1. Бланки документов администрации

Все виды документов создаются на бланке учреждения. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р6.30-2003.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. При изготовлении бланков используется типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТам.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Он использовался при создании документов до применения компьютеров. В настоящее время бланки в основном воспроизводятся и изготавливаются с помощью компьютера. В памяти компьютера хранится шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

В администрации Деминского сельсовета используются следующие виды бланков: для писем и бланк видов документов.

Бланк письма. На бланке письма размещаются следующие реквизиты: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Пример бланка письма см. ниже. Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

В данном бланке можно отметить следующие ошибки:

1. В реквизите «Справочные данные» нарушен порядок: сначала необходимо указать название улицы, № дома, название села, района, области, индекс.

2. Отсутствуют реквизиты дата, номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Бланк письма администрации Деминского сельсовета приведен в приложении Д.

Бланк видов документов. Такие виды бланков содержат одинаковый набор реквизитов, меняется только наименование вида документа.

Бланк постановления (распоряжения, решения) главы Дёминского сельсовета Неверкинского района Пензенской области изготавливается на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) на основе продольного расположения реквизитов.

На расстоянии 20 мм от верхнего края листа располагается герб Пензенской области размером 20 х 24 мм.

Ниже через 8 мм в три строки прописными буквами указываются слова «Глава Дёминского сельсовета Неверкинского района Пензенской области» и выделяются полужирным шрифтом Times New Roman размером 18пт.

Ниже через 8 мм прописными буквами указывается слово «Постановление», «Решение» или «Распоряжение» выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размером 14пт.

Ниже через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита печатаются в две строки дата, номер документа «от ____________ № _______» и место составления «с. Дёмино» шрифтом Times New Roman размером 12 пт.

Бланк видов документов администрации Деминского сельсовета приведен в приложении Г.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России (Приложение Ж).

В каждом пункте назначения (город, организация) в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью данного учреждения.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Командировочное удостоверение содержит:

• название учреждения;

• номер документа и дату его заполнения;

• фамилию, имя и отчество сотрудника;

• должность сотрудника;

• место назначения;

• цель командировки;

• количество календарных дней командировки;

• указывается, с какое по какое число сотрудник находится в командировке;

• название документа, удостоверяющего личность сотрудника и номер документа;

• должность руководителя, его подпись и расшифровку подписи;

• отметку о выбытии сотрудника (город, дата, подпись сотрудника) и отметку о прибытии (город, дата, подпись руководителя того предприятия, куда прибыл командированный сотрудник).

Так как командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России, поэтому ошибки в оформлении отсутствуют.

В администрации Деминского сельсовета данные удостоверения заполняет специалист 1 категории, а подписывает глава администрации.

К командировочному удостоверению прилагается документ «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Данный документ отличается от командировочного удостоверения тем, что содержит краткий отчет о выполнении задания.

В администрации Деминского сельсовета данный вид документа используются крайне редко.