2.2. Процесс контроля

Процесс контроля является неотъемлемой частью про­цесса управления. Сам контроль, в свою очередь, также является процессом, т.е. имеет протяженность во време­ни и пространстве и может быть разбит на определенные этапы или стадии.

Процесс контроля состоит из трех основных этапов:

1. Выработка стандартов, норм и критериев оценки.

Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отно­шении которых поддается измерению. Все стандарты, ис­пользуемые для контроля, должны быть выбраны из стратегии и многочисленных целей организации. Таким образом, устанавливая стандарты, каждая организация исходит, прежде всего, из представления о своем предназначении, опираясь на четко сформулированные видение, миссию и цели развития. Первый этап процесса контроля наглядно показывает, насколько близки, неотделимы друг от друга в общем процессе управления функции контроля и пла­нирования.

Цели, используемые в качестве стандартов, должны отвечать следующим требованиям:

• наличие временных рамок, в которых должна быть выполнена работа;

• наличие конкретного измерителя, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

2. Сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показа­телей работы организации или подразделения и сравнение фактически достигнутых результатов с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону. На этом этапе руководитель должен определить, насколько достигнутые результаты соответ­ствуют его ожиданиям, и установить, насколько допустимы обнаруженные отклонения от стандартов.

3. Оценка результатов и принятие необходимых кор­ректирующих действий.

По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов:

• положительные, когда фактические результаты ра­боты оказываются лучше запланированных;

• отрицательные, когда фактические результаты рабо­ты оказываются хуже запланированных;

• нейтральные, когда контролируемые достигнутые показатели соответствуют плановым.

Только при получении нейтральных результатов контроля не требуется никаких корректирующих действий со стороны руководителя.

В случае когда получены положительные результаты, их желательно закрепить и осуществить корректирующие действия, направленные на усиление мер, которые привели к положительному результату.

Если получены отрицательные результаты контроля, их необходимо проанализировать и определить направление мер по исправлению ситуации. В данном случае руково­дитель может выбирать из трех альтернатив:

1) осуществить управленческое воздействие и устранить отклонение;

2) ничего не предпринимать;

3) пересмотреть стандарт.

2.3. ВИДЫ КОНТРОЛЯ

В современной организации функция контроля должна быть тесно связана с функцией планирования, поэтому осуществление этих функций должно совпадать по вре­мени.

Так же как и планирование, контроль в организации должен быть трех видов по периодам проведения:

1) стратегический;

2) тактический;

3) оперативный.

В повседневной практике управления менеджеры чаще всего имеют дело с оперативным контролем, который дол­жен осуществляться ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования.

Оперативный контроль разделяется на три вида.

1. Предварительный контроль - осуществляется до фактического начала работ. Прежде всего он применяет­ся по отношению к ключевым видам ресурсов: трудовым, материальным и финансовым. Основным средством осу­ществления предварительного контроля является реализа­ция определенных правил, процедур и линий поведения, которые вырабатываются для обеспечения выполнения планов. Предварительный контроль в области человечес­ких ресурсов заключается в тщательном анализе деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необхо­димы для выполнения должностных обязанностей, отборе наиболее подготовленных и квалифицированных работ­ников. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки и проверки качественных параметров поставляемых материалов. Важнейшим средством пред­варительного финансового контроля является бюджет и текущий финансовый план организации.

2. Текущий контроль обычно осуществляется в виде кон­троля работы подчиненного его непосредственным началь­ником, поэтому, по сути, он является производственным контролем. Текущий контроль позволяет своевременно выявлять проблемы, возникающие в производственной подсистеме, определять причины этих проблем, разраба­тывать и реализовывать меры по их ликвидации.

3. Заключительный контроль - осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. По сути, это контроль качества продукции и услуг, полученных по завершении производственного процесса. Он дает руководителю информацию, необходимую для аналогичных процессов в будущем.

Базой для текущего и заключительного контроля явля­ется система обратной связи в организации.

Лекция 8: КУЛЬТУРА УПРАВЛЕНИЯ, ВЛАСТЬ И ЛИДЕРСТВО