и того же сообщения уменьшает его точность. Ученые-управленцы отмечают, что при передаче устного сообщения теряется около 30% информации, не считая ее искажения посредством субъективной интерпретации каждого передающего информацию. Наблюдается и другой, к сожалению, весьма распространенный феномен. При движении информации вверх, на высшие управленческие уровни, руководители низших звеньев охотно и нередко преждевременно докладывают об успехах и достижениях благодаря выполнению «мудрого» решения данного руководителя, т.е. сообщают то, что хотят слышать вышестоящие чиновники. Что же касается иной «неприятной» и «неугодной» информации, то ее всячески пытаются «отрегулировать» и «отфильтровать». Примечательно, но виной этому нередко бывает и поведение самого руководителя, который либо игнорирует такую информацию, либо крайне негативно реагирует, обвиняя лиц, представивших ее, особенно если они ниже его по статусу. Руководители среднего звена часто уделяют больше внимания сообщениям от вышестоящих, чем информацию от подчиненных.
Коммуникации горизонтальные осуществляются между подразделениями. Единство цели и нередко общность задач стимулирует формирование взаимоотношений на одном и том же уровне (горизонте). Форм их много, и они рассмотрены в отдельной главе данного пособия.
Процесс коммуникации включает в себя несколько взаимосвязанных этапов, которые призваны решить основную задачу – отправить и получить информацию так, чтобы и отправитель, и получатель одинаково поняли исходную информационную идею. В этом есть немалые сложности, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен или утрачен частично или даже полностью. На первом этапе происходит генерирование идеи, отбор информации. Типичные ошибки – это неудачно составленные сообщения, их неполнота и неконкретность, множество неточностей. Иногда и сам отправитель недостаточно четко понимает смысл идеи, которую он должен довести до получателей. Затем происходит кодирование (вербальное, письменное, техническое), которое превращает идею в сообщение, и в соответствии с этим избирается форма передачи (устные, письменные или электронные средства). На следующем этапе идет непосредственно передача информации (закодированной идеи), и, наконец, на завершающем этапе наступает процесс декодирования, то есть перевод сообщения в мысли, понимание получателя, который может предать сообщению совсем не тот смысл, какой вкладывал в него отправитель (например, в данном случае автор пособия надеется на правильность понимания его идей читателем). Процесс коммуникации можно считать эффективным, если получатель в соответствии с законом обратной связи подтвердит, что идея (сообщение) им воспринята правильно, главным образом, своими реальными действиями, которых от него ожидают.
Но существуют помехи – все то, что искажает смысл, которые следует иметь в виду и, по возможности, избегать. Источниками помех могут стать: язык - вербальный, невербальный и, так называемый, информационный6; семантические барьеры7, а также различия в восприятии, изменяющие смысл во время кодирования и декодирования, коммуникативные перегрузки, различия в статусе руководителей и подчиненных, чувство неуверенности и даже страха перед наказанием, а иногда и ощущение бесполезности передавать правдивую информацию из-за сложившегося социально-психологического климата в коллективе в соответствии с выражением «инициатива всегда наказуема».
Особо следует отметить неэффективность обратной связи (неумение слушать, адекватно воспринимать, анализировать, оценивать, подтверждать прием сообщения). Указанные издержки, сопряженные с поспешной оценкой информации и принятием решений, является, к сожалению, хронической слабостью многих сотрудников и даже руководителей различного уровня.
Исходя из причин объективно существующих помех в коммуникативных отношениях, можно сформулировать основные принципы эффективной коммуникации – это принцип ясности и принцип целостности. Совершенно очевидно, что ценность сообщения во многом обусловлена его ясностью. Опросы сотрудников относительно сложностей с проблемами коммуникации показали, что многие из них недостаточно четко понимают сообщения руководителей. Оперативные сообщения нередко заканчиваются последующим обсуждением в кругу подчиненных, обсуждением того, что он (руководитель) хотел сказать? Как толковать то или иное распоряжение или приказ? Данный принцип содержит требование наиболее тщательной формулировки идеи и продуманных сообщений. Поэтому ни одно сообщение нельзя считать завершенным, если оно непонятно и адекватно не воспринято к исполнению.
Принцип целостности состоит в том, чтобы управленческие решения содействовали пониманию между сотрудниками органа, подразделения в процессе их сотрудничества по достижению цели и решению приоритетных задач в конкретный период времени. Целостность усилий во многом предопределена единоначалием и субординацией отношений.
Источники информации.
Чтобы эффективно выполнять свои функции, все сотрудники нуждаются в значительном количестве разнообразной информации. Круг источников во многом зависит от целей и задач органа, подразделения, функциональных обязанностей сотрудников, характера принимаемых решений и др.
Основными источниками (объектами сбора) информации для управленческой деятельности будут следующие8:
по способу образования можно подразделить на внешние и внутренние:
а) внешние:
- нормативные материалы – законодательные акты, указы Президента, постановления Правительства РФ, ведомственные нормативные правовые акты центральных и территориальных органов исполнительной власти;
- осведомленные лица; официальные представители государственных органов и общественных организаций;
- специалисты (эксперты); правонарушители и преступники;
- официальные документы;
- сообщения средств массовой информации;
- результаты социологических исследований, в том числе по изучению общественного мнения;
- письма, заявления и жалобы граждан, информация иных ведомств, учреждений и общественных объединений;
- отчетность и иные документы других правоохранительных органов, учреждений и организаций (прокуратуры, юстиции, налоговой службы, таможенного контроля, статуправления, образования, здравоохранения и т. д.);
- статистические справочники, содержащие сведения, характеризующие обслуживаемую территорию, находящиеся на ней объекты и население и др.
б) внутренние:
- решения вышестоящих органов и подразделений;
- ведомственные нормативно-правовые акты (директивы, приказы, указания МВД РФ и территориальных органов внутренних дел);
- акты инспекторских и контрольных проверок органов внутренних дел;
- оперативные сводки дежурной части;
- данные первичных учетов и статистики ОВД, обобщенные сведения регионального и федерального информационных банков;
- аналитические разработки вышестоящих штабов, служб и подразделений МВД России и соответствующих территориальных органов;
- материалы по положительному опыту, ведомственные издания и научная литература;
- оперативно-служебные документы иных подразделений, специального аппарата; сведения о силах и средствах полиции и эффективность их использования, о состоянии законности и служебной дисциплины.
Собранная информация может накапливаться различными способами. Вместе с тем по форме накопления и систематизации их можно подразделить на материальные и организационные:
а) материальные:
- журнальная накопительная информация (заявления и сообщения о преступлениях и правонарушениях, регистрация всех дел, включая номенклатурные);
- уголовные и оперативно-служебные дела (дела оперативного учета);
- картотеки;
- альбомы, фото-кино-видеотеки, бюллетени и т.д.;
- карты, магнитопланы и др.
б) организационные:
- подразделения, осуществляющие информационное обеспечение системы ОВД: штабы, дежурные части, информационные центры, отраслевые службы, библиотеки и др.
В решении задач информационного обеспечения управления основополагающая роль принадлежит учетам. Именно в учетах накапливается и систематизируется информация.
Существенное значение имеют криминалистические, оперативно-справочные и розыскные учеты, банки биометрической, научно-технической и архивной информации, ориентированные на использование сотрудниками полиции в предупреждении, раскрытии и расследовании преступлений и правонарушений.
Учеты формируются на основе действующего законодательства и ведомственных нормативных правовых актах.
Так, впервые в России вновь принятый Федеральный закон о полиции содержит специальные нормы, предписывающие применение в решении ее многочисленных задач, достижений науки и техники, современных технологий и информационных систем (ст. 11 Закона о полиции).
Нормативно разрешен вопрос о формировании и ведении банков данных о гражданах (ст. 17).
Внесению в банки данных подлежит информация о лицах (подозреваемых или обвиняемых в совершении преступления; осужденных за совершение преступления; которые совершили преступление или общественно опасное деяние в отношении которых судом применены принудительные меры медицинского характера; объявленных в розыск; пропавших без вести; состоящих на профилактическом учете; в отношении которых заведены дела оперативного учета; прошедших государственную дактилоскопическую регистрацию; и некоторых других категориях лиц).
В соответствии с указанным Федеральным законом также ведется:
Учет следов рук, изъятых с места происшествия, который предназначен для установления лиц, оставивших следы на данном месте и фактов оставления следов этим же лицом при совершении нескольких преступлений. Учет ведется на федеральном, региональном и местном уровне.
При этом следует иметь в виду, что полиция проводит в соответствии с законом государственную дактилоскопическую регистрацию (п. 27 ст. 12 Закона о полиции). Она имеет право проводить дактилоскопирование лиц, задержанных по подозрению в совершении преступления, заключенных под стражу, обвиняемых в совершении преступления, подвергнутых административному аресту, иных задержанных лиц. Одновременно осуществлять их регистрацию, фотографирование, аудио-, кино- и видеосъемку (п. 19 ст. 13 Закона о полиции).
Учет следов орудий взлома, с фиксацией следов отжима, иных трассологических следов с достаточной степенью отображения индивидуальных особенностей следообразующих инструментов, изъятых места преступления.
Учет следов протекторов шин транспортных средств, изъятых с мест преступлений и происшествий.
Учет данных ДНК с биологическими объектами (кровь, сперма, слюна, волосы) для установления лиц, оставивших биологические следы, как на данном месте происшествия, так и выявление фактов оставления таких следов при совершении нескольких преступлений и для установления личности неопознанных трупов.
Учет микрообъектов (микроволокон, частиц лакокрасочных покрытий, полимеров и металла) в целях установления однородности происхождения микрообъектов, обнаруженных на местах происшествий, или изъятых в качестве образцов у подозреваемых в совершении преступлений лиц.
Учет самодельных взрывных устройств для установления единого источника происхождения по конструктивным и технологическим особенностям изготовления.
Учет самодельного огнестрельного оружия.
Учет пуль, гильз и патронов, со следами нарезного огнестрельного оружия, изъятых с мест происшествий.
Учет контрольных пуль и гильз утраченного служебного гражданского оружия с нарезным стволом, боевого ручного стрелкового оружия.
Учет поддельных денежных билетов, бланков ценных бумаг и бланков документов для установления единого источника происхождения поддельных российских денег, иностранной валюты и указанных бланков по способу изготовления.
Учет субъективных портретов разыскиваемых лиц в целях установления личности по описанию внешности.
Учет фонограмм речи (голоса) неустановленных лиц, включая телефонные сообщения для установления лиц, причастных к совершению преступлений.
Имеется ряж иных учетов, оказывающих существенную информационную поддержку в организации работы полиции.
Учеты органов полиции позволяют быстро найти нужную информацию, провести ее детальный анализ и принять необходимые управленческие и организационно тактические меры в сфере правопорядка. Учеты представляют собой своеобразные информационные системы, обеспечивающие информационную поддержку конкретных направлений деятельности ОВД.